Раздел 5. Язык деловых бумаг. Редактирование и устранение типичных ошибок

1. Типы документов

2. Лексика

3. Грамматика

4. Синтаксис

5. Нормы языка деловых бумаг

6. Лексические нормы

7. Грамматические нормы

8. Синтаксические нормы

9. Культура составления документа

10. Деловой этикет

1. Типы документов

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

Высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная – в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации.

Язык деловой переписки представляет собой периферию официально–делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят и практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то и одну, то в другую сторону.

2. Лексика

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

• номенклатура наименований (АООТ «Олимп», ИЧП «Старт», государственная приемочная комиссия, ФСБ т.п.);

• номенклатура должностей (менеджер по продажам, рекламный менеджер, генеральный директор, коммерческий директор);

• номенклатура товаров (ЗИЛ–130, Электропривод СП–бМ, Сталь угловая СТ–ЗКП, бензин Л–76 и т.п.).

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов: датчики, блоки питания, источники ионизирующего излучения. Среди последних достаточно много аббревиатур:

• АСУ – автоматическая система управления;

• КПД – коэффициент полезного действия.

Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

• ГК – Гражданский кодекс;

• УК – Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства, представляющие собой наименования организаций:

• МВФ – Международный валютный фонд;

• ЦБР – Центральный банк России;

А также названия, указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

• ООО – общество с ограниченной ответственностью;

• ОАО – открытое акционерное общество.

Сокращается номенклатура должностей: ИО – исполняющий обязанности.