Расшифровка итоговой информации

Для быстрого исправления обнаруженных ошибок в программе преду­смотрен режим расшифровки (детализации) итоговой информации одних отче­тов через другие, более подробные, вплоть до документа, на основании которо­го была сформирована данная итоговая информация.

Таким образом, под детализацией понимается автоматическое построение новых отчетов, «раскрывающих» какой-либо параметр те­кущего отчета. Признаком возможности детализации параметра отчета является измене­ние формы курсора на лупу. Двойной щелчок «лупой» позволяет получить бо­лее детальную информацию о параметре отчета.

Способ расшифровки итоговой информации используется в любом стан­дартном отчете.

Общая характеристика стандартных отчетов

Стандартные отчеты доступны через меню «Отчеты». Отчеты используют синтетические и аналитические данные бухгалтерского учета. Для каждого вида учета (бухгалтерского или налогового) предусмотрены собственные наборы стандартных отчетов (рис.3.67).

Практическое задание:

1. Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость за первый квартал 2008г. Просмот­рите документ перед печатью.

2. Произведите детализацию по счету 50, выбрав способ детализации - Карточка счета.

3. Детализируйте обороты по сче­ту 51, способ детализации — Анализ счета.

4. Сформируйте Кассовую книгу за 05.03.2008г.

5. Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету (выбрать любой счет).

Рисунок 3.67 меню Отчеты

Завершение отчетного периода

Формирование «Книги продаж» и «Книги покупок»

В конце каждого месяца формируется два отчета – «Книга продаж» и «Книга покупок». Они отражают выписанные счета-фактуры. Прежде чем просматривать эти отчеты, их необходимо подготовить. Для этого вначале вводятся документы «Формирование книги продаж» и «Формирование книги покупок». Они доступны из меню «Основная деятельность». В качестве даты документа необходимо установить последнее число месяца.

Начисление амортизации

Начисление амортизации выполняется ежемесячно, на последнюю дату месяца. Для этой цели предусмотрен регламентный документ «Закрытие месяца» (меню Основная деятельность - Закрытие месяца)

Документ состоит из перечня статей регламентных операций бухгалтерского и налогового учета, установленных в порядке их закрытия.

В окне документа выполняется настройка, на какие объекты учета необходимо начислить амортизацию.

Снимаются все флажки значком и устанавливаются флажки «БУ» и «НУ» для действия Начисление амортизации и погашение стоимости.

Закрытие месяца

Необходимо подвести итоги операций по счетам бухгалтерского плана счетов. Этот этап завершения отчетного периода состоит из двух частей:

1. Ввод операции для закрытия счетов 20, 23, 25, 26 и 90.

2. Сформировать документ «Закрытие месяца» (меню Основная деятельность). В списке документа перечисляются счета, которые подлежат закрытию. Необходимо, чтобы все они были отмечены галочками. Дата – последнее число текущего месяца.

Формирование бухгалтерского баланса

Для формирования Бухгалтерского баланса обратимся к меню Отчеты – Регламентированные отчеты. Затем дважды щелкните мышью по строке с наименованием Бухгалтерский баланс. На экран будет выведено окно, в котором укажите организацию и период составления отчета. Период меняется значками и . Нажмите ОК.

Откроется форма бухгалтерского баланса. Для автоматического заполнения отчета по данным информационной базы нажмите кнопку Заполнить в верхней командной панели формы отчета.

Заполненный регламентированный отчет представляет собой таблицу, частично доступную для редактирования. Доступность ячеек для редактирования обозначается цветом фона.

Часть ячеек окрашена в белый цвет — такие ячейки редактировать нельзя. Ячейки, окрашенные в желтый цвет, предназначены для заполнения вручную: в такие ячейки можно вводить дополнительную информацию. Данные в ячейках зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки. Те ячейки, которые заполняются автоматически по данным информационной базы, окрашены в светло-зеленый цвет. Можно управлять заполнением таких ячеек при помощи специального меню, расположенного в нижней левой части формы отчета.

Если для выделенной ячейки можно получить расшифровку, то после указания курсором на эту ячейку и нажатия кнопки Расшифровка будет выведено окно, содержащее описание алгоритма заполнения ячейки.

Чтобы вывести на экран компьютера бланк бухгалтерского баланса для печати, нажмите кнопку Печать в нижней части формы отчета. В выпадающем меню выберите Показать бланк. Отчет будет выведен в виде табличного документа для просмотра и редактирования.

Если отчет не сохраняем, выходим нажав кнопку Закрыть. Чтобы сохранить отчет нажмите ОК. Тогда в правом поле появится строка отчета и новый отчет можно добавлять кнопкой (рис.3.68).

Рисунок 3.68 Регламентированная отчетность

Практическое задание:

1. Сформируйте «Книги покупок» и «Книги продаж» за три месяца первого квартала 2008г.

2. Начислите амортизацию ОС за январь, февраль, март 2008г.

3. Сформируйте бухгалтерский баланс (форма №1) за период январь – март 2008г.

4. Создайте самостоятельно другую форму Приложение к балансу (форма №5).