2. Введення і редагування даних. Форматування клітинок і діапазонів.
Дані вводяться в активну комірку. В Excel можна оперувати з даними різної природи. У загальному випадку всі дані можна задавати в текстовому вигляді, не відрізняючи їх між собою. Але переваги складаються саме в тім, що залежно від типу можна проводити відповідні обчислення за групами даних. Для цього задається формат комірки чи групи комірок, який відбиває тип даних, що вводяться чи обчислюються.
Для форматування спочатку необхідно виділити комірки. Окремі комірки таблиці виділяються автоматично за допомогою покажчика миші. Щоб перевести покажчик у задану комірку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші чи використовувати клавіші керування курсором. Для виділення декількох комірок потрібно клацнути на початку області, що виділяється (лівий верхній кут) і , утримуючи кнопку миші натиснутої, переміщати покажчик у кінець області (правий нижній кут). Для виділення всього стовпця досить натиснути ліву кнопку миші, коли покажчик знаходиться вгорі на сірому полі номера стовпця. Аналогічно, для виділення рядка – на сірому полі номера рядка. Виділення за допомогою клавіатури робиться клавішами зі стрілками при натиснутій клавіші <Shift>. Щоб відмінити виділення області, можна просто клацнути на невиділеній комірці.
Блок чи кілька блоків, що містять більше однієї комірки, називається діапазонами. Посилання діапазону складаються з адреси комірки, розташованої в лівому верхньому куті прямокутного блоку комірок, і адреси комірки в правому нижньому куті цього блоку, розділені двокрапкою. Наприклад, D5:G11. діапазон може складатися і з декількох блоків. Для виділення багато блокового діапазону слід спочатку виділити перший діапазон, а потім, утримуючи клавішу <Ctrl>, виділити наступний. При присвоюванні назви діапазону слід включати в його кінець порожній рядок чи стовпчик, якщо надалі буде необхідність вводити новий рядок чи стовпець і включати його до складу діапазону. Тоді Excel автоматично включить новий рядок чи стовпець в діапазон.
Форматування комірок можна провести кількома способами. Найбільш повно це можна зробити викликом контекстного меню, натиснувши праву кнопку миші. Вибір пункту формат ячеек відкриває вікно з набором закладок для форматування (рис.18). на вкладці Число в поле Числовые форматы необхідно вибрати пропонований формат. У віконцях праворуч робиться вибір типу формату й уточнюється, наприклад, число знаків, вигляд дробу чи інший параметр. Найбільше часто вживаються текстовий формат, формати чисел, дати і часу.
рис.18. Вікно “Формат ячеек” з набором закладок
При введені тексту і чисел за умовчуванням текст вирівнюється по лівому краю, в числа – по правому. Можна змінити цей порядок. На вкладці Выравнивание (рис 19.) для виділеної комірки пропонується вибір різних способів розташування даних в комірки. Мається можливість розташовувати текст під довільним кутом.
рис 19. Вигляд закладки “Выравнивание”
Умовне форматування. Для більш надійного контролю за вмістом аркуша можна використовувати умовне форматування, яке дає змогу висвічувати комірки, що відповідають визначеним критеріям. Наприклад, можна зробити так, щоб вміст комірки відображався червоним кольором, якщо числове значення в ньому перевищить 100. для застосування цього типу форматування треба виділити комірку і потім виконати команду Условное форматирование з меню Формат. При цьому в другому списку, що розкривається, слід вибрати умову та у відповідних текстових полях ввести умовні параметри. Потім треба натиснути кнопку “ Формат”, вибрати вид виводу комірки і двічі клацнути ОК. При введені чи при обчисленнях занесення в комірку числа, що відповідає встановленій умові, змусить комірку прийняти вид, занесений після натискання кнопки “ Формат”. Для видалення умовного форматування треба спочатку виділити комірки і потім виконати Формат – Условное форматирование – Удалить - ОК.
За умовчанням границі між комірками не видимі, й комірки мають білий фон. Для наочності можна для комірки чи групи комірок змінити зовнішній вигляд, зробивши границі комірок видимими лініями й пофарбувати у визначений колір. Для цього на вкладці Граница вибирається варіант граничної лінії, а на вкладці Вид – колір заливки.
Дані, вводяться в комірку, оформляються шрифтом і кольором за умовчанням. Для зміни їх треба відкрити вкладку Шрифт. Тут вибирається вид шрифту, його розмір, колір та інші параметри.
Для прискорення роботи у вікні звичайно розташовують панель Форматирование.
Багато дій з форматування клітинки можна виконати з її допомогою, зокрема: вибрати шрифт, вирівнювання, деякі формати чисел, лінії границі і колір фону комірок.