Учет денежных средств и переводов в пути

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

• Д-т 57 «Переводы в пути»

• К-т 50 «Касса» – сделан денежный перевод

• Д-т 51 «Расчетные счета»

• К-т 57 «Переводы в пути» – зачислены деньги на счет в банке.

В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Учет подотчетных сумм.

Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на хозяйственные расходы.

Подотчетное лицо - это работник данного предприятия, которому выданы денежные средства (под отчет ) для выполнения определенных действий в интересах предприятия. За израсходованные средства работник должен отчитаться (представить авансовый отчет).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По Дебету отражают сумму выданных авансов и возмещение перерасхода по подотчетным суммам. По Кредиту - списывается задолженность по подотчетным суммам и отражается возврат неиспользованного аванса.

На хозяйственные нужды подотчетному лицу выдается аванс:

Д-т 71 К-т 50.

В исключительных случаях допускается использование наличных денежных средств физических лиц в интересах субъекта хозяйствования, но на сумму не более 10 минимальных з/плат в месяц. Сумма расходов подотчетных лиц на хозяйственные и представительские расходы входят в нормируемую величину (50 МЗП в месяц) расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования.

Аванс выдается при соблюдении следующих условий:

1.полного отчета за ранее полученные суммы

2.не допускается взаимозачет между подотчетными лицами

По израсходованным суммам подотчетное лицо составляет авансовый отчет.

К отчету прилагаются оправдательные документы: копия чека, кассовый чек торгового предприятия.

На основании отчета материальные ценности приходуются:

Д-т 10 К-т 71;

хозяйственные расходы списываются:

Д-т 23,25,26 К-т 71.

В отдельных случаях при покупке ТМЦ составляется акт, где указывают, у кого приобретено и паспортные данные продавца.

При их отсутствии суммы относятся за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия: Д-т 84 К-т 71.

Документальное оформление и учет представительских расходов.

Представительскими называют расходы по приему и обслуживанию делегаций и сопровождающих их лиц.

Для приема делегации и ее обслуживания необходимо наличие следующих документов:

1. список делегации

2. наличие программы

3. смета расходов с учетом норм и количества человек

В пределах норм расходы относят на себестоимость продукции. Сюда входят: оплата гостиницы по счету, питание, культурное и бытовое обслуживание, оплата услуг переводчика, не состоящего в штате. Оплата м.б. безналичным путем или за наличный расчет.

Расходы списываются в пределах норм на затраты: Д-т 26 К-т 71.51

а сверх норм - за счет собственных источников: Д-т 84 К-т 71.

Если по счетам показаны суммы НДС, то они должны быть отражены в авансовом отчете отдельной строкой: Д-т 18/1 К-т 71.

Если представительские расходы не подтверждены первичными документами, то сумма должна быть добавлена к заработку работника и обложена подоходным налогом вместе с заработком текущего месяца.

Основанием для направления работника в командировку является приказ руководителя предприятия, где указывается куда, когда и зачем направляется работник. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение. На предприятии ведется журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Командированному лицу обязательно должен быть выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, проживания, суточных. Для получения аванса в банк представляется заявка - расчет и копия приказа.

Д-т 71 К-т 50, 51,

Компенсация при служебных командировках в пределах РБ и сроки представления авансового отчета. По нормам, установленным МФ РБ, подотчетному лицу возмещаются следующие расходы:

1. проезд туда и обратно - на основании предъявленных документов, постельные принадлежности со слов п/лица.

2. расходы по найму жилого помещения, - на основании счетов, квитанций гостиниц. При отсутствии счета оплачивается по установленным нормам за ночь, не считая время в пути.

3. суточные в размере норм за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни. При однодневных командировках или при возможности возвращаться к месту работы суточные выплачиваются в пониженном размере.

4. другие расходы, связанные с командировкой и подтвержденные документами.

Предприятие само или его вышестоящая организация может устанавливать другие нормы суточных. В этом случае расходы в пределах норм относятся на себестоимость, а сверх норм - за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Для МП нормы должны быть предусмотрены в учетной политике. Авансовый отчет по командировке должен быть представлен в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки. К авансовому отчету прилагаются все документы которые должны быть оплачены.

На сумму авансового отчета в пределах нормы:

Д-т 23.25.26.43 К-т 71;

сверх нормы

Д-т 84 К-т 71.

Не использованные суммы должны быть возвращены в кассу предприятия в течение 3-х рабочих дней Д-т 50 К-т 71

Если у работника денег нет, то у работника берется заявление об удержании остатка аванса из з/платы сроком исполнения - в течение месяца

Д-т 70 К-т 71

Технический отчет - в течение 2 недель.

На основании авансовых отчетов составляется журнал- ордер № 7., который является учетным регистром как аналитического, так и синтетического учета.