4. Текстовий редактор ms Word. Основні поняття. Створення складних текстових документів

4.1 Основні поняття

Текстовий редактор Microsoft Word – це програма офісного пакету Microsoft Office, призначена для створення, редагування та форматування документів будь-якої складності.

Основними етапами створення (підготовки) текстових документів у Word є: набір тексту; редагування тексту; форматування; перевірка правопису; друк тексту; збереження. Кожен етап складається з виконання певних операцій. Введення тексту можна здійснювати за допомогою його набору з клавіатури і вставляти в документ різні текстові фрагменти з інших документів. Word дозволяє застосовувати різні шрифти, вставляти в документ електронні таблиці, діаграми, складні математичні формули, графічні ілюстрації і звукові коментарі. Він забезпечує фонову перевірку орфографії. По своїх можливостях Word наближається до настільних видавничих систем.

Потрібно розрізняти такі визначення як редагування документу і його форматування.

Редагування – це зміна вмісту документу шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документу. Елемент документу, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. У таблиці 4.1 наведено різні способи виділення фрагментів тексту.

Форматування – це зміна зовнішнього вигляду документу на п'яти різних рівнях:

на рівні символів (зміна гарнітури, накреслення, розміру і кольору шрифту, інтервалу між буквами в слові, анімації тощо);

на рівні абзаців (вирівнювання по лівому краю, по правому краю, по центру і по ширині; відступи справа і зліва; відступ першого рядка; відступи до і після абзацу; міжрядковий інтервал, управління розбивкою на сторінки тощо);

на рівні сторінок (параметри сторінок, орієнтація сторінок, рамка, колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок тощо);

на рівні розділів (формування розділів з наступної сторінки або на поточній сторінці, розбиття тексту на колонки тощо);

на рівні документа (номера сторінок, зміст тощо).

Таблиця 4.1 – Способи виділення фрагментів тексту

Фрагмент	Спосіб виділення
Слово	подвійне клацання мишею на слові
Рядок	одинарне клацання мишею зліва від рядка в полі виділення
Речення	натиснути клавішу Ctrl і клацнути на будь-якому слові даного речення
Абзац	1) потрійне клацання мишею на будь-якому слові даного абзацу 2) подвійне клацання мишею зліва від абзаца в полі виділення
Весь документ	1) Правка – Выделить все 2) Ctrl+A

Слід зазначити, що перед тим як застосувати будь-яке форматування до фрагменту тексту, спочатку слід цей фрагмент виділити.

4.2 Робота з текстом і таблицями

Для запуску текстового редактору необхідно виконати команду Пуск – Все программы – Мicrosoft Office Word. Після цього на екрані з’явиться вікно програми, у верхній частині якого (рядок заголовка) відображається ім’я документу та кнопки управління вікном. Нижче розташований рядок меню, панель інструментів, склад яких залежить від вподобань користувача та лінійка. У нижній частині вікна розташований рядок стану. Основну частину вікна займає робоча область документу, в якій безпосередньо відбувається створення документу.

При наборі тексту слід пам’ятати про таке:

перехід курсору на наступний рядок відбувається автоматично;

при натисканні на клавішу Enter відбувається перехід на наступний абзац;

знак «пробіл» ставиться лише після знака пунктуації, виключенням є лише знак «тіре»;

будь-які відступи слід робити лише за допомогою лінійки або відповідного пункту меню.

Перш ніж починати роботу з текстом необхідно встановити поля документу, орієнтацію листа, розмір бумаги через пункт меню Файл – Параметры страницы.

Форматування тексту відбувається за допомогою відповідних інструментів, що розташовані на панелі інструментів Форматирование, яка виводиться на екран командою Вид – Панели инструментов – Форматирование.

Міжрядковий інтервал і відступ першого рядка встановлюється у вікні «Абзац», що виводиться за допомогою команди Формат – Абзац. За допомогою міжрядкового інтервалу можна досить успішно регулювати обсяги тексту. Так візуально дуже складно відрізнити полуторний міжрядковий інтервал та інтервал 1,45. Але на великих обсягах тексту за допомогою такого прийому можна зекономити місце. Крім того для візуального збільшення або зменшення обсягів документу використовують інтервал між буквами, який можна встановити за допомогою команди Формат – Шрифт, на вкладці «Интервал» встановлюється ущільнений або розріджений інтервал між буквами обраного шрифту, при цьому не змінюючи його розмір.

Для оформлення абзацу за допомогою рамки необхідно виділити потрібний абзац і виконати команду Формат – Границы и заливка, у вкладці «Границы» вибрати потрібний тип рамки, колір та ширину. За допомогою відповідних кнопок встановити границі, обрати фрагмент тексту, до якого слід застосувати цей вид форматування і натиснути кнопку ОК.

Щоб залити абзац кольором, необхідно виділити фрагмент тексту, виконати команду Формат – Границы и заливка, у вкладці «Заливка» вибрати потрібний колір та фрагмент тексту, до якого слід застосувати цей вид форматування і натиснути кнопку ОК.

Для розстановки нумерації сторінок використати команду Вставка – Номера страниц. У вікні, що з’явиться вказати положення та вирівнювання нумерації, а також при необхідності убрати або встановити прапорець «Номер на первой странице». Якщо необхідно встановити нумерацію з визначеної сторінки, слід натиснути кнопку «Формат» і заповнити відповідне вікно діалогу.

Створення таблиць відбувається за допомогою команди Таблица – Вставить – Таблица, вказується кількість стовбців і рядків майбутньої таблиці. При необхідності можна об’єднати або розбити клітинки таблиці. Для цього слід виділити потрібні клітинки і виконати команду Таблица – Объединить ячейки або Таблица – Разбить ячейки.

Для оформлення таблиці за допомогою рамки і заливання слід виділити потрібний діапазон клітинок і виконати команду Формат – Границы и заливка. Далі вибрати відповідні вкладки і відформатувати таблицю.

Microsoft Word дає змогу виконувати розрахунки у таблицях. Для цього необхідно поставити курсор в клітинку, в якій слід розрахувати значення, і виконати команду Таблица – Формула. У вікні, що з’явиться, можна вибрати одну з вбудованих функцій або створити свою формулу, яка повинна починатися зі знаку = і являє собою комбінацію арифметичних знаків та адресів клітинок. Адреса клітинки формується таким чином: на першому місці вказується стовбець, а на другому – номер рядка, наприклад, В5.

Досить часто таблиці великих розмірів не вміщуються на один лист документу, тоді виникає потреба у перенесенні заголовків таблиці на наступну сторінку. Для цього необхідно виділити заголовок таблиці і виконати команду Таблица – Заголовки, при цьому перенесення заголовку відбувається автоматично.