Лабораторная работа №1 Изучение основ работы программы «1с:Бухгалтерия 8». Запуск и настройка программы на учет. Основы работы программы
После установки программы создается папка «1C:Предприятие 8». Все данные учета хранятся на компьютере в виде информационных баз. Запустить программу в режиме ведения информационной базы можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows. Например, это можно сделать, выбрав в меню "Пуск", следующие пункты: Пуск → Программы → 1C:Предприятие 8 → 1C:Предприятие.
После этого программой будет выведено диалоговое окно, в котором мы выбираем, с какой из имеющихся информационных баз будем работать. Чтобы выбрать необходимую базу, достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на соответствующей строке. Также в этом окне можно корректировать список имеющихся информационных баз при помощи кнопок: Изменить, Добавить, Удалить (рис.3.1).
Рисунок 3.1 – Окно запуска «1С:Бухгалтерия»
При первом запуске программы с выбранной информационной базой открывается Главное окно программы (рис. 3.2), а также окна Стартового помощника и Быстрого освоения 1С:Бухгалтерии 8. Это очень удобные средства, которые наряду со справочной системой помогают пользователю быстрее освоить работу с программой с самых первых шагов. При необходимости эти окна можно закрыть, чтобы они не мешали работе.
Электронное пособие «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8» (меню «Справка» - «Быстрое освоение 1С:Бухгалтерии 8») предназначено для тех, кто только начинает знакомиться с программой. Пособие построено в виде сквозного примера хозяйственной деятельности организации от начала ведения учета до формирования бухгалтерской отчетности. С его помощью можно быстро освоить основные приемы работы с «1С:Бухгалтерией 8».
Рисунок 3.2 – Главное окно. Первый запуск программы с выбранной информационной базой.
При первом запуске новой информационной базы «1С:Бухгалтерии 8» автоматически запускается «Стартовый помощник» (меню «Справка» - «Стартовый помощник»), который поможет заполнить все основные данные, необходимые для начала работы в программе (рис. 3.3).
Рисунок 3.3 – Стартовый помощник программы «1С:Бухгалтерия 8».
Рассмотрим, как выглядит окно программы 1С:Предприятие. В строке заголовка – Полное наименование системы: 1С:Предприятие – Бухгалтерия предприятия, редакция 1.5.
Под строкой заголовка располагается главное меню программы, а сразу под ним панель инструментов (рис. 3.4). Остановимся чуть подробнее на назначении этих элементов программы.
Рисунок 3.4 – Главное меню и панель инструментов.
Пункты меню «Файл» и «Правка» имеют стандартное для Windows-программ предназначение. С их помощью вы сможете получить доступ к файлам «1С: Бухгалтерия», скажем, к сохраненному ранее отчету, или создать новые, настроить параметры печати, распечатать документ, с которым вы работаете. Кроме того, можно завершить работу с программой. Для этого необходимо выбрать «Файл» →«Выход».
Напомним, что в разных конфигурациях, вид и количество кнопок на панели инструментов, разделы главного меню могут выглядеть совершенно по-иному.
В пункте меню «Операции» (рис.3.5) можно обратиться ко всем регистрам накопления, справочникам, константам, отчетам, обработкам, плану счетов, можно физически удалить из информационной базы ненужную нам информацию. Здесь отметим, что «Удаление помеченных объектов» в программе состоит как бы из двух последовательных этапов. То, как это происходит, мы обсудим чуть позже на примере. Хотим подчеркнуть, что физическое удаление информации из базы данных — процесс необратимый, и делать это нужно крайне осторожно!
Рисунок 3.5 – Закладка Операции
Кроме того, в пункте меню «Операции» содержится еще один очень важный для ведения бухгалтерского учета режим хранения промежуточных итогов — «Управление итогами» (рис. 3.6). Итоги вычисляются на начало каждого календарного месяца. В диалоге производится установка даты итогов, получаемых на текущий момент, и расчет итогов на эту дату. В колонке "Рассчитан по" указывается текущая дата актуальных итогов. Укажите регистры, которые необходимо пересчитать и дату, на которую итоги будут пересчитаны. В колонке "Установить по" укажите дату актуальности. Для расчетов нажмите кнопку "Выполнить". Итоги рассчитываются и в колонке "Рассчитан по" указывается новая дата.
Рисунок 3.6 – Окно Управления итогами
Одним из пунктов меню «Операции» является также пункт «План счетов» (рис. 3.7).
В окне Плана счетов, как и в других окнах программы под строкой заголовка находиться Строка меню. Она имеет разное содержание в зависимости от вида открытого окна.
Рисунок 3.7 – Окно Плана счетов
Окно Плана счетов представляет собой таблицу, в которой каждая строка соответствует определенному счету или субсчету.
Далее, по порядку, в колонках плана счетов указываются:
• код счета или субсчета;
• наименование счета или субсчета;
• признаки ведения количественного и валютного учета (они обозначаются галочкой в соответствующей колонке);
• признак того, является ли счет забалансовым (он также помечается галочкой);
• признак активности счета; если счет является активным, он обозначается в этой колонке буквой «А», если пассивным — буквой «П», если счет является активно-пассивным, то буквами «АП»;
• следующие три колонки отведены под виды субконто счета, в них указывается, в каких разрезах ведется аналитический учет на данном счете; как видим, в типовой конфигурации, возможно, вести три аналитических разреза учета на каждом счете.
При работе с программой вам не раз придется столкнуться со справочниками, поэтому давайте рассмотрим работу с ними чуть подробнее. Доступ ко всем справочникам объектов аналитического учета осуществляется с помощью пункта меню «Операции» - «Справочники». Вы можете просматривать существующие справочники, корректировать их, добавлять новые группы и элементы в них, удалять существующие и многое другое (рис. 3.8). Несмотря на разное предназначение и различный вид форм справочников, у всех справочников есть некоторые общие элементы интерфейса. Так, например, если справочник является иерархическим (многоуровневым), окно справочника разделено на две части. В левой части находится дерево групп справочника, которое раскрывается двойным щелчком мыши. Правая часть окна представляет собой таблицу, в строках которой располагаются элементы и группы элементов справочника. которой располагаются элементы и группы элементов справочника. Количество граф может быть разным, но всегда присутствуют как минимум две графы — код и наименование справочника.
Рисунок 3.8 – Окно справочника «Контрагенты»
Слева от каждой строки справочника находятся пиктограммы, которые показывают, является ли строка группой или элементом справочника. Двойным щелчком мыши можно раскрыть любую группу и получить доступ к элементам справочника.
Под заголовком окна справочника находится меню справочника, которое позволяет совершать определенные действия со справочником. С его помощью можно добавлять в справочник элементы и группы элементов, просматривать и корректировать их, копировать, удалять, переносить из группы в группу, а также совершать некоторые другие действия.
Пункты Главного меню программы «Основная деятельность», «Банк и Касса», «ОС и НМА», «Зарплата» предназначены для формирования всех первичных и регламентных документов, имеющихся в программе. Все документы сгруппированы по видам деятельности предприятия и разделам учета: документы для учета производственной деятельности доступны из подменю «Производство», документы для учета операций с денежными средствами – из подменю «Банк» и «Касса».
Документ можно записать в информационную базу и провести. Запись без проведения означает, что документ подготовлен предварительно для регистрации будущих событий хозяйственной деятельности. Для отражения произошедшего события в учете документ следует провести – при этом сформируются записи бухгалтерского и налогового учета и записи в других учетных регистрах.
В пункте меню «Проводки» вы можете получить доступ к общим журналам операций и проводок.
Для получения разнообразных форм бухгалтерской отчетности предназначен пункт «Отчеты». Он содержит бухгалтерские отчеты, как стандартные — шахматка, оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера и ведомости по конкретному счету и др., так и регламентированные — отчеты в ГНИ, внебюджетные фонды, статическая отчетность. Еще здесь содержится отчет, позволяющий представлять ту или иную информацию в виде разнообразных диаграмм.
Для настройки параметров программы, внесения в программу сведений об организации, ее учетной политике служит пункт меню «Предприятие». В нем вы можете записать некоторые условно-постоянные величины — название организации, имена ответственных лиц, банковские реквизиты, размеры ставок налоговых отчислений, взносов во внебюджетные фонды и т.д., которые потом будут фигурировать в разных документах, отчетах или же использоваться для различных расчетов, как, например, ставки налогов.
В пункте меню «Сервис» находятся пункты, которые облегчат работу с программой — калькулятор, вызываемый из любого места программы, календарь, табло счетов — очень удобный инструмент для получения оперативной информации об оборотах и остатках на счетах. При любых изменениях в бухгалтерских итогах, информация на табло сразу же меняется. В этом пункте можно осуществить временную блокировку программы от несанкционированного доступа. Здесь же находится режим «Обработка документов», предназначенный для групповой обработки хозяйственных операций или документов и формирования соответствующих реестров. Также в этом разделе находятся некоторые другие пункты, без которых начинающий пользователь может пока обойтись.
Последние два пункта главного меню — «Окна» и «Справка» — стандартные. Они есть практически у всех программ для Windows. С их помощью можно управлять окнами, которые открывает программа, получать контекстно-зависимую помощь во время любого режима работы с программой, воспользоваться Быстрым освоением программы, «послушать» Советы дня... — электронный подсказчик поможет, если вы вдруг забыли, как совершить то или иное действие, а воспользоваться литературой нет времени или возможности.
Пометка на удаление объектов и копирование записей
Удаление объектов происходит в два этапа:
Первый этап:
Для пометки объекта на удаление:
-выделите объект;
-выберите в меню «Действия» команду Установить пометку удаления или нажмите клавишу DELETE, или пиктограмму «Установить пометку удаления».
Пометку на удаление всегда можно снять – «Действия» / Установить пометку удаления или повторное нажатие пиктограммы (или клавиши).
Второй этап:
Лицо, для которого определены соответствующие права, выполняет следующую процедуру удаления помеченных объектов меню «Операции» - Удаление помеченных объектов – кнопка «Контроль» - Удалить.
Копирование записей:
- установите курсор на запись, которую надо скопировать;
- выберите пункт Скопировать из меню «Действия» или нажмите пиктограм-му «Добавить копированием», или нажмите F9;
- будет создана новая запись, копия выбранной. Копируются все поля записи, внесите необходимые корректировки;
- сохраните изменения (Enter или ОК) или откажитесь от копирования (ESC).