Теоретичні відомості

Декілька клітинок робочої таблиці, які мають суміжні сторо­ни, утворюють діапазон клітинок.

Діапазони мають прямокутну форму і описуються адресами двох діагонально-протилежних клітинок. Наприклад:

• А1:СЗ — прямокутний діапазон;

• А1:А9 — діапазон-стовбець;

• А1:Е1 — діапазон-рядок.

Щоб виокремити діапазон, треба клацнути у лівому верхньо­му куті і, не відпускаючи клавіші перемістити білий хрестопо­дібний курсор у правий нижній кут, відпустити клавішу. Щоб відмовитися від вибору, достатньо клацнути за межами діапазону.

Щоб виокремити несуміжні діапазони треба користуватися клавішею Ctrl. Наприклад, щоб виокремити два несуміжні стовпці-діапазони, потрібно клацнути на їхніх назвах в режимі натиснутої клавіші Ctrl.

Діапазонам можна надавати назви і ці назви замість виразів типу А1:А9. Програма сама дає назви діапазонам, якщо вона може їх одночасно розпізнати.

Як відомо, для виконання обчислень використовують формули. Формула має вигляд =вираз. Розглянемо правила утворення виразів. Пріоритети виконання операцій у виразах такі як в елементарній математиці. Наведемо їх у спадному порядку:

Пріоритет Операції Пояснення

1 ( ) операції в дужках, аргументи функцій:

2 sin, cos тощо математичні та інші функції;

3 - унарний мінус;

4 % відсотки;

5 ^ піднесення до степеня (-5^2=25);

6 * або / множення або ділення;

7 + або - додавання або віднімання;

8 & об'єднання текстів;

9 =,<, >, >= операції порівняння.

Стандартних функцій є декілька категорій:

• математичні — sin, cos, exp, In, abs, atan, sqrt тощо, а також функції для роботи з матрицями;

• статистичні — СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ тощо (розглядаємо російськомовну версію програми);

• логічні;

• фінансові;

• для роботи з датами, текстами та інші.

Функції можуть бути визначені над числами, адресами клітинок, адресами (назвами) діапазонів і їхніми списками. Елементи списку записують через розділювач, який визначається операцій­ною системою: кому, якщо в числах використовується десяткова крапка, або крапку з комою, наприклад так,

=СУММ (А1; В6:С8; 20).

Оскільки суми обчислюють найчастіше, на панелі керування є кнопка Автосума ∑. Нею користуються так: виокремлюють клітинку під стовпцем чи праворуч від рядка з даними і клацають на кнопці Автосума - отримують потрібну суму (числових даних з відповід­ного стовпця чи рядка).

Дії над елементами ЕТ (виокремленими клітинками, стовп­цями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують команда­ми контекстного чи основного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів.

Наприклад, у разі потреби в таблицю вставляють порожні рядки чи стовпці або вилучають їх командами: Редагувати → Вставити або Вилучити.

У виокремлену клітинку можна вставити примітку, яка по­яснює її призначення, командою Вставити → Примітка, а вилу­чити командою Редагувати → ОЧИСТИТИ (або засобами контекст­ного меню).

Розглянемо ще один спосіб швидкого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користу­вача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо. Список користувач спочатку створює командами Сервіс → Параметри → Закладка СПИСКИ → НОВИЙ СПИСОК → Вводить елементи списку через кому або натискаючи на клавішу вводу → Додати → ОК. Список використовують так: перший елемент списку вводять у деяку клітинку, перетягують її маркер копіюван­ня - відбувається автозаповнення таблиці елементами списку.

ЕТ можна використовувати як базу даних. Розглянемо типові дії, які можна виконувати з даними: 1) впорядковувати рядки за зростанням чи спаданням значень у деякому стовпці; 2) шукати дані за деяким критерієм. Стовпець з даними тут називають полем.

Впорядкування. Спочатку вибирають частину таблиці з дани­ми і назвами полів або всю таблицю (без заголовка таблиці і рядків з підсумками). Сортування виконують командою Дані → Сорту­вати, отримують список назв полів, де вибирають потрібну назву, наприклад Місто, і задають порядок сортування: за зростанням чи спаданням — отримують таблицю, де рядки будуть впорядко­вані в алфавітному чи зворотному порядку назв міст.

Пошук даних називають інакше фільтруванням даних. Спо­чатку вибирають рядок, що містить назви стовпців, і виконують команду Дані → Фільтр → Автофільтр. Клітинки з назвами стовпців стають списками з кнопками розгортання. Розгортають потрібний список, наприклад Січень, вибирають у списку значен­ня Умова — відкриється вікно конструктора умов, у якому є зручні засоби для формулювання критерію пошуку по стовпцю Січень, наприклад такого: більше 500000 і менше 2000000, натискають на ОК і на екрані отримують результати пошуку — рядки таблиці з містами, де показник діяльності фірми у січні задовольняв даному критерію. Щоб відновити на екрані таблицю, виконують команду Дані → Фільтр → Показати все.

Якщо треба побудувати складний критерій на базі назв де­кількох стовпців, то використовують команду Дані → Фільтр → Розширений фільтр, яку в цій роботі не використовуватимемо, оскільки її можна замінити виконанням команди Автофільтр декілька разів.

Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення кращих, гірших, сумарних, середніх показників діяльності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці сортують з метою групування (розташування поруч) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до впорядкованої таблиці, застосовують команду Дані → Підсумки, де задають: 1) назву поля, що містить об'єкти, для яких створюють підсумки, наприклад Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максиму, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо.

Географічна карта. Розглянемо правила нанесення даних на географічну карту. Перш за все дані потрійно виокремити разом з назвами полів. Тексти типу назв країн мають бути виконані російською мовою або англійською залежно від версії програми. Тепер треба клацнути на кнопці стандартної панелі з зображен­ням глобуса, після цього на робочій сторінці в тому місці, де хочемо розташувати карту, і, не відпускаючи лівої клавіші миші, окреслюємо прямокутник, в якому розміститься географічна карта. В отриманому діалоговому вікні потрібно уточнити тип карти: Європа, Росія, Україна тощо. Отримаємо карту, панелі інструментів і панель оформлення карти, яка називається Елемент Microsoft Map. Числові дані на карті можна зображати, використовуючи або сірими (різної інтенсивності) заливками території, покриттям території країн крапками, пропорційними символами, круговими чи стовпчиковими діаграмами. Для цього перетягують кнопку формату, що є зліва у панелі оформлення карти, в робоче поле, а кнопку з назвою числового поля, наприклад Січень, перетягують сюди зверху. За допомогою кнопок панелі інструментів та команди Карта на карту можна вивести підписи до об’єктів (назви держав, міст тощо), різні тексти, карту автомобільних доріг, географічну сітку, різні позначки-прапорці тощо.