Некоторые рекомендации по выбору системы

Проблемы выбора системы автоматизации управления предпри- ятием возникают практически всегда, когда руководство, ощущая потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Как правило, руководитель предприятия должен иметь необхо- димую информацию о реальном положении дел в организации. Обыч- но к такой информации относятся наиболее «проблемные» места: неконтролируемые действия персонала (элементарное воровство), потери от недостаточно оперативного реагирования на изменение ситуации внутри и вне предприятия (изменение спроса, наличие значительного уровня товарно-материальных запасов, несвоевремен- ная информация о финансовых операциях и т. п.), проблемы с орга- низацией бухгалтерского учета и многие другие. При этом на свет рождается распоряжение специалистам отдела АСУ подыскать «под- ходящую» систему, и хорошо, если при этом сообщаются хотя бы ориентировочные финансовые параметры.

Что происходит дальше, представить не сложно. Отдел АСУ на- ходит систему, удовлетворяющую текущим требованиям. Если она подходит по стоимости и характеристикам, то через некоторое вре- мя персонал предприятия начинает работать уже в новой системе. Однако у директора появляются новые проблемы, и вновь отдел АСУ занимается поиском системы. Проходит небольшое время, и в организации начинают параллельно работать несколько различных систем, которые могут дублировать друг друга. Пользователи сис- тем, ввиду разрозненности решений, вынуждены вести параллель- ный учет как при помощи программных средств, так и проверен- ным способом — вручную. В результате нагрузка возрастает, появля- ются задержки с вводом данных в информационную систему, и че- рез некоторое время оперативность и достоверность информации, получаемой руководителем из информационной системы, уже не больше, чем была раньше, до «информатизации предприятия». Ди- ректор начинает проявлять недовольство своим персоналом, сотруд- ники — отделом АСУ, а отдел АСУ в сердцах клянет своего началь- ника и весь белый свет в придачу. А ведь многих ошибок можно было избежать гораздо раньше.

Все дело в том, что ни директор предприятия, ни начальник отдела АСУ не вспоминали о критериях выбора системы автомати- зации управления предприятием. Но даже если они имеют некото- рое представление об этих критериях, то возникает риск преоблада- ния одного из них над другими при принятии решения о выборе. Рассмотрим возможные последствия, к которым может привести подобное преобладание.

Выбор возможного поставщика системы. Самая большая пробле- ма может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выб- рать такую, которая не исчезнет через некоторое время. При этом надеяться на нормальное сопровождение, а уж тем более на пере- ход к новым версиям программного продукта не приходится. Ма- лейшее изменение российского законодательства — и надо поку- пать новую систему! Но, во-первых, на отечественном рынке суще- ствует большое количество довольно устойчивых и хорошо себя за- рекомендовавших компаний, занимающихся разработкой систем автоматизации управления, а во-вторых, даже при работе с незна- комой компанией при покупке системы можно получить также и все исходные коды. Это обязывает содержать в своем штате несколь- ко квалифицированных программистов, но зато снимает многие проблемы с сопровождением и внедрением системы.

Поиск информации и удобство работы пользователей. Простота и удобство работы иногда могут оказаться решающим фактором при выборе системы, особенно если сравнивается несколько практичес- ки аналогичных программных продуктов. Кроме того, данный кри- терий косвенно свидетельствует о квалификации компании-разра- ботчика.

Гибкость системы является важным критерием ее выбора в том случае, если предприятие не собирается стоять на месте, т. е. если оно планирует развиваться, совершенствовать свою деятельность или просто функционирует в условиях постоянного изменения внешних условий (например, отечественного законодательства). Отсутствие гибкости у системы приводит к необходимости постоянного при- влечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации уп- равления предприятием под меняющиеся потребности деятельнос- ти. Такое положение может свести на нет весь финансовый эффект от внедрения системы.

О легкости внедрения имеет смысл говорить в том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необ- ходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако за- бывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс.

Тиражируемость системы (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает при- нять окончательное решение при выборе системы автоматизации. Так, если система не привлекла внимания ни одного из предприя- тий (а желательно, чтобы она была внедрена на предприятии анало- гичного профиля), это должно по крайней мере насторожить. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в кото- рой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.

Таким образом, выбор системы автоматизации управления пред- приятием — это непростая задача, сложность которой может возра- стать с ростом масштабов предприятия, и осуществлять его должны квалифицированные специалисты в соответствии с реальными по- требностями организации.

Один из эффективных способов принятия решений заключается в ранжировании используемых критериев по их важности. Ниже при- водится несколько конкретных рекомендаций по принятию реше- ний при выборе системы.

Заказная или адаптированная система

Основные аргументы за и против этих вариантов приведены в табл. 12.

Практика показывает, что выбор варианта заказной системы оправдан практически только в двух случаях:

• при уникальности автоматизируемых процессов,

• при отсутствии на рынке требуемой системы.

Таблица 12

	Аргументы «за»	Аргументы «против»
Самостоятельная разработка (заказная)	Полное соответствие текущим требованиям opraнизации Наличие предыдущих наработок	Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы
Готовая система (адаптированная)	Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам	Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы разработчика

Как правило, такие ситуации возникают при автоматизации де-
ятельности органов государственного управления, функции кото-
рых уникальны по определению, или корпораций, ведущих специ-
фический бизнес, например брокерский. Есть, правда, и другой
предельный случай: небольшое предприятие, отсутствие средств на
закупку готовой системы, приводящее к тому, что один из сотруд-
ников, знающих программирование, пишет в свободное время эту
систему сам.

Отечественная или зарубежная система

Существуют два полярных мнения:

1) сколько бы ни стоила отечественная система, она предпочти- тельнее импортной, внедрение которой обходится несравнимо до- роже. Кроме того, отечественные системы лучше приспособлены к условиям российского бизнеса;

2) единственными системами, которые позволяют полностью автоматизировать все аспекты управления предприятием, являются зарубежные системы типа ERP. Поэтому, несмотря на их более вы- сокую стоимость, предприятиям следует выбирать именно ERP-си- стемы, жизнеспособность которых подтверждена мировым опытом.

Обобщая эти два мнения, можно сказать, что в данном случае определяющими являются следующие критерии:

• функциональная полнота,

• «функциональная стоимость», т. е. доли используемых клиентом возможностей системы за потраченные им деньги.

Уровень системы

К сожалению, для многих руководителей наиболее часто первым и практически единственным критерием служат затраты на созда- ние системы. Иногда затраты на создание ассоциируются только со стоимостью программно-аппаратных средств. Однако такой подход может привести к покупке очередной коробки, которая будет пы- литься на полке, или, в лучшем случае, к установке системы только в отделе АСУ предприятия.

Функциональная полнота предлагаемого решения, как уже было показано выше, — один из важнейших критериев, на основании которых необходимо производить отбор. Выбор системы, которая обладает ограниченным набором возможностей, приведет к тому, что предприятие через некоторое время будет вынуждено затратить, возможно, гораздо большие усилия на решение оставшейся части проблем. Поэтому единственно правильным выходом изданной си- туации является рассмотрение функциональных возможностей сис- тем автоматизации управления предприятием в свете принятой стра- тегии организации и, в частности, стратегии автоматизации. Еще одним подводным камнем является практически повсеместно встре- чающееся несоответствие рекламных заверений компаний-производителей фактическим возможностям систем. Однако и это препят- ствие легко обойти, так как многие компании-производители кро- ме демонстрации возможностей своих программных продуктов мо- гут поставить их на предприятие для опытной эксплуатации.

При выборе системы среднего и высокого уровня необходимо быть готовым к проведению реорганизации предприятия, что свя- зано с дополнительными затратами времени и средств. Успех реор- ганизации в первую очередь определяется позицией руководства. Таким образом, при выборе уровня системы основными критерия- ми являются:

• функциональная полнота,

• готовность руководства к реорганизации бизнес-процессов.