12.4. Контрольні питання

1. Для чого призначені звіти?

2. Які режими створення звітів існують у Access 2003?

3. Яку структуру має звіт в режимі конструктору?

4. Які дані можуть розміщуватися в області Примечание отчета у звіті?

13. Імпорт, експорт даних

Досить часто виникає ситуація, коли для бази даних Access потрібна інформація, яка зберігається у файлах інших форматів, або навпаки, необхідно розмістити інформацію бази в іншу програму. Процес переписування інформації Access у файли інших форматів називається імпортом, а інформації, що зберігається в інших форматах, в базу даних Access – експортом.

Програма Access підтримує два способи вилучення даних з інших додатків: імпорт, в процесі якого дані із зовнішнього джерела спочатку перетворюються у формат Access, а потім перетворені дані додаються в таблицю Access; зв’язування, при якому встановлюється тимчасовий канал комунікації між базою даних і зовнішнім джерелом.

Незалежно від того імпортуються дані чи зв’язуються, Access сприймає лише окремі формати файлів, які називаються сумісними (табл.13.1).

Таблиця 13.1 - Формати файлів сумісних з Access

Програма	Розширення файлів
Excel	.xls, .xlsx, xlsb
Текст	.txt
XML	.xml
HTML	.htm, .html
Access	.mdb, .adp, .mda, .mde, .ade, .accdb, .accda, .accde
Web-служби	-
Список SherPoint	-
ODBC	-
Outlook/Exchange	-
dBASE	.dbf

При імпорті файлу електронної таблиці кожен її стовбець стає стовпцем таблиці Access. Перший рядок електронної таблиці, що містить заголовки стовпців, можна перетворити в імена полів. Для цього необхідно встановити в Access прапорець Первая строка содержит заголовки столбцов у другому вікні майстра імпорту. Кожен наступний рядок електронної таблиці перетворюється у запис таблиці Access. В стовпці електронної таблиці повинні зберігатися дані тільки одного типу.

Якщо потрібно виконати імпортування із книги Excel, де на одному листі розміщені дані для декількох таблиць, то необхідно попередньо дати кожному діапазону даних ім’я. У вікні Импорт электронной таблицы вказати об’єкти імпорту - именованныедиапазоны.

Інколи виникає необхідність імпортувати файл у форматі, що не підтримується Access. У таких випадках можна спочатку імпортувати джерело в текстовий файл, а потім – в Access.

Щоб імпортувати або зв’язати дані джерела з базою даних Access, необхідно виконати такі дії:

1. Відкрити базу даних Access, в яку повинна поступити інформація.

2. На стрічці активізувати вкладку Внешние данные.

3. Клацнути на інструменті, що призначений для початкового формату.

4. Вибрати джерело даних, яке необхідно імпортувати або зв’язати з Access.

5. Вибрати метод зберігання даних.

6. Пройти всі етапи імпорту або зв’язування, що залишилися.

Програма Access може експортувати дані в усі формати, з яких вона може імпортувати інформацію, а також у файли PDF і Microsoft Word. Щоб експортувати таблицю або результат запиту у файл іншого формату, необхідно виконати такі дії:

1. Відкрити базу даних. Клацнути на імені таблиці або запиту, результати якого потрібно експортувати.

2. Активізувати вкладку Внешние данные.

3. Клацнути на інструменті експорту, призначеному для формату, в який необхідно експортувати дані.

4. Виконати інструкції майстра, що залежать від вибраного цільового формату.

5. Встановити прапорець Сохранить шаги экспорта, щоб при необхідності швидко повторити експорт.