Тема 13. Документальне забезпечення управлінської діяльності менеджера

Методичні рекомендації до вивчення теми

Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з первинними уявленнями про те, що ще з далеких часів дійшли до нас різновиди документів, за до­помогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає з появою пи­семності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, теста­ментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

План семінарського заняття

1.    Становлення та розвиток  уявлення про документ.

2.    Системи документації в управлінні, процеси докуме­нтування.

3.    Види управлінських документів.

4.    Контроль в управлінні.

5.    Електронний документообіг.

Термінологічний словник

Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Документаційне забезпечення – це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.

Документація – це сукупність однорідних за функціональ­ним призначенням і взаємопов’язаних документів.

Документування – це процес створення документів.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Контроль – постійний процес, що забезпечує досягнення об’єктом управління прийнятих цілей розвитку шляхом своєчас­ного виявлення проблемних відхилень від планових завдань, нормативів, стандартів і змін зовнішнього середовища, що виникають в ході розвитку об’єктів управління.

Реквізит – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Управління всіма сферами суспільства – це, передусім, процес отримання, обробки й передачі інформації, що викорис­товується в управлінні та зберігається в зафіксованому вигляді.

Управлінська діяльність – це особливий вид людської діяльності, в якій відображається реальна взаємодія об’єктивних і суб’єктивних факторів суспільної діяльності людей.

Управлінська інформація – це інформація, якою послуго­вуються заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об’єктами.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомлюючого характеру, який створюється з метою управління і відповідним чином оформлюється.

Питання для самостійного вивчення

1.    Основні вимоги до реквізитів службового документа

2.    Обробка вхідних і вихідних документів.

Тести

1. Які функції належать до загальних функцій документа?

а)        інформаційна;

б)        соціальна;

в)        комунікативна;

г)         культурна;

д)        всі вищеперераховані;

е)        інші.

2. До специфічних функцій документа належать:

а)        управлінська;

б)        правова;

в)        історична;

г)         всі вищеперераховані;

д)        інші.

3. Документ трактується як:

а)        письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

б)        офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо;

в)        достовірне історичне письмове джерело;

г)         матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація;

д)        все вищеперераховане;

е)        інші.

4. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:

а)        первинна обробка;

б)        попередній розгляд, розмітка;

в)        реєстрація;

г)         розгляд документів керівництвом;

д)        направлення на виконання;

е)        контроль виконання;

ж)      виконання документів;

з)         підшивання документів до справи;

и)       всі вищеперераховані;

к)        інші.

5. На документах, що реєструються, проставляється:

а)        відмітка про надходження;

б)        дату надходження;

в)        вхідний номер документа;

г)         всі вищеперераховані;

д)        інші.

6. «Відмітка про надходження» не проставляється на:

а)        додатках до документів;

б)        на проспектах;

в)        каталогах;

г)         матеріалах, що не реєструються;

д)        все вищеперераховане;

е)        інші.

7. Конверти, в яких надійшли документи, не знищуються коли:

а)        лише з конверта можна визначити адресу відправника;

б)        дату відправлення;

в)        дату надходження;

г)         на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново»;

д)        у всіх вищеперерахованих випадках;

е)        інші.

8. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен:

а)        визначити виконавця;

б)        дати чіткі та конкретні вказівки стосовно виконання документа;

в)        визначити реальні строки;

г)         все вищеперераховане;

д)        інші.

9. Документи як носії інформації сприяють:

а)        поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи;

б)        служать підставою для прийняття рішень, узагаль­нень, довідково-пошукової роботи;

в)        все вищеперераховане;

г)         інші.

10. Документи мають ряд важливих властивостей, вони:

а)        є засобом свідчення, доведення певних фактів;

б)        мають велике правове значення;

в)        служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації;

г)         мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність;

д)        все вищеперераховане;

е)        інші.

11. Ознаки класифікації документів:

а)        за найменуванням;

б)        за місцем виникнення;

в)        за призначенням;

г)         за направленням;

д)        за терміном виконання;

е)        за ступенем гласності;

ж)      за стадіями створення;

з)         за складністю;

и)       за терміном зберігання;

к)        за технікою відтворення;

л)        за носієм інформації;

м)       все вищеперераховане;

н)       інші.

12. Яка основна функція офіційно-ділового стилю?

а)        методична;

б)        інформативна;

в)        все вищеперераховане;

г)         інші.

13. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

а)        складання проекту документа;

б)        погодження проекту документа;

в)        перевірка правильності оформлення проекту доку­мента секретарем;

г)         підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження);

д)        реєстрація документа;

е)        відправлення документа адресатові;

ж)      підшивка другого примірника (копії) документа до справи;

з)         все вищеперераховане;

и)       інші.

14. Для реєстрації документа необхідні такі дані:

а)        індекс документа, що включає і номер справи;

б)        дата документа;

в)        адресат (кореспондент);

г)         короткий зміст чи заголовок;

д)        відмітка про виконання;

е)        виконавець;

ж)      примітка;

з)         все вищеперераховане;

и)       інші.

15. Переваги системи електронного документообігу та контролю виконання документів:

а)        комплексне вирішення нових питань контролю та документаційного забезпечення діяльності установи, які неможливо вирішити на старій технічній та програмній основі;

б)        наскрізний облік документів, постійний моніторинг стану їх виконання. Змістовний аналіз інформації про стан виконання актів та доручень;

в)        уніфікована технологія роботи користувачів з доку­ментами установи, що знімає необхідність їх пере­навчання при переміщенні на інші посади;

г)         підвищення інформованості керівництва про стан виконавської дисципліни та діловодства в установі, підпорядкованих установах;

д)        скорочення строків проходження документів по вертикалі управління;

е)        все вищеперераховане;

ж)      інші.

16. Відмінності в українському і зарубіжному докумен­тообігу:

а)        західні схеми документообігу тяжіють до горизон­тальної структури;

б)        вітчизняні – до вертикальної структури;

в)        все вищеперераховане;

г)         інші.

17. При схемі документообігу з горизонтальною струк­турою:

а)        усі документи спочатку розглядає начальник;

б)        документ потрапляє відразу до виконавця;

в)        все вищеперераховане;

г)         інші.

18. При схемі документообігу з вертикальною структурою:

а)        усі документи спочатку розглядає начальник;

б)        документ потрапляє відразу до виконавця;

в)        все вищеперераховане;

г)         інші.

19. Основні завдання електронної системи документообігу і контролю:

а)        документування (складання, оформлення, узгодження документів);

б)        організація роботи з документами в процесі управління:

в)        контроль виконання;

г)         зберігання і використання документів;

д)        систематизація архіву документів;

е)        все вищеперераховане;

ж)      інші.

20. Основні вимоги до систем електронного діловодства і контролю:

а)        системи електронного діловодства і контролю повин­ні охоплювати весь цикл діловодства від постановки задачі на створення документа до списання документа в архів, контроль виконання, можливість моніторингу ходу виконання, забезпечуючи централізоване збері­гання документів у будь-яких форматах;

б)        системам електронного діловодства і контролю по­винні масштабуватися, тобто застосовуватися для установ різних розмірів;

в)        системам електронного діловодства і контролю повинні дозволяти об’єднати розрізнені потоки доку­ментів територіально віддалених установ в єдину систему;

г)         все вищеперераховане;

д)        інші.

Література: 2; 4; 6–9; 11; 15; 16; 20; 22; 25; 28–31.