1.2 Поняття інформаційних ресурсів та їх місце в управлінні

Останнім часом разом з поняття інформації все більше уваги приділяється такому поняттю як інформаційні ресурси. Як і будь-який ресурс, інформаційний ресурс є одним з об'єктів класу «Ресурси», який має властивості даного класу, і має свої особливі унікальні властивості, що і відрізняють його від інших об'єктів. Одним із загальних властивостей класу «Ресурси» є можливість їхнього настроювання — зміни якісних і кількісних характеристик, що також є характерним для інформаційних ресурсів. Відрізняються вони від решти видів ресурсів тим, що з одного боку, вони починають працювати, коли досягають певного об'єму, а з другого боку — при споживанні не зникають, підвищують свою корисність, стають більш достовірними.

Отже, розглянемо декілька визначень цього поняття. Інформаційні ресурси можна визначити як всі види інформації доступні користувачу і необхідні для виконання задач, що стоять перед ним і підвищують ефективність його діяльності.

Інформаційні ресурси визначають як весь наявний об'єм інформації в інформаційній системі, тобто, це весь об’єм знань, відчужених від їх творців, зафіксований на матеріальних носіях і призначений для суспільного використання.

На відміну від інших (матеріальних) ресурсів, інформаційний ресурс практично невичерпний; з розвитком суспільства і зростанням обсягу використовуваних знань цей ресурс не зменшується, а навпаки, зростає.

Таким чином, інформаційні ресурси — це інфраструктура інформаційної діяльності, тобто весь обсяг інформації, який є у системі. Вони мають кілька особливостей, спільних для всіх видів ресурсів, зокрема:

дають змогу збільшувати вартість товарів і послуг, а також створювати суто інформаційні продукти і послуги;

здатні накопичуватися, зберігатися і перетворюватися, поліпшуючи власні споживчі властивості;

можуть утилізувати використану інформацію у вигляді архівації з залученням в обіг архівних даних як вторинних інформаційних ресурсів;

створюються в процесі особливого найвищого виду людської діяльності – інтелектуальної праці.

Водночас інформаційний ресурс має ряд унікальних ознак, що підвищують його цінність і властиві лише цьому виду ресурсу:

багаторазове використання без витрат; в міру розвитку суспільства і росту споживання знань запаси інформаційних ресурсів не зменшуються, а зростають;

в міру використання інформаційні ресурси не зникають, а зберігаються і можуть навіть збільшуватися за рахунок конструкційної трансформації отриманих повідомлень з урахуванням конкретних умов їхнього використання.

синергізм використання інформації – поєднання інформації з іншим видом ресурсів, а також з іншою інформацією дає більший ефект, ніж звичайне поєднання окремих корисних ефектів від кожного ресурсу окремо;

функціонування в різних формах електромагнітного поля в просторі, як відображення інформаційних даних і зв'язків з пам’яттю суб'єкта (людина, машина), так і у вигляді зміненої структури різних фізичних носіїв;

передача різними каналами зв'язку (комунікативність інформації) практично на будь-яку відстань;

ефективність їхнього застосування зв'язана з ефектом не первісного (повторного) виробництва знань; інформаційна взаємодія дозволяє одержати нове знання ціною значно менших витрат у порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування;

інформаційні ресурси виступають формою безпосереднього (прямого) включення науки (у тому числі теоретичних досліджень) до складу продуктивних сил.

застосування нового інформаційного ресурсу замість застарілого здатне зробити радикальний вплив, у багато разів підвищити продуктивність праці, докорінно змінити умови праці і т.п.

Інформаційні ресурси підрозділяються на документовані та недокументовані. Документ — це інформаційне повідомлення в паперовому, звуковому або електронному вигляді, оформлене за певними правилами та завірене у відповідному порядку. Усі документи інформаційної системи, які використовуються для управлінської діяльності, варто класифікувати за наступними ознаками:

за назвою (листи, інструкції, заяви, накази, розпорядження, рішення, доручення, протоколи, акти);

за типом матеріального носія (паперові, відеодокументи, фотодокументи, електронні документи);

за належністю до системи документації певного виду діяльності (система управлінської документації, система документації за основним видом діяльності).

Пушкар поділяє інформаційні ресурси на такі групи:

інформаційні ресурси, що представлені у вигляді інформації в інформаційних системах управління;

знання і досвід діяльності персоналу підприємства;

знання про підприємство у партнерів, споживачів та інших контрагентів підприємства у зовнішньому середовищі, що проявляються в іміджі, бренді, прихильності до торгової марки, тривалих схемах взаємодії.

Проблеми накопичення, зберігання і використання інформаційних ресурсів різко зростають при ускладненні організації системи. Чим більший об'єм накопичуваної інформації, тим складніше процеси зберігання, обробки і захисту інформаційних ресурсів. Тому підприємства повинні здійснювати перехід до використання інтегрованих інформаційних ресурсів.

На туристичному ринку склалися умови, що вимагають постійного спостереження за станом ринку, його змінами, тенденціями його розвитку. Необхідно вміти передбачати подальший розвиток ситуації і бути готовим до зміни стратегії для найшвидшого пристосування до нових зовнішніх факторів. У цих умовах стало необхідним оцінювати витрати на інформаційні ресурси, визначати їхній внесок в ефективність функціонування підприємств туристичної галузі. В науці існує декілька підходів до вимірювання інформації. Для оцінки задоволення інформаційних потреб у теорії науково-технічної інформації введені міри релевантності і пертинентності. Під релевантністю розуміється відповідність запиту; під пертинентністю - відповідність потребам користувача. На практиці при оцінці значущості інформаційних масивів автоматизованих систем управління використовуються іноді такі непрямі оцінки, як частота звертання до масиву, число підготовлюваних на його основі документів, число підрозділів, що обслуговуються, обсяг масивів тощо. Для вирішення окремих завдань управління розглянуті способи оцінки інформації дають, іноді, цілком задовільні результати. Але у випадку оцінки всієї сукупності інформаційних ресурсів необхідно мати можливість порівнювати різні види інформації, одержувати порівнянні оцінки корисності різних інформаційних ресурсів, щоб розподіляти кошти на інформаційне забезпечення більш раціонально.

Від повноти та ефективності використання інформаційних ресурсів залежить життєздатність окремого підприємства і держави у цілому, тому, що прийняття інформаційних рішень є складовою будь-якої професійної діяльності. Без вивчення інформаційних ресурсів відповідних професійної спрямованості, без вивчення характеристик інформації, яка надходить зовні та створюється безпосередньо економічним об’єктом, без обліку зв’язків між різними видами інформації не може бути ефективної діяльності.