Детальная постановка задачи

Следующий этап — детальная постановка задачи. Корректная по- становка задачи — уже повышение вероятности успеха и сокращение затрат на проект на 30 — 50%. Четкие ответы на вопрос «Что надо?» ча- сто сразу дают ответ на вопрос «Как делать?». Особенностью россий- ских правил учета является тот факт, что изменения в них часто носят весьма глобальный характер, в результате четкого понимания всех из- менений на этапе начала проекта нет ни у кого в организации. Для ре- шения этой проблемы используются приемы, которые рассмотрены ниже.

Описание глобальной цели проекта включает ответы на вопросы «Зачем?» как для внешней среды (Зачем ЦБ РФ издал такую инструк- цию?), так и самой организации и ее подразделений (Зачем организа- ции реализовывать этот проект?). Вариантов ответов на последний вопрос может быть несколько: «Чтобы организацию не оштрафовали» (са- мый неудачный ответ), «Данная инструкция позволит снизить операци- онные риски от совершения операций» и т.д. Анализ ответов позволит не только более точно понимать детали изменений, но и прогнозиро- вать дальнейшие дополнения и исправления.

Создание единого информационного пространства проекта. В простейшем варианте оно представляет собой директорию, в кото- рой все участники проекта записывают имеющуюся у них информацию и соображения по поводу решаемой задачи. Более сложным вариан- том является организация интранет-конференции.

Использование ролевого моделирования процесса подразуме- вает обыгрывание несколько раз бизнес-процесса всеми его участни- ками с обязательной регистрацией всех выполняемых действий и поже- лании:

Сотрудник отдел отчетности Я формирую отчет группировки платежей по статьям расхода за период. В качестве параметра отчета я должен определять интервал дат. Отчет должен иметь следующую форму:

Данный прием моделирования позволяет максимально использовать имеющийся человеческий капитал, поскольку каждый участник строит свой бизнес-процесс самостоятельно, а общий контроль осуществляет руководитель и представители других подразделений.

Описанные приемы помогут группе более точно понять и написать техническое и бизнес-задание проекта. В бизнес-задании описываются основные функциональные требования, техническое — отражает бо- лее детальную информацию, особенности, включая параметры и под- ходы к реализации. Иногда они подготавливаются разными людьми, но гораздо чаще представляют единый документ, который готовится од- ним человеком — аналитиком. Далее мы не будем делать различий меж- ду этими документами и понятиями.

Следует помнить, что, если точного задания не получится, придется давать системе, реализующей проект, дополнительную гибкость. Но ре- ализация универсальной, гибкой бизнес-функции требует в несколько раз больше ресурсов на разработку и сопровождение, чем статичное решение.

Кроме того, рекомендуется вести разработку двух заданий, кото- рые условно можно назвать: «Программа-минимум» и «Программа- максимум». В первом варианте нужно описать минимальные измене- ния в организации по сравнению с текущим положением дел, доста- точные для реализации основной цели. Второй документ должен составляться с учетом всех пожеланий и перспектив. Как правило, в конце проекта будет реализован некоторый промежуточный вариант. Имея установленный проект бюджета, группа сначала реализует толь- ко самые необходимые требования (на это бюджета, как правило, хва- тает), а потом либо будет дополнять данное решение новыми возмож- ностями, либо аргументирует прекращение работ и возьмет на себя ответственность за это.

В любом случае при постановке задачи, как и везде, вредны крайно- сти. Многие проекты были загублены чересчур грамотными аналитика- ми, которые месяцами составляли задания, исчисляемые сотнями стра- ниц. Потом сами же с трудом могли понять, что они имели в виду, на- столько запутана и сложна была задача или ее описание. Поверхностность также вредна. Исходя из практического опыта, мож- но сказать, что ориентирами «золотой середины» могут являться пара- метры объема работ по подготовке технического задания, представлен- ные в табл. 15.

Таблица15

Ресурсы и объем работ по подготовке технического задания

Размер банка	Количество выделенных для постановки задачи аналитиков	Примерное время для завершения этапа с учетом согласований	Примерный суммарный объем задания в страницах, с учетом комментариев
Небольшой	2-3	1 — 2 месяца	100-150
Средний	4-5	3 месяца	200-300
Крупный	6-8	4 — 5 месяцев	350-500