Тема 16. Організація діловодства у підприємстві

Методичні рекомендації до вивчення теми

Вивчаючи дану тему, студенти знайомляться з первинними уявленнями про діяльність управлінських працівників, пов’я­зану з діловодством – створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інфор­мацією на підприємстві та прийняття обґрунтованих управ­лінських рішень.

План семінарського заняття

1.    Організація діловодства.

2.    Робота з документами, що надходять у підприємство.

3.    Робота з вихідними документами.

4.    Контроль за станом документального забезпечення управління.

Термінологічний словник

Анкета – спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.

Стандартизація – встановлення єдиних норм і вимог до документів незалежно від форми власності і розмірів підпри­ємств, їх галузевого підпорядкування.

Таблиця – це форма, що дає змогу в найбільш місткій і наоч­ній формі розмістити інформацію.

Трафарет – спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виго­товляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документа.

Питання для самостійного вивчення

1. Робота з документами власного архіву керівника.

Тести

1. Кількість етапів здійснення контролю:

а)             2;

б)             3;

в)             інше.

2. Інформування керівництва про стан виконавської дисцип­ліни здійснюється:

а)        щотижнево;

б)        щомісяця;

в)        щоквартально;

г)         усі відповіді правильні в сукупності.

3. Терміни виконання депутатського запиту:

а)        до 5 днів;

б)        до 10 днів;

в)        до 15 днів з дня реєстрації у Верховній Раді.

4. Терміни виконання звернення народного депутата:

а)        до 5 днів;

б)        до 10 днів;

в)        інше.

5. Терміни виконання документа з позначкою «терміново»,:

а)        1–2 дні;

б)        2–3 дні;

в)        3–5 днів;

г)         7 робочих днів.

6. Терміни виконання документа, де не визначено строків виконання:

а)        до 15 днів;

б)        до 25 днів;

в)        до 30 днів;

г)         місячний термін.

7. Хто може продовжувати терміни виконання отриманого документа?

а)        начальник відділу;

б)        заступник керівника;

в)        особа, яка його встановила.

8. Термін, якого можна звертатися для продовження стро­ків виконання документа з встановленим конкретним терміном виконання:

а)        за 2 дні до закінчення встановлено строку;

б)        за 3 дні до закінчення встановлено строку;

в)        у день закінчення встановленого терміну.

9. Можливе перенесення кінцевих термінів виконання доку­мента, якщо вони випадають на вихідні чи святкові дні:

а)        на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню;

б)        на робочий день після вихідного чи святкового дня.

10. Можливе перенесення кінцевих строків виконання доку­мента нетермінового характеру, якщо вони випадають на вихідні чи святкові дні:

а)        на робочий день, що передує вихідному чи свят­ковому дню;

б)        на робочий день після вихідного чи святкового дню.

11. Хто є відповідальним виконавцем документа, якщо керів­ник визначив декілька виконавців і не вказав, хто його узагальнює?

а)        особа, що займає вищу посаду;

б)        особа, що стоїть першою в резолюції керівника;

в)        інше.

12. Підстави для зняття виконаного документа з контролю:

а)        усна доповідь керівника структурного підрозділу голові або заступнику голови установи;

б)        письмова довідка виконавців голові або заступнику голови установи;

в)        інше.

13. Хто заповнює контрольні папки?

а)        підрозділ з контролю;

б)        виконавці;

в)        загальний відділ;

г)         інше.

14. Які документи повинні буди у папках контролю?

а)        окремі матеріали на виконання документа;

б)        тільки власні розпорядження;

в)        усі необхідні документи;

г)         інше.

15. Строки оформлення протокольних доручень керівників:

а)        до 3-х днів;

б)        до 5-ти днів;

в)        інше.

16. Строки виконання протокольних доручень, якщо термін їх виконання не визначено:

а)        до 30 днів;

б)        до 45 днів;

в)        інше.

17. Строки прийняття власних розпорядчих документів на виконання документів органів вищого рівня:

а)        у термін до 30 днів з дня надходження документа;

б)        у 45-ти денний термін з дня надходження документа;

в)        інше.

18. Строки подання інформація до Секретаріату Прези­дента України на виконання актів та доручень Президента України:

а)        щомісяця (через 10 днів після його закінчення);

б)        щокварталу (через 10 днів після його закінчення);

в)        раз у півріччя (через 10 днів після його закінчення).

19. Чи підлягають реєстрації запити, інформації, довідки, які надходять до установи, зокрема на виконання того чи іншого документа?

а)        так, всі;

б)        окремі;

в)        інші.

20. Термін, упродовж якого можна звертатися для про­довження строків виконання документа без встановленого конкретного терміна виконання:

а)        за 2 дні до закінчення встановлено строку;

б)        за 3 дні до закінчення встановлено строку;

в)        у день закінчення встановленого терміну.

Література: 4; 6–9; 11–13; 15–20; 22; 24; 25; 27–30.

[До змісту] [Попереднє] [Наступне]

[До змісту] [Попереднє] [Наступне]

ІНДИВІДУАЛЬНІ ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ СТУДЕНТА  ТА МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ЇХ ВИКОНАННЯ

Згідно з навчальним планом студенти заочного факультету виконують контрольну роботу з дисципліни «Організація праці менеджера», яка надсилається в університет на перевірку у визначені строки.

Вимоги до виконання контрольної роботи

1.   Контрольна робота виконується в учнівському зошиті, сто­рінки якого нумеруються.

2.   На кожній сторінці необхідно залишати поля для заува­жень рецензента.

3.   Відповідь на поставлені запитання слід давати після наве­дення його точного формулювання.

4.   Робота повинна виконуватися охайно, розбірливим почер­ком. Не допускається скорочення слів у тексті

5.   Рішення задач повинно бути докладним, із наведенням проміжних розрахунків і пояснень до них. У кінці рішення за­дачі необхідно сформулювати висновки, які б розкривали зна­чення розрахованих показників.

6.   При використанні таблиць їх оформлення повинно відпо­відати діючим вимогам.

7.   Контрольна робота підписується студентом.

8.   Незарахована контрольна робота доопрацьовується згідно з рекомендаціями рецензента. При повторному направленні ро­боти на перевірку необхідно обов’язково подати її попередній варіант.

9.   Варіант контрольної роботи визначається за наведеною нижче таблицею залежно від двох останніх цифр номера залікової книжки студента.

10.    Контрольна робота, виконана за неправильно вибраним варіантом, повертається студентові без перевірки. Вона повинна виконуватися вдруге за відповідним варіантом.