7.4. Содержание системы управления затратами

Целью управления затратами является обеспечение высокого качества лекарственного обслуживания населения и ЛПУ с наимень­шими затратами.

Процесс управления затратами включает в себя несколько этапов:

1. Анализ издержек обращения аптеки.

2. Обоснование основных направлений экономии затрат.

3. Планирование затрат.

7.4.1. Экономический анализ затрат

Минимизация издержек требует контроля за целесообразностью проведения тех или иных расходов и всестороннего их анализа.

Основными задачами анализа издержек обращения являют­ся:

• изучение динамики и структуры затрат;

• выявление основных тенденций изменения суммы и уровня из­держек обращения в целом и по отдельным статьям;

• анализ факторов, влияющих на издержки;

• выявление резервов экономии затрат.

При анализе издержек изучается динамика их абсолютных и от­носительных значений, как в целом, так и по отдельным видам затрат.

Пример. Провести анализ динамики и структуры расходов апте­ки, исходя из следующих данных.

Показатели	Год		Отклонение
	1-й	2-й	сумма	%
Объем реализации, тыс. руб.	7500,0	8960,0	+1460,0	+19,5 %
Расходы, тыс. руб.	1500,0	1702,5	+202,5	+13,5 %
В т.ч. расходы на оплату труда	1140,0	1260	+120,0	+10,5 %
Уровень расходов, %	20,0	19,0		-1,0
Удельный вес расходов на оплату труда в общей сумме издержек, %	76,0	74,0		-2

1. За исследуемый период расходы в общей сумме возросли на 13,5%, в то время как объем реализации увеличился на 19,5 % – это положительная тенденция, показывающая, что объем реализации растет более высокими темпами, чем издержки обращения.

158

2. Уровень издержек обращения снизился на 1,0 %, это означает, что в аптеке на каждые 100 рублей реализации расходы снизились на 1 рубль.

При фактическом объеме реализации в текущем году, равном 8960 тыс. руб., экономия ресурсов составила 89,6 тыс. руб. (8960,0 × 1% : 100 %).

3. В структуре затрат большую долю занимают расходы на опла­ ту труда, они составляют в среднем 75 %. Это свидетельствует, что наиболее издержкоемкой статьей являются расходы на оплату труда работников аптеки.

7. 4.2. Основные направления экономии затрат

Проведя анализ фактических затрат в предплановом периоде, необходимо наметить пути их снижения. Основное внимание должно быть уделено поиску и реализации внутренних резервов минимиза­ции затрат, то есть зависящих от деятельности данной аптечной орга­низации.

Наибольший эффект в экономии издержек обращения дают ме­роприятия, направленные на совершенствование управления ап­течной организацией. К ним относятся:

• упорядочение организационной структуры управления аптечной организацией по функциональному признаку (производственная, снабженческая, торговая деятельность);

• сокращение управленческого звена;

• выделение в составе структурных подразделений аптеки цен­тров затрат и центров ответственности;

♦ внедрение системы управленческого учета. Эффективность процесса управления издержками обраще­ ния существенно возрастает при внедрении в аптеке системы управленческого учета. Такой учет позволяет существенно расши­ рить необходимую информацию, используемую в процессе анализа, планирования и контроля издержек обращения в аптечной организа­ ции. В современных условиях он должен быть организован:

• в разрезе отдельных элементов затрат, по каждой статье из­держек обращения;

• по видам деятельности: затраты, связанные с производственной деятельностью, отдельно от издержек обращения, связанных с торго­вой деятельностью;

• в разрезе отдельных групп, подгрупп товаров, реализуемых из аптеки;

159

• в разрезе центров затрат (структурных подразделений аптеки, руководители которых несут ответственность только за основные по­ казатели деятельности своих подразделений - объем реализации, сумму и уровень доходов, издержек обращения, прибыли и другие показатели).

Основными резервами экономии издержек обращения являются мероприятия, связанные с совершенствованием производственного и торгового процессов:

• сокращение транспортных расходов за счет сокращения дально­сти перевозок товаров;

• своевременный возврат тары поставщикам;

• повышение удельного веса готовых лекарственных средств;

• обоснование и нормирование потребности в товарных запасах в разрезе отдельных фармакотерапевтических групп;

• снижение удельного веса товарных запасов с высоким периодом обращения в днях (малоходовых товаров);

• соблюдение условий и сроков хранения ЛС и ИМН;

• совершенствование рекламной деятельности;

• повышение эффективности использования основных фондов;

• совершенствование размещения и режимов работы мелкороз­ничной аптечной сети и т.п.

В составе резервов, связанных с совершенствованием управле­ния персоналом аптечной организации, наибольший эффект в эко­номии издержек обращения дают следующие мероприятия:

• обоснованное нормирование численности работников от­дельных категорий, специальностей и уровней квалификации;

• повышение квалификации работников, обеспечивающее рост производительности труда;

• построение эффективной системы материального стимулиро­вания персонала, тесно увязанной с результатами хозяйственной дея­тельности;

• использование системы депремирования работников при на­рушении ими трудовой или технологической дисциплины.

Выполнение задач, поставленных перед аптечными организа­циями, возможно только при наличии в аптеке соответствующего ко­личества подготовленных специалистов. Затраты на оплату труда ап­течного персонала - это наиболее издержкоемкая статья расходов ап­тек. С целью регулирования и оптимизации этих расходов необходи­мо проводить анализ использования трудовых ресурсов, разрабаты-

160

вать мероприятия, направленные на повышение эффективности их использования, то есть формировать систему управления персона­лом.

К основным функциям управления персоналом относятся

(рис. 7.3):

Управление

численностью и

составом персонала

<^>

Управление производительно­стью труда

<^>

Управление

стимулированием

труда

Рис. 7.3 - Функции управления персоналом

Наиболее ответственным звеном в системе управления персона­лом является управление численностью и составом работников ап­теки с целью оптимизации затрат живого труда на выполнение ос­новных видов работ, связанных с производством и продажей лекар­ственных средств индивидуального производства и реализацией гото­вых лекарственных средств.

Количество работников, необходимое аптеке для выполне­ния намеченных объемов работ, принято называть среднесписоч­ной численностью (ССЧ).

Расчет плановой численности работников осуществляется на основе норм нагрузки на одного работника в зависимости от зани­маемой должности, утвержденных приказом МЗ № 420 от 1981 г., ко­торый носит в настоящее время рекомендательный характер. Каждая аптечная организация вправе сама определять штатную численность работников, как по количеству, так и по составу, исходя из производ­ственной необходимости (объемов производственной деятельности, организационной структуры аптеки, режима работы аптеки и мелко­розничной аптечной сети).

Эффективность использования сформированного в аптеке пер­сонала определяется путем анализа производительности труда, ко­торый позволяет оценить:

• достигнутый уровень производительности труда;

• динамику этого показателя и степень выполнения плана произ­водительности труда;

• влияние различных факторов на производительность труда;

• взаимосвязь между производительностью труда и результатами деятельности организации.

161

Под производительностью труда понимается отношение ос­новных результатов деятельности аптеки к числу работников или количеству затраченного рабочего времени.

Производительность труда можно измерить натуральным и стоимостным методом.

Натуральный метод показывает количество произведенной про­дукции, приходящееся на одного человека или на единицу затрат ра­бочего времени, и определяется по формулам:

Количество произведенной или отпущенной продукции

^труда ~

Среднесписочная численност работников Количество произведенной или отпущенной продукции

^труда ~

Затраты рабочего времени

Наиболее часто в аптеке используется стоимостной метод опре­деления производительности труда, который определяется как отно­шение объема реализации за определенный период времени к средней численности работников:

Объем реализации

П труда ⁼

Среднесписочная численность руботников

В экономическом анализе часто используют показатель индекса производительности труда, который рассчитывают по формуле:

пт труда 1 труда 0

С помощью расчета индексов сравнивается производительность труда в отчетный или базисный период с величиной этого показателя в предыдущий период, выявляются резервы повышения производи­тельности труда.

Пример. Произвести анализ производительности труда и опре­делить влияние этого показателя на объемы реализации.

Показатели	1-й г.	2-й г.	Отклонение
			сумма %
Объем реализации, тыс. руб.	3924,0	4578,0	+654,0	+16,7
Среднесписочная численность работ­ников, кол. ед.	18	14	- 4	-22,2
Производительность труда, тыс. руб.	218,0	327,0	+109,0	50,0

J_пт = 327,0: 218,0 = 1,5

162

Вывод: Наблюдается рост производительности труда на 50 %, что может быть связано с повышением эффективности деятельности работников аптеки.

Чтобы определить, как повлиял рост производительности труда на объемы реализации, представим формулу:

Р = Птруда X ССЧ

Р (от ПТ) ⁼ (Птруда 1 ~ Птруда 0 ) ^Х ССЧ1 =(327-218)х18 = 1 962 тыс.руб.

- на 1962 тыс. руб. увеличилась реализация за счет роста произ­ водительности труда работников аптеки.

Р (отССЧ) ⁼ (ССЧ1 -ССЧ0)хП_труд_а1 = (14 - 18) х327 = - 1308 тыс.руб.

- сокращение персонала на 4 человека привело к снижению объ­ ема реализации на 1308 тыс. руб.

Общее влияние факторов составило 654 тыс. руб. (1962,0 -1308,0).

Вывод. Наибольше влияние на увеличение объема реализации оказал рост производительности труда. Сокращение численности ра­ботников позволит сократить расходы на оплату труда.

Производительность труда, безусловно, влияет на результаты деятельности аптеки. Однако, эффективность труда невозможно по­вышать только за счет увеличения нагрузки на персонал аптеки. Ру­ководители аптечных организаций должны разрабатывать и прово­дить мероприятия, направленные на повышение производительности труда. Эти мероприятия должны охватывать все основные направле­ния деятельности аптеки:

• организационные: внедрение прогрессивных форм организации труда, совершенствование режимов работы аптеки, разработка объек­тивных норм нагрузки на каждого работника в зависимости от вида деятельности (изготовление или отпуск лекарств), т.д.;

• технические: повышение уровня механизации труда работни­ков аптеки, особенно занятых производственной деятельностью, ор­ганизация и оснащение рабочих мест;

• социальные: укрепление трудовой дисциплины, совершенство­вание условий труда и быта персонала, создание благоприятного пси­хологического климата и т.д.

К мероприятиям, направленным на стимулирование трудовой активности персонала, относятся: обеспечение роста дохода персона-

163

ла и дифференциация выплат в соответствии с трудовым вкладом от­дельных работников в общие результаты деятельности аптеки. К этим мероприятиям можно отнести:

• выбор форм и систем оплаты труда, способствующих активиза­ции трудовой деятельности;

• внедрение системы дополнительного стимулирования трудовой активности работников - премирование за текущие результаты хозяй­ственной деятельности, применение доплат и надбавок за совмещение профессий, увеличение объемов выполняемых работ, за профессио­нальное мастерство, знание иностранных языков, использование со­временных компьютерных программ и т.д.

Помимо производительности важными характеристиками труда являются средняя заработная плата и фонд оплаты труда. Эти показатели и определяют величину затрат на оплату труда работни­ков.

Фонд оплаты труда - это расходы на оплату труда работникам в денежном выражении, независимо от вида выплат (в денежной или натуральной форме) за определенный период времени (месяц, квар­тал, год), включая выплаты стимулирующего характера (надбавки за напряженность, расширение зон обслуживания) и начисления ком­пенсирующего характера, связанные с режимом работы и особыми условиями труда (доплаты за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу, повышения за работу во вредных условиях труда).

Уровень оплаты труда работников аптеки характеризуется их средней заработной платой, которую можно определить по форму­ле:

ЗП = ФОТ : ССЧ

Изменение среднего заработка оценивается с помощью индекса средней заработной платы:

ЗП

J ЗП =ЗП ср.1 :ЗП ср.0, где

1 и ЗП _ср.0 - средняя заработная плата в данный и предыдущий пе-

риод времени.

Уровень заработной платы зависит от многих факторов (образо­вания, должности, квалификации, продолжительности работы на предприятии и т.д.), а также от роста производительности труда.

Необходимо оценивать соотношение темпов роста производи­тельности труда и темпов роста средней заработной платы.

Опережение темпов роста производительности труда по отно­шению к темпам повышения средней заработной платы характеризу-

164

ется коэффициентом опережения, который определяют как отно­шение индексов производительности труда и средней заработной платы:

опережения ПТ : ЗП

Фонд оплаты труда выражается в сумме и уровне. Уровень фон­да оплаты труда является определяющим показателем при выявлении экономии или перерасхода средств на оплату труда, рассчитывается по формуле:

Уровень ФОТ = х 100 %

Объем реализации

Расходы на заработную плату рекомендуется планировать, ис­ходя из среднесписочной численности работников аптеки и средней заработной платы на 1 работника:

ФОТ = ЗП 1 работника х ССЧ х 12 мес.

Или путем планирования заработной платы каждого работника отдельно с учетом образования, квалификации, занимаемой должно­сти и т.д.

Планирование отчислений от фонда оплаты труда произво­дится от запланированной суммы расходов на заработную плату и ус­тановленных норм отчислений во внебюджетные фонды: в пенсион­ный фонд, в фонд социального страхования, в фонд обязательного медицинского страхования.

С учетом выявленных резервов по перечисленным и другим ви­дам обосновывается конкретная система мероприятий, направленных на экономию издержек обращения в планируемом периоде.