7. Организация и управление товароснабжением розничной организации

1. Виды, признаки, формы, содержание, свойства, сущность

Товароснабжение розничной торговой организации - это комплекс коммерческих и технологических мероприятий, осуществляемых промышленными, торговыми и транспортными предприятиями и организациями, направленный на доведение товаров от производственных и оптовых предприятий до магазинов. [10]

. Организация товароснабжения розничной сети включает в себя [10]:

определение потребности в определенных товарах;

поиск и выбор наиболее выгодного с экономической точки зре­ния поставщика (поставщиков) этих товаров;

заключение договоров (сделок) с выбранными поставщиками;

выбор метода доставки товаров в магазины;

контроль за ходом выполнения договоров;

приемку и размещение товаров в торговом зале.

Таким образом, товароснабжение и торговле представляет собой комплекс торгово-оперативной деятельности торговых предприятий, основной целью которого является создание широкого и устойчивого ассортимента товаров в магазинах.

Основные задачи рациональной системы товароснабжения [31]:

обеспечение полноты ассортимента, оптимального уровня и структуры товарных запасов магазина;

повышение экономической эффективности товародвижения за счет ускорения товарооборачиваемости и сокращения звенности товародвижения;

повышение эффективности и достоверности изучения спроса и применение эффективных систем управления товароснабжением;

обеспечение четкой взаимосвязи технологических процессов в оптовой и розничной торговле и рационального разделения труда между ними.

Формы товароснабжения [26]:

транзитная - поступление закупленных товаров в магазина непосредственно от поставщика;

складская - поступление закупленных товаров через склады оптовых посредников.

Сопоставляя количество и ассортимент заказываемых магазинами товаров с ходом реализации, размером товарных запасов в магазинах и на складах, данными о покупательском спросе, исправляя по согласованию с магазинами представленные ими заказы, давая указания поставщикам о порядке завоза товаров, торговая организация тем самым управляет процессом товароснабжения. Основная при этом отводится торговым (коммерческим) отделам розничной торговой организации.

Можно выделить несколько функций отдела закупок в организации [26]:

приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;

поддержание высокой оборачиваемости запасов;

обеспечение доставки товара вовремя;

обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;

взаимодействие с надежными поставщиками;

сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями организации;

снижение доли расходов на транспортировку и заказ товара;

поддержка информационной базы по товару;

внесение данных в корпоративную информационную систему.

В процессе управления товароснабжением розничной торговой организации наибольше значение уделяется закупочной деятельности. В связи с этим основной целью товароснабжения будет являться обеспечение бесперебойного снабжения товарами предприятий розничной торговли, при этом данная цель включает себя несколько подцелей [15]:

1 закупить нужный товар – ритейлоры должны быть уверены, что их товарное предложение соответствует ожиданиям их потребителей. Для этого они должны знать их потребности, тенденции покупательского поведения, быть осведомленными о переменах в мире моды и развивать рынок для новых товаров;

2 закупить товар в нужное время – разные товары требуются в разное время, и ритейлор должен управлять своими товарными запасами так, чтобы его ассортимент соответствовал требованиям потребителей в любое время;

3 закупить нужное количество товара – закупщики должны управлять количеством товаров, приобретаемых их организацией для розничной торговли;

4 закупить товар для нужного места – ассортимент товаров, продаваемых в каждой торговой точке, должен идеально соответствовать всем ее характеристикам, поэтому менеджеры по закупкам должны представлять себе, где будет продаваться заказываемый ими товар;

5 закупить товар по нужной цене – закупщик должен определить, какой вклад делают продажи данного товара в общую прибыль организации, так как уровень прибыли, которую розничная организация получает от продаж, определяет отношение между закупочной и ценой реализации.

Существует два вида организации процесса товароснабжения в розничных торговых организациях.

Централизованное управление товароснабжением – это закупки, применяемые в крупных торговых организациях, чаще всего с осуществлением централизованного управления.

Централизованное управление снабжением имеет ряд преимуществ [10]:

увеличение объема закупок, что позволяет договариваться с поставщиками о наиболее выгодных условиях;

специалисты по закупкам определенного товара могут уделять больше времени анализу (товара);

за счет снижения затрат на поиск поставщиков и подбор товаров достигается существенная экономия средств;

достигается возможность более тщательно контролировать качество товара за счет подключения к работе коллектива технологов и контролеров качества;

ассортимент товаров становится наиболее последовательным и направляется на усиление узнаваемости торговой марки и поддержание национальных рекламных кампаний;

решение по закупкам и складированию едины для всех торговых точек.

Децентрализованное снабжение применяется, как правило, к региональным товарам (газетам, сувенирам), которые закупаются у местного поставщика, так как данные закупки выгоднее производить сотрудникам регионального управления или даже менеджерам отдельных магазинов. Из-за географических особенностей поставки закупкой скоропортящихся товаров часто занимаются региональные закупщики. Розничные сети прибегают к практике региональных закупок и тогда, когда зоны их магазинов сильно различаются между собой. [31]

2. Методологические подходы, функции, принципы, факторы, условия и этапы управления товароснабжением розничной организации

Принципы товароснабжения [26]:

*планомерность;

*ритмичность;

*оперативность;

*бесперебойность

* экономичность:

* централизация;

*технологичность.

Планомерность снабжения требует, чтобы товары в магазины завозили по графикам, определяющим частоту, периодичность доставки отдельных товаров и размеры доставляемых партий. Таким образом, создаются условия для роста оборота с минимальным размером товарных запасов.

Бесперебойность снабжения предполагает регулярную доставку товаров в пункты продажи в количестве и ассортименте, которые обеспечивали бы постоянное наличие необходимых товаров и исключали возможность нарушения установленного для данного магазина ассортиментного перечня.

Важнейшим условием планомерности и бесперебойности снабжения является ритмичность завоза товаров, т. е. периодическое пополнение запасов при определенных условиях. Например, при равномерном покупательском спросе товар завозят через равные интервалы времени; при неравномерном, дискретном спросе — по достижении определенного минимума запасов.

Оперативность предполагает осуществление корректировки ритма завоза в зависимости от изменения конъюнктуры рынка (изменение спроса, сезонные колебания и т.д.)

Экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных средств на доставку товара. Достигается эффективным использованием транспортных средств, механизацией погрузочно-разгрузочных работ, установлением рациональной звенности товародвижения.

Принцип технологичности реализуется через объединение в единый технологический процесс складских операций, доставку товаров в торговую сеть, приемку их в магазинах, который состоит из тесно взаимосвязанных звеньев и осуществляемый по принципу максимальной автоматичности.

Факторы, влияющие на организацию товароснабжения:

- производственные (размещение производства, специализация производственных предприятий, сезонность производства);

- транспортные (состояние транспортных путей сообщения, виды транспорта);

- социальные (расселение населения, уровень денежных доходов);

- торговые (размеры, специализация и размещение розничного предприятия, степень сложности ассортимента товаров, их свойства).

 

Таблица 1. Этапы управления товароснабжением розничной торговой организации[10]

№	Этап	Сущность
1	Определение потребности в товаре	Первичная потребность – внесение товара в ассортиментную матрицу, после чего менеджер по закупкам начинает поиск данного товара; Постоянная или повторная потребность в товаре – пополнение товарного запаса, на основе отчета об остатках товара.
2	Выбор поставщиков или контакт уже с существующими	В случае первичной поставки необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить имеющуюся потребность в товаре. Поиск поставщика осуществляется с помощью исследования рынка потенциальных поставщиков или проведения тендеров. В случае повторной или регулярной поставки поставщик получает от организации заявку на товар согласно действующим договоренностям и заранее согласованными коммерческими условиями.
3	Оформление и отправка заказа	Расчет количества товара может быть осуществлен с помощью совмещенного ABC-XYZ- анализа, отчета по оборачиваемости, отчета по остаткам, прогноза продаж, определения точки заказа и формулы оптимального заказа (формула Уилсона)

 

4	Подготовка и определение заявки на товар поставщику	Форма заявки может быть устной – в случае простого заказа однотипного товара или письменной в электронной или факсовой форме
5	Получение подтверждения от поставщика на поставку товара	Сверка заказа с подтверждением, выставление счета-фактуры
6	Выполнение обязательств по оплате заказа	В зависимости от достигнутых договоренностей поставка может осуществляться к вредит или по предоплате. Задача менеджера на этом этапе предоставить для оплаты в бухгалтерию правильные реквизиты поставщика, проконтролировать сумму платежа и уведомить поставщика об оплате
7	Определение формы доставки	Централизованная доставка осуществляется силами поставщика или децентрализованная – самовывоз. Определение места доставки: на склад, в распределительный центр или непосредственно на склад магазина.
8	Контроль за оформлением и выпуском товара со склада поставщика	Получение товарно-транспортных накладных, других отгрузочных документов (CMR1, коносамент)
9	Контроль выполнения условий поставки	Поступление товара: приемка по качеству и количеству и оприходование товара. Документы на этом этапе: товарно-транспортная накладная, акт приемки, регламент установления претензий при транспортировке груза
10	Работа с претензиями и рекламациями	В случае обнаружения брака, пересортицы или недостачи товара по вине поставщика, последнему выставляется рекламация, претензия или кредит-нота
11	Взаиморасчеты с поставщиком за полученный товар	Если товар поставляется в кредит, то после получения товара через оговоренный срок наступает день оплаты. На основе баланса и графика поставок составляется план или график оплат, который и определяет срок погашения задолженностей

Поиск и выбор поставщика включает в себя 3 этапа:

1 поиск потенциальных поставщиков;

2 анализ потенциальных поставщиков;

3 оценка результатов работы с поставщиком.

При выборе поставщика стоит учесть три основных момента:

1 статус поставщика (производитель, дистрибьютор, дилер);

2 его доля на рынке;

3 характеристики или критерии выбора.

К основным критериям выбора поставщика относят:

- цена и качество продукции;

- выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, количеству поставляемой продукции;

- финансовое положение поставщика;

- срок выполнения текущих и экстренных заказов.

На основе этих критериев может быть проведена балльная оценка каждого поставщика. Суть ее состоит в том, что каждому критерию присуждается удельный вес, который отражает степень важности этого критерия для работы организации. Список критериев корректируется, желательно оставить всего 10-12 критериев (максимум 20). Удельный вес определяется в процентах, общий вес для всех критериев равен 100%. Процент присваивается эмпирически: для наиболее важного критерия – наибольший процент, для наименее важного - наименьший.

После проведения оценки поставщика организация выбирает наиболее подходящего для себя и устанавливает с ним хозяйственную связь посредством договора купли-продажи. В этом договоре прописываются основные моменты сделки, в том числе и способ доставки. Способ доставки товара может быть централизованным и децентрализованным. Централизованный способ доставки подразумевает доставку товара с помощью транспорта поставщика, в данном случае заключается договор на поставку, в котором поставщик обязуется произвести доставку товара. Децентрализованный способ представляет собой доставку товара силами покупателя, который это осуществляет с помощью собственного транспорта или прибегает к помощи сторонней логистической организации, в данном случае договор поставки уже заключается с ней.

Маршрут доставки товара может быть:

- линейный (маятниковый) – это такой маршрут, при котором путь перемещения транспортных средств между двумя логистическими пунктами повторяется неоднократно;

- кольцевой – это маршрут доставки, при котором пути перемещения транспортных средств представляю собой замкнутые контуры, которые соединяют несколько получателей или поставщиков.

Особое значение в товароснабжении имеет ритмичность поставки, оптимальный размер одной поставки, оптимальное количество поставок.

Ритмичность поставки – соблюдение сроков размеров поставки, оговоренных договором с учетом сезонных и циклических особенностей производства или потребления. Степень ритмичности поставки показывает соответствие установленным срокам поставки. Она характеризуется коэффициентом ритмичности (К_р) [15], который рассчитывается с использованием

формулы : Кр=Аф/Ап,

где:Аф – фактический объем поставки по товара за определенный период времени;

Ап – плановый объем поставки товара по графику договора за тот же период времени.

[Подробнее: http://www.kakprosto.ru/kak-113530-kak-nayti-koefficient-ritmichnosti#ixzz3WRkhe5gq]

Оптимальный размер одной поставки – определение объема партии поставки, при которой издержки по завозу товара и издержки по его хранению в течение всего планируемого периода являются наименьшими.

Одним из наиболее известных и применяемых методов при управлении поставками является метод расчета оптимального размера партии заказываемого товара. Данный метод достаточно прост, для его применения не требуется большого количества данных, высокой квалификации персонала.

Расчет оптимального размера заказа (далее - ОРЗ) производится с использованием так называемой формулы Уилсона : [ larin_on@mail.ru]

({Х)

где Q* - оптимальный размер заказа, (ед); l - интенсивность потребления продукции, (ед/в год) А - стоимость подачи заказа, (руб/заказ) С - стоимость единицы запаса, (руб/ед) I - коэффициент издержек содержания запасов, (стоимость/в год на единицу капитала, вложенного в запасы).

Формула Уилсона получена из условия минимума среднегодовых затрат на выполнение заказов и их хранение в запасе, которые рассчитываются:

, (2)

где Q - размер заказа, (ед).

В формуле (2) первое слагаемое показывает величину затрат на выполнение заказов за определенный период времени, второе - величину затрат на хранение их в запасе за тот же период. Путем оптимизации выражения (2) определяют оптимальный размер партии заказываемого товара.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счет-фактура, товарно-транспортная накладная и торгово-закупочный акты (не всегда выписываются).

Современный метод, который может отследить потребность в товаре у покупателей, является применение QR-кодов. Основное достоинство QR-кода— это лёгкое распознавание сканирующим оборудованием (в том числе и фотокамерой мобильного телефона), что дает возможность использования в торговле, производстве, логистике. [15]

Переход в онлайн по QR-коду дает покупателю больше полезной информации, чем размещено на ценнике, упаковке товара:

- сравнение товаров; - более детальное описание товара; - отзывы покупателей о товаре; - в музыкальных магазинах можно предоставлять покупателю возможность прослушать часть песни из альбома, на который нанесён QR-код; - сканирование QR-кода выводит на страницу с информацией о наличии в магазине/на складе такой модели в других цветах и размерах.

Применение QR-кодов может получить информацию с помощью построении обратной связи: отзыв о продукте, оценка товара, жалоба на обслуживание, предложение по улучшению работы магазина. С помощью этой информации можно провести анализ предпочтения потребителей, который может послужить основой для дальнейшей закупки этого товара.

Например, в Южной Корее ритейлер Tesco применяет эту технологию на интерактивных стендах в метро — потребители на ходу выбирают и заказывают товары, которые могут быть доставлены уже к моменту приезда домой. Это позволило Tesco за 3 месяца увеличить выручку от услуг доставки на 130%, а количество зарегистрированных пользователей — на 76%.

Следующей целью является закупка товара в нужное время, которая может быть выполнена с помощью применения информационных технологий, а именно пополнение запасов по системе «быстрого реагирования». Комбинирование систем EPOS (электронная система учета продаж) EDI дает ритейлорам возможность использовать систему «быстрого реагирования». Размещая заказ у поставщиков, ритейлор ориентируется на информацию о текущих, а не о прежних продажах. Срок выполнения заказа (промежуток времени между размещением заказа и доставкой товара в магазин) может еще более сокращаться в случае, если ритейлоры договариваются со своими поставщиками об объемах продаж, при достижении которых повторные заказы оформляются автоматически. Большое удобство системы «быстрого реагирования» состоит в том, что она уменьшает вероятность возникновения нехватки товаров в точках розничной торговли и позволяет сохранить меньшие объемы запасов в магазинах, повышая тем самым качество обслуживания покупателей и снижая затраты ритейлора . [15]

Модель Уилсона помогает найти оптимальное для заказа количество продукта для запасов, при котором издержки на его обработку и хранение минимальны. Это называется «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ, или EOQ — economic order quantity) [15]. Формулу EOQ записывают в виде:

EOQ = 

EOQ - объем партии в единицах; F - стоимость выполнения одной партии заказа; D - общая потребность в сырье на период, ед.; H - затраты по хранению единицы сырья.

Это модель может решить вопрос о том, закупать ли большими партиями, экономя за счет редкой транспортировки, но теряя на хранении и омертвляя капитал, либо закупать мелкими партиями, часто, тратя время и деньги на заказ и обработку.

Другим методом управления товароснабжения является внедрение прямой доставки, этот метод сейчас осуществляет интернет-гипермаркет «Утконос», принадлежит компании "Новый импульс-50", которая основана в 2002 году. По оценке "Infoline-Аналитика", в 2011 г. выручка "Утконоса" составила 6,4 млрд руб., около 70% из них принесли интернет-продажи, 25% реализация через столы заказов и около 5% - через традиционные магазины.

Компания изменила модель работы. В 2013 г. были закрыты все 49 магазинов и столов заказов « Утконос». Компания начала реализацию проекта "Прямая доставка", теперь товары будут доставляться заказчику непосредственно из распределительного центра в Бутово, минуя магазины и столы заказов. Это, например, позволит сократить число случаев нарушения внешнего вида упаковки. Компенсировать клиентам неудобство новой схемы работы компания планирует за счет внедрения системы мониторинга доставки.

На основе перечисленных современных методов управления товароснабжения розничной организации, можно определить основные варианты оптимизации процесса товароснабжения [10]:

- повышение стратегической значимости управления закупками. Ключевыми видами деятельности становятся оценивание поставщиков, их отбор и управление ими;

- тактические закупочные виды деятельности, в частности размещение заказов, ускорение их прохождения, выполнение работ, все больше будут автоматизироваться и передаваться для выполнения в рамках договора аутсорсинга;

- основным механизмом электронных закупок станет Интернет;

- ведущие структуры бизнеса будут создавать стратегические закупочные центры, способные выполнять множество функциональных обязанностей, отвечающих за обеспечение конкурентного преимущества за счет выбора партнеров по цепям поставок;

- стратегические союзы и альянсы с поставщиками будут усиливаться;

- рост обмена информацией членов цепей поставок;

- координация деятельности поставщиков через их ассоциации;

- усилится развитие собственных торговых марок (СТМ) и сетевых брендов;

- закупка и распределение товара будут осуществляться централизованно через принадлежащие крупным розничным организациям распределительные центры.