32. Деловой этикет в pr. Этикетные аспекты разных форм делового общения: презентаций, выставок, приёмов, переговоров.

Очень важно, чтобы сотрудники РR-службы компании одинаково понимали, что принято в их организации, а что нет, что приемлемо в поведении, а что недопустимо. Поскольку существуют внутренние клиенты — это весь персонал компании — и внешние клиенты — те, кто потенциально приносит деньги в компанию, то необходимо создать документы, регламентирующие этикет для внутренних и внешних клиентов. Например, в некоторых компаниях для регламентации этикета для внутренних клиентов создается Кодекс поведения сотрудника или документ «У нас так принято». А для описания этикета при работе с внешними клиентами может быть разработан Стандарт обслуживания клиентов. Бывает, что создается один документ, определяющий этикет для внутренних и внешних клиентов. Целесообразно, чтобы этот документ регламентировал как можно больше сторон жизни компании. Таким образом, работающим сотрудникам не нужно каждый раз размышлять, как поступить в той или иной ситуации. А сотрудникам, только что поступившим на работу в компанию, после изучения этого документа, тоже становится понятно, что принято в деловом поведении, а что нет. Поскольку жизнь зачастую непредсказуема и описать все ситуации, которые могут возникнуть в трудовой жизни работника, не представляется возможным, то необходимо, чтобы в документе были названы основные принципы. Например, по отношению к внутренним клиентам — уважение и тактичность на всех уровнях иерархии, а по отношению к внешним клиентам — принцип обслуживания каждого клиента как дорогого гостя, то есть принцип гостеприимства.

Современный этикет формировался тысячелетиями и вобрал в себя нормы, отобранные и проверенные временем. В деловом этикете нет ничего лишнего, такого, что затрудняло бы деловую коммуникацию и мешало вести дела, напротив — это инструмент, повышающий эффективность общения, групповую сплоченность, формирующий в коллективе благоприятный психологический климат и снижающий психоэмоциональную напряженность. Деловой этикет, таким образом, способствует формированию лояльности клиентов: внешних (потребителей) и внутренних (сотрудников). Многие преуспевающие компании, формируя свой фирменный стиль, сделали ставку на безупречные манеры сотрудников и таким образом создали себе конкурентное преимущество. Действительно, в ситуации усиливающейся конкуренции, когда различные компании предлагают похожий ассортимент и цены, возникает вопрос: чем отличаться от других, как победить в конкурентной борьбе? Отвечая на этот вопрос, многие успешные компании отдают приоритет обучению персонала на всех уровнях в компании деловому этикету и эффективному деловому общению.

РR-специалисты служат проводниками, трансляторами делового этикета в компании. Обучение деловому этикету сотрудников РR-служб организаций — это сложный, а подчас и болезненный процесс.

Чтобы быть достойным деловым партнером, в том числе в РИ-коммуникациях, необходимо усвоить цивилизованный деловой этикет и придерживаться общепринятых в деловом мире правил игры, и прежде всего РИ-специалисты должны стать инициаторами и модераторами этого процесса, в рамках как внутрикорпоративного, так и внешнего РИ.

Принципы делового общения в PR в соответствии с этикетом..

Представим коротко основные принципы и техники построения партнерских отношений в деловом взаимодействии в компании на этапе их формирования, налаживания, установления контакта:

• Принцип концентрации внимания: «Все, что вы говорите и делаете, заслуживает внимания».

• Техника — констатирующие описания как словесное описание действий, воспроизведение действий и слов, отражение чувств партнера для обозначения понимания: «Вы выглядите по-настоящему сердитым, когда предъявляете ваши доводы».

• Принцип поддержки самоутверждения: «Я признаю и поддерживаю ваши попытки достичь самопознания и самоутверждения».

• Техника — воодушевляющие высказывания как способ создания ощущения, что его усилия признаются и поддерживаются: «Вы действительно напряженно работали над этим проектом».

• Принцип открытости в общении: «Я хочу, чтобы мы доверяли друг другу». Техника — открытые ответы на сложные вопросы партнера, оказывающего воздействие по типу обесценивания, принуждения, манипулирования, с использованием приемов психологической защиты и техник противостояния влиянию (см. ниже).

• Принцип уважения права отказа: «Яуважаю ваше право ответить на мой вопрос или проигнорировать его».

• Принцип готовности к взаимодействию: «Яготов активно взаимодействовать с вами».

• Принцип уважения границ: «Я уважаю ваше право обсуждать границы допустимого поведения».

Презентация

Презентация — самостоятельная акция, которая может сочетаться с приёмом. Презентация — это представление фирмы, лица, продукта аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться 1) по случаю открытия или создания фирмы, 2) ежегодно, например, презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, её новое лицо, 3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

Проведение презентации включает этапы:

1. Определение цели (или целей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

2. Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

Лучше проводить презентации после обеда — в 15 часов. Длительность — 1,5—2 часа. После окончания — коктейль или фуршет продолжительностью 1—2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения (станции метро, маршруты транспорта).

3. Разработка сценария (программы). Открывает и ведёт программу должностное лицо фирмы, представляющее её собственной персоной. Это может быть руководитель службы ПР, или службы маркетинга. Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично. Возможный сценарий может строиться по следующей схеме:

а) ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот, — присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

б) показывается видеофильм длительностью 7—12 минут с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

в) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2—5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, — если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах/ пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

г) представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих

д) слово представляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями

е) приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

ж) коктейль/банкет/фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, позволяющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема «стоя», когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом слева и соседом справа на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Выставка

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной, контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

В идеале подготовка фирмы к участию в выставке должна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до открытия выставки. Участие фирмы в выставке следует рассматривать как проект — комплекс взаимосвязанных работ, направленный на достижение конкретной цели, использующий ограниченные ресурсы. Работу по реализации этого проекта руководство фирмы должно возложить на ответственного менеджера из числа старших управляющих, или на внешнего консультанта.

Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов участия в выставке. К этим вопросам относятся:

1. Площадь, которая необходима вашей фирме для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что вы собираетесь экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и сколько стоит квадратный метр площади.

2. Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвестиции, затраты бюджета лучше разделить на две сферы: прямые затраты — плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы — время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.

3. Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть стандартным или специальным (двухъярусным, спиральным и т.д.). Может использоваться собственный павильон — что дороже. Стенд может быть привезен или его изготовление может быть заказано организатору выставки.

Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы — всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.

4. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:

— будь доброжелателен и дружелюбен,

— оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно,

— подходи к ним с уместным замечанием, например, — Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?

— спрашивай посетителя — для какой компании он работает и какова его роль в компании,

— обеспечь возможность предоставления дополнительной информации,

— носи символику/значок своей компании,

— разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду,

— давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его,

— если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя,

— представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

Существуют также правила, относительно того, чего следует избегать персоналу у стенда:

— не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду,

— не стой, болтая на углах с другими сотрудниками,

— не рассиживай, постоянно куря или попивая кофе,

— не оставляй посетителей одних на продолжительное время,

— не спрашивай просто — могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа.

— не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом,

— не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей,

— не собирайся в группы с другими членами штата,

— не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду,

— не рассиживай, читая газеты,

— не позволяй посетителям чувствовать себя помехой.

Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично; продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.

5. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

6. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

7. Организация рекламной компании участия вашей фирмы в выставке в специальной и местной прессе.

8. Распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован.

Ведение работ по проекту участия фирмы в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.

Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Англии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую экспорту английских товаров.

Организация собственной выставки компании требует выполнения всех организационных работ самой компанией:

— генерирование и разработка идеи экспозициониро-вания,

— выбор места (павильон под открытым небом, помещение публичной библиотеки, выставочный или конференц-зал современной гостиницы, торговый зал крупного универмага,

— планирование экспозиции — стенды, ширмы и экраны,

— управление потоком посетителей,

— прием важных гостей и знаменитостей,

— обеспечение работы пресс-центра,

— организация рекламы,

— информирование всех участников и отделов вашей организации.

Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот — эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

Компании-организаторы собственных выставок, или специализированные экспозиционные фирмы, решают комплекс вопросов технического обеспечения работы выставочного комплекса, в т.ч.: выбор места расположения и планирование комплекса, доставка грузов и людей, транспортные потоки, зоны отдыха, техническое обеспечение и расположение павильонов, гостиницы, коммерческие службы, питание, автостоянки, офисы для фирм, производственная база, охрана и уборка комплекса, медицинские пункты,

Прием

Прием — одна из форм «внешне- и внутриполитической» деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Прием проводится: а)по случаю торжественной даты — юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации, б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера, в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере Деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней Деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы — это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского» начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приема может служить годовщина фирмы, отъезд представителя фирмы-партнера, пребывание делегации фирмы-партнера в гостях у фирмы-хозяина, открытие выставки. Напитки и закуски разносят официанты, прием проходит стоя. Это наиболее простая форма приема, аналогичный тип — «бокал вина». Форма одежды — повседневная.

«Завтрак» может проводиться с 8 до 12 часов и продолжаться полтора—два часа. Отличается от обеда меньшим количеством блюд. Устраивается по случаю визита интересных и известных лиц, прибытия и отъезда гостей, годовщины подписания крупных соглашений, юбилейных дат, в порядке поддержания регулярных контактов с представителями прессы или других организаций. Форма одежды — повседневная. В процессе подготовки приема обычно планируется тема для обсуждения, порядок выступающих. Ход приема направляется ведущим или ведущими. Обычно это люди, хорошо осведомленные в предмете обсуждения, а также заинтересованные в активном участии всех приглашенных и в результатах обмена мнениями.

Вечерние приёмы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет»,»обед», «обед-буфет», «чай», «ужин». «Коктейль» начинается между 17-ю и 18-ю часами и длится около двух часов. Официанты разносят напитки и холодные закуски, иногда горячие блюда. Приём «фуршет» проводится в те же часы. Но здесь гости сами подходят к накрытым столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим. «Коктейль» и «фуршет» проходят стоя, что обеспечивает свободу перемещения и контактов присутствующих. После приема возможен показ фильма или небольшой концерт. Торжественность приёма может быть подчеркнута указанием торжественной формы одежды в приглашении.

«Обед» — наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17—19 часов. Длится 2—3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, затем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подаётся чай, кофе. Форма одежды — торжественная. Обед проводится «с рассадкой» — каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

«Обед-буфет» предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре—шесть человек. Гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню — как на «фуршете». Такой приём организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. «Обед-буфет» менее официален, чем «обед».

«Чай» устраивается между 16-ю и 18-ю часами, как правило, для женщин. «Ужин» с рассадкой отличается от «обеда» только более поздним временем проведения.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка цели приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Правила рассадки: 1) Места делятся на более и менее почетные. Самые почетные — рядом с хозяевами. Чем дальше от них, тем места менее почетны. 2) Женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают мужчину, чередуя места. 3) План рассадки выставляется при входе. На приемы, проводимые без рассадки за столом и с указанным в приглашении временем, можно прийти и уйти в любое время этого интервала.

Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей «не ждали» заранее; чаще в небольших фирмах и экспромптом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнера приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Переговоры

Этикет переговоров.

Готовясь к переговорам, устраивая совещания, подумайте: сколько могли бы заработать для компании люди, не присутствуя на совещании?! Если выгода от проведенного мероприятия меньше, то оно не оправдано и его не стоит проводить.

Подготовка к переговорам.

Успешность проведения переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они подготовлены. Условно процесс подготовки к переговорам можно разделить на два этапа: организационный и содержательный. Эти два этапа тесно связаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает организационные моменты.

Первым шагом является определение времени и места встречи (место встречи должно соответствовать общей концепции будущей встречи). Следует избегать назначения рабочей встречи на утренние часы или поздние вечерние часы, а также обеденное время. Оптимальное время для встречи — первая половина дня. Избегайте крупных встреч под конец года, когда подводятся итоги и делаются финансовые отчеты.

При необходимости, к переговорам привлекается эксперт. Большое значение имеет содержание переговоров: важно определить переговорные позиции, сформулировать предложения и аргументы к ним, подготовить инструкции для участников переговоров, документы и материалы.

Представления.

Когда вас представляют, наиболее вежливым вариантом ответа будет: «Здравствуйте» либо «Приятно познакомиться», при этом надо протянуть руку и посмотреть человеку в глаза. Если вас не кому представить, представьтесь сами. Не допустима фраза: «Вы меня помните!», если вы не уверены, запомнил ли вас оппонент, лучше представьтесь еще раз.

При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем — глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих сотрудников. Первой здесь также должна быть представлена принимающая делегация. Сначала представляют тех, кто занимает более высокое положение, потом те, кто рангом ниже. После этого, участники могут обменяться визитными карточками. При большом количественном составе делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по возможности с указанием полных имен и должностей.

Представляя людей, называйте имя и фамилию. Улыбайтесь и говорите отчетливо. Скажите несколько слов неличного характера о каждом из тех, кого вы знакомите. Младшего всегда представляют старшему. Пол не имеет значения. В общественном этикете мужчину принято представлять женщине, но в бизнесе это правило не обязательно. Здесь все равны.

Молодые пары представляют парам старшим по возрасту. В большой группе одного человека представляйте сразу нескольким. Если вы знакомите равных по положению людей, представьте того, кто вам менее знаком, тому, кого вы лучше знаете. Нетитулованного человека следует представлять человеку с титулами.

Когда представляют вас, всегда снимайте перчатки, исключая случаи, когда они являются элементом официальной одежды или на улице слишком холодно. Если ваши руки вдруг заняты (папками, например), не возбраняется, если вы просто кивнете в ответ головой.

В случае, если человек, представляющий вас, вдруг забыл ваше имя, тотчас подскажите ему, чтобы устранить неловкость. Если вы, представляя кого-либо, забыли его (ее) имя, сведите это к шутке. Если человек не догадался подсказать вам свое имя, спросите его об этом прямо.

Представление полномочий.

Этот момент особенно важен в любых переговорах. В самом простом случае это может быть письмо-доверенность руководителя вашей фирмы, заверяющего, что вам поручено провести переговоры на определенную тему. В таком документе нелишне упомянуть, что вам доверено подписать (или только согласовать) совместный документ. Если в тексте соглашения, которое вам поручено подготовить, есть ссылка на Положение о вашей организации или на ее Устав, то у вас должна быть с собой их копия для передачи другой стороне.

Руководитель фирмы для подтверждения своих полномочий может вручить рекомендательные письма от своих банкиров или деловых партнеров, известных другой стороне. Это всегда действует убедительно. Своего рода свидетельством полномочий может служить рассказ о вашей фирме или организации, сопровождающийся передачей копии аудиторского отчета, статьей о вашей организации, опубликованной в авторитетном журнале или газете.

В свою очередь и вы, принимая ранее не известных вам партнеров, вправе поинтересоваться их полномочиями, в ходе беседы задать вопрос об их партнерах, банкирах, о том, есть ли у них право подписывать совместные документы. В некоторых случаях такие вопросы лучше поручить задать своему юристу или лицу, отвечающему в вашей делегации за оформление документов (это может быть сделано в ходе подготовки переговоров или беседы в кулуарах).

Деловое совещание.

Успешность проведения деловых совещаний зависит от предварительной подготовки повестки дня. Важно при этом и ее неукоснительное соблюдение, четкое обозначение времени начала и окончания совещания, соблюдение порядка выступлений. Но самое главное, чтобы совещание было продуктивным. Деловое совещание начинают вовремя, даже если группа в неполном составе. Действенный метод борьбы с опозданиями — закрыть и запереть дверь.

Повестка дня должна быть продумана таким образом, чтобы люди не тратили попусту время. Обсуждаемый вопрос должен касаться всех участников совещания. Недопустимо разбирать вопрос, который касается лишь двоих из присутствующих. Если в завершении совещания должно быть принято решение — то в этот же день всем участникам нужно раздать протокол, в котором указано, что решили и кто ответственен за реализацию решения.

Правила поведения на переговорах.

Опоздание не допустимо, оно может не только негативно отразиться на вашем имидже, но и повредить ходу переговоров. Посетителей лучше принимать выйдя им на встречу. Участники переговоров рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие равное положение сидели друг напротив друга. Первым садится за стол переговоров глава принимающей стороны. Инициатива в ходе переговоров принадлежит именно ему. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию — в общем, руководит ей.

На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным. В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегации слова для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам. Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант — объявить перерыв для кофе (кофебрейк). Он обычно используется и при достаточно длительных переговорах, а также, если нужно обменяться «неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немного отдохнуть.

Принимающая сторона, как правило, следит за тем, чтобы на столе переговоров были карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага. Если делегации большие по составу и помещение велико, то необходимо позаботиться о звукоусилении. Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика — специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или же сразу за ним и чуть левее.

Ошибки при ведении переговоров.

Подготовке к переговорам не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. За столом переговоров возникают споры внутри делегации. Не достаточно внимания уделяется тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж. Нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.

Стенограмма.

Стенограмма должна содержать обязательные атрибуты — гриф конфиденциальности, дату, место проведения и название мероприятия, имена или инициалы стенографов, визу или подпись председательствующего или секретаря (стенограмма переговоров может быть завизирована или подписана руководителями делегаций). Стенограмма применяется при необходимости обеспечить полное соответствие каждого выступления, реплик председательствующего и т. д. Каждая из сторон вправе вести стенограмму самостоятельно.

О ведении записи председательствующий предупреждает участников в начале работы. Готовые письменные тексты выступлений сдаются о окончании. После завершения работы, если ведется общая для всех участников стенограмма, председательствующий вносит предложение о дальнейшей работе с текстом и об использовании стенограммы. Стенограмма может включаться в официальные документы конференций, совещаний, переговоров или же только упоминаться в них — в таких случаях делается ссылка на то, где с ней можно ознакомиться.

Магнитная запись.

В целом к использованию диктофонной записи предъявляются те же основные требования, что и к стенограмме. Как правило, при ведении магнитофонной записи необходимо предупредить участников переговоров об этом, четко обозначив, как будет использоваться эта магнитозапись в дальнейшем. При магнитозаписи совещаний и переговоров уместно председательствующему предложить выступающим в начале своего выступления называть себя — это облегчит дальнейшую обработку записи. При проведении переговоров сторона, организующая совместную магнитозапись, обычно предоставляет копию магнитозаписи партнерам по переговорам.

Ни в коем случае недопустима передача магнитозаписей конфиденциальных переговоров, выступлений или телефонных разговоров третьим лицам. Для этого требуется письменное согласие того лица, выступление которого записывалось. Если вы хотите записать важный для вас разговор, то лучше всего это делать открыто, не стараясь спрятать диктофон.

Прощание.

Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех — и для уходящего, и для остающегося. По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров.

Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки. Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.