3.Довідково-інформаційні документи.

До довідково-інформаційних документів належать: акт, відгук, довідка, за-писка, звіт, огляд, оголошення, план роботи, клопотання, подання, прото-кол, витяг з протоколу, службовий лист, службова телеграма, факс, телефонограма.

Акт – це документ правової чинності, складений однією або кількома особами на підтвердження певних подій чи фактів.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т.ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання;

4.Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей;

5.Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія;

6.Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП);

7.Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відпо­відальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову спра-ву.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

Вступна частина

1. Автор документа з підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п.2, в іншому разі - посередині),

2. Затвердження – посада, підпис, розшифрування підпису дата (праворуч),

3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи),

4. Місце укладання (праворуч),

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер,

6. Заголовок («про…»).

Констатуюча частина

7.Текст:

- підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва уста­нови, відомства, дата);

- якщо акт укладено комісією, то замість слова «Присутні» пишуть: «Голова комісії», потім – «Члени комісії» з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прі-звищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськи-ми цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують їх);

- виклад мети й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установ-лених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання;

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок);

10. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифру-вання підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівни­кові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайо­мився.

Відгук – документ, який містить думку, критичний аналіз і висновки органі-зації чи фахівця щодо певної розглянутої праці, обсягу робіт, творів, дій тощо.

Реквізити:

1. Назва документа,

2. Заголовок, який містить:

- назву роботи, твору тощо, тему, посаду, статус, місце роботи або навчання автора його прізвище, ім’я та ім’я по батькові;

- повну назву установи й структурного підрозділу (для відгуку на колективну роботу);

3.Текст, який містить:

- загальну характеристику теми, проблеми, роботи, яка є предметом аналізу, та її актуальність;

- коло проблем та місце розглядуваної роботи, теми в певній науковій системі;

- стислий виклад основних положень або окремих питань роботи;

- висновки, критичні зауваження, оцінку з аналітичним обґрунтуванням кожного спірного чи сумнівного моменту;

4. Посада, підпис та розшифрування підпису особи, яка укладала документ;

5.Дата укладання.

6.Посада, підпис та розшифрування підпису офіційної особи, яка завірила підпис укладача;

7. Дата завіряння;

8.Печатка (якщо треба).

Довідка - це документ інформаційного характеру, що містить опис та під­твердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обс­та­вин діяльності закладів, установ, підприємств.

Довідки є особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного струк­турного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової до­відки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрун­товного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використову-ються бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, мо-жуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої орга-нізації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на роз-гляд до колеґіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат – посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі.

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині).

7. Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

- прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка (у Н. відмінку);

- статус; спеціальність; класність; розряд; посада; звання та ін.;

- місце проживання, площа помешкання, вигоди та ін. (якщо потрібно);

- розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

- назва установи, закладу, до яких подається довідка.

У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: “Цим повідомляємо…”, Пред’явник цього…”, “…дійсно проживає…”, “…справді працює…”, “…зараз навчається…” та ін.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис

11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).

Службові записки.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1.За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає.

Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2.За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція – документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівника. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій)

Реквізити:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається за-писка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій по-дається записка, у Д.в.

3. Адресант – посада, назва підрозділу дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я, та ім’я по батькові особи, яка подає записку, у Р.в.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про…»).

6.Текст – може поділятися на такі частини:

а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову – арґументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясу-вання певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішен-ня, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є)із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п.3) – ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – праворуч та розшиф-рування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п.1) – цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника керівної організа-ції або ж із власно ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам.

Пояснювальна записка може бути:

1.Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого доку-мента (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми та ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й пе-релік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне при-значення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2.Документом особистого характеру, у якому арґументовано й доказово пояс-нюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фак-тів, провин та ін.

Звіт – документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяль-ності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівником структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньо-організаційна звітність менш реґламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

-«про роботу атестаційної комісії»; »про роботу відділу…»; »про педагогічну (виробничу) практику…» тощо;

-термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І кварта 2002 р. тощо);

-статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

-прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдоско-налення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

- службова (доповідна, пояснювальна) записка;

- довідкові матеріали;

- квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінан-сової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовніш-ніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Оголошення – це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні – оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні – оголошення про навчання роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широ-ким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-якого оголошення повинен бути лаконічним, конкретним і міс-тити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рек-ламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

- службові – підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, аґентств тощо;

- особисті – приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2.Текст, що містить:

- дату;

- час;

- адресу місця проведення;

- організатора (відповідального);

- порядок денний (зміст) заходу;

- коло осіб, яких запрошено;

- умови входу (вільний чи платний);

- способи проїзду (для зовнішніх).

3.Назва структурного підрозділу чи колеґіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

План роботи – це документ, що встановлює точний і чіткий перелік наміче-них заходів для їхнього подальшого виконання. Він має такі складові частини: послідовність обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівника і конкретних виконавців (відповідальний за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту, плани роботи можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми тощо. Розрізняють такі групи планів:

а) річні (календарний, фінансовий, навчальний);

б) піврічні (семестрові);

в) квартальні (четвертні);

г) місячні;

д) декадні;

ж) тижневі:

е) добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призна-ченням плану:

1. Ґриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6. Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7. Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

9. Посада, прізвищ та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх про-ведення, а індивідуальні – ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, ме­ту й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У про­то­колі занотовують склад присутніх і відсутніх зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів – об’єк­тивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, держав­них, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяються на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “Слухали:”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “Ухвалили:”).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання до­по­відача та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у який дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова “Протокол”).

2. Дата проведення заходу, засідання та ін. (ліворуч) (якщо засідання (збори, конференція) триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назви заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена позачергова нарада тощо).

5. Назва установи, організації закладу чи їхнього структурного підрозділу де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори..

7. Посада, прізвище та ініціали особи яка укладає протокол

8. Склад учасників заходу зазначається за таким принципом:

• посада (у протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не зазначають), звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених, членів президії (якщо є);

• якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб то вказують прізвище та ініціали всіх учасників (за абеткою);

• якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист (укладений за абеткою).

9. Відсутніх і причини відсутності зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутніх більше 10 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н.в., зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “Слухали:”, ”Виступили:”, ”Ухвалили:” (ці слова подають із нового рядка великими літерами):

• після римської цифри на позначення розділу(питання) в одному рядку пи­шуть “Слухали:”;

• прізвище, ініціали та посада чи статус доповідача пишуть із нового рядка в Н.в. й підкреслюють. Далі в тому ж рядку, після тире, викладають зміст до­по­ві­ді у формі прямої мови. У стислих і повних протоколах зазначають “Текст доповіді додається”.

• нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного і стено­гра­фіч­ного протоколу);

• розділ “Виступили:” (без цифри перед ним) оформляють аналогічно по­пе­редньому. Арабськими цифрами зазначають порядок виступаючих, якщо їх більше одного;

• розділ “Ухвалили:” оформляють аналогічно попередньому розділу. Різні за характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з но­­вого рядка. У цьому розділі повністю фіксується прийняте рішення, яке може скла­датися з одного чи декількох пунктів, або з констатуючої частини та резолюції.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примір­ників.

13. Посада керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшиф­рування (праворуч).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Вислів “протокольна точність” відображає суть даного документа з обо­в’­я­з­­ковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін в усіх роз­ділах і пунктах протоколу.

Збори та конференції, на яких проводяться вибори таємним голосуванням, вимагають укладання окремих протоколів лічильної комісії.

У першому протоколі зазначають склад комісії, а у другому – результати го­ло­сування та список осіб, які не брали в ньому участі. Результати голо­су­ван­ня за кожну кандидатуру записують окремо (скільки – за, скільки – проти, скільки - утрималося).

У протоколах зборів, конференцій або з’їздів, де для ухвалення рішень по­тріб­ний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх).

Витяг з протоколу – один із найпоширеніших видів документації. Він є ко­рот­кою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається органіщаціям, установам на їх письмовий запит У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав ориґінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9. Дата укладання витягу.

Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інфор­м­а­­цією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Службові листи (офіційна документація).

Є два види офіційної кореспонденції:

1. офіційне листування міждержавних установ чи іноземних підприємництв у дипломатичній практиці;

2. ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер для ді­ло­вих контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для пи­сем­ного спілкування й оперативного управління процесами діяльності орга­ні­зацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побу­дови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вико­рис­тання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкрет­ними обставинами справи.

Вступ має істити вклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з навеленням фактів, цифрових даних і логічних вис­новків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питан­ня й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і необхідним струк­турним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попере­джен­ня, листи-розпорядження, листи-нагадування, листи-відмови, листи-подя­ки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супро­від­ні, ґаран­тійні, рекламні рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть йо­го від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишучи чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити:

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).

2. Номер і дата листа.

3. Назва установи-адресата.

1. Текст, що складається з двох частин:

• опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

• висновки та пропозиції.

Відмітка про наявність додатка.

5. Підпис керівника оргнізації.

2. Печатка.

Факс – це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою теле-комунікативного зв’язку та принтера.

Обов’язкові реквізити:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4.Дата відправлення.

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Факс – це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.