5. Особисті офіційні документи.

До особистих офіційних документів належать: заява, доручення, розписка, посвідчення.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм пра-ва (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захи-щають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

-особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

- службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1.Зовнішіні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих).

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підпри-ємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1.Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прі-звище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д.в., чер-гуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у(-ю).

2.Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р.в. (без крапки в кінці останнього слова).

3.Назва документа.

4.Текст (з великої літери, з абзацу).

5.Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи ваго-мості аргументації.

6.Дата написання (ліворуч).

7.Підпис адресанта (праворуч).

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання.

Доручення (довіреність) – це документ (письмове уповноваження), за яким приватна особа чи організація надає право (повноваження) іншій привітній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридичні значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку фор-мату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов’язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної особи.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

- разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-ма-теріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати пенсії, пошто-вого переказу, посилки й т. ін.);

- спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківсь-ких операцій у межах певного терміну і т. ін.);

- генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов’язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим май-ном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції представ-ницьких функцій у суді й т. ін. з правом передоручення третій особі).

Термін її доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й літерами (генеральне, загальне)

Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Як-що термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення же може вбудь-який час його ска-сувати, а особа якій доручення видано, - відмовитися від нього. Угода про від-мову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Тест особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов’язково слід зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Місце укладання, число, місяць, рік – для генерального доручення (літерами й без скорочень).

3.Прізвище, ім’я та ім0’я по батькові довірителя.

4.Домашня адреса довірителя (для генерального доручення).

5.Прізвище, ім’я та ім0’я по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення.

6.Зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа.

7.Термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального й генерального – літерами.

8.Підпис довірителя (праворуч).

9.Дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами.

10.Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підпри-ємством, де він працює, закладом, навчається, ЖЕК за місцем проживання, або будь-якою нотаріальною конторою.

11.Посада, назва установи закладу, підпис ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач.

12.Запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення).

13.Номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення)і

14.Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

15.Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генеральног8о доручення – літерами (ліворуч).

Примітка: Усі вільні місця, графи доручення закреслюються, щоб не можна було нічого дописати.

Розписка – це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації , закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання.

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи – для службового варіанта) того, кому дається розписка.

4.Конкретне завдання, у чому дано розписку.:

- точне найменування матеріальних цінностей, документів та ін.;

-стан (нові, були в користуванні, у робочому стані);

-кількість, вага, вартість, розмір, сума зазначаються цифрами, а в дужках – словами.

5.У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності.

6.Дата укладання (ліворуч).

7.Підпис укладача (праворуч).

8.У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керів-ником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою.

9.Дата засвідчення (ліворуч).

10.Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

11.Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

Посвідчення – це документ, що підтверджує достовірність певного факту, за­свідчує особу людини, підтверджує наявність у неї тих чи інших повно­важень, її право здійснювати певні службові дії.

У посвідченні мають бути такі реквізити і відомості:

1. Кутовий штамп установи, організації, підприємства.

2. Заголовок (Посвідчення).

3. Ким і кому видано.

4. Для чого (з якою метою).

5. На підставі чого видано (дата, номер, назва документа).

6. Текст посвідчення.

7. Підписи двох вдповідальних осіб (керівника й секретаря) та печатка уста­нови (без них посвідчення не дійсне).

В особливо важливих посвідченнях вказуються також права, обов’язки або коло завдань, якими займається уповноважена особа.

В особистому посвідченні має бути фотокартка службової особи; в ньому обов’язково вказується строк дії (в разі звільнення з роботи посвідчення має бути повернуте).

Посвідчення про відрядження є документом, який посвідчує особу і посаду того, хто виконує службове доручення, а також місце й строки його виконання. Оформляється воно кутовим штампом, печаткою та підписом керівника установи.

На зворотному боці посвідчення про відрядження роблять позначки про ви­буття та прибуття в пункти відрядження. Перші та останні позначки роблять службові особи своєї організації перед від’їздом і після повернення, інші – службові особи тих організацій, куди працівник був відряджений (у кожному пункті відрядження).

Службова особа не пізніше ніж через три дні після повернення з відрядження зобов’язана подати письмовий звіт (доповідну записку) про результати відря­дження й авансовий звіт про витрачені кошти. Доцільно конструювати бланк по­свідчення про відрядження так, щоб у ньому містився і авансовий звіт особи, що відряджається (це зменшує кількість паперів і полегшує облік).

Спеціалізована документація.

До спеціалізованої документації відносимо: реєстрацію у службі зайня­тос­ті, реєстрація підприємницької діяльності, документи з господарсько-до­го­вірної діяльності, договори щодо створення нових форм господарювання, доку­менти банківської діяльності, документи з господарсько-претензійної діяль­нос­ті, обліково-фінансові документи.

Документальне оформлення трудової зайнятості: реєстрація у службі зайня­тос­ті, реєстрація підприємницької діяльності.

Документи з господарсько-до­го­вірної діяльності: договір, договір поставки, договір на обслуговування, договір підряду, договір про матеріальну від­повідальність, договір про спільну діяльність, договір оренди обладнання, до­говір про рекламу, видавничий договір.

Договір – це документ, який фіксує угоду двох чи кількох організацій (під­при­­ємств) або інших юридичних осіб про встановлення. Зміну чи припинення вза­­ємо­відносин. У договорі повинні бути такі реквізити:

1. Заголовок.

2. Зазначення дати й місця його укладання.

3. Повна й точна назва сторін, їхніх представників і повноважень, на підставі яких вони діють.

4. Предмет договору.

5. Кількісні та якісні показники.

6. Строки виконання договору (загальний і за окремими роботами).

7. Ціна робіт (пропозицій) і загальна сума, на яку складається договір.

8. Порядок кількісного та якісного приймання робіт (продукції).

9. Порядок розрахунків між сторонами.

9. Майнова відповідальність

10. Порядок і місце розв’язання спорів.

12. Номер рахунків кожної сторони у відділеннях Держбанку.

13. Юридичні адреси сторін.

14. Власноручні підписи сторін.

15. Печатка установи або обох установ, які укладають договір.

Кожен договір повинен за своїм змістом і формою відповідати законові. По­ру­шення цього правила робить договір недійсним і тягне за собою від­по­ві­дальність службових осіб, які допустили його укладання. Це стосується й нота­рі­ального засвідчення окремих видів договорів (обов’язковим є, наприклад, за­свід­ченням договору про купівлю-продаж будівель).

Примітка. Звичайно установи, організації й підприємства мають бланки для укладання договорів.

При укладанні договорів між приватними особами вони пишуться від руки або друкуються. Тоді форма їх викладу повинна задовольнити такі вимоги: за­го­ловок пишеться зверху посередині аркуша, в наступному рядку – місце на­пи­сання й дата. Далі називаються сторони (їх прізвища, імена та по батькові пов­ніс­тю). Зміст договору викладають окремими пунктами, які звичайно нуме­ру­ють арабськими цифрами (в межах пунктів – буквами алфавіту). Останнім пунк­­том позначають адреси сторін. Підписи обов’язково розшифровують.

Договори щодо створення нових форм господарювання: асоціація, комер­цій­ний банк, мале підприємство, орендне підприємство, приватизація держпід­при­ємства.

Банк – кредитно-фінансова установа, яка залучає й нагромаджує вільні кош­ти підприємств та організацій (усіх видів власності), населення (пасивні опера­ції), а також здійснює емісію грошей (випуск їх в обіг), випуск цінних паперів, кредитування народного господарства й населення, надання різноманітних позик на умовах платності, зворотності й терміновості (активні операції).

Доку­менти банківської діяльності: договір на здійснення кредитно-розра­хункового обслуговування, договір про депозитний вклад, кредитний договір, договір про спільну діяльність, лізингова угода, договір про пайовий внесок.

Лізинг – довгострокова оренда основних фондів. Лізингові компанії закупо­вують устаткування, щоб здавати його в оренду.

Комерційний кредит – кредит, наданий у товарній формі продавцями покупцям у вигляді відстрочки платежу за проданий товар.

Банківський кредит – кредит, що надається франками, спеціальними кре­дит­но-фінансовими установами функціонуючим підприємцям та іншим позичаль­ни­кам у вигляді грошових позик.

Платіжний баланс – співвідношення платежів, які надійшли в дану країну із-за кордону, і платежів, здійснених нею за кордоном протягом певного періоду часу.

Платіжні угоди – міждержавні угоди, які регулюють організацію розрахунків і платежів між двома чи кількома країнами.

Аудиторська служба – організація (чи окремі посадові особи), які перевіря­ють стан фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій).

Приватизація – перехід державної власності у власність приватних осіб.

Пролонгація – продовження строку дії угоди, позички, векселя тощо.

Ав-аль – банківська гарантія, що передається у формі підпису на лицьовій стороні векселя.

Ав-ізо – у банківській, комерційній практиці офіційне повідомлення про виконання розрахункової операції.

Ажіо – відхилення курсу грошових знаків, векселів та інших цінних паперів від номінальної вартості їх або паритету в бік перевищення.

Аквіз-итор – аґент транспортних або страхових організацій, в обов’язки якого входить залучення нових вантажів або страхувань.

Акц-епт – застосовується як форма розрахунків за товари, що поставля­ють­ся, і надані послуги у внутрішньому й міжнародному товарно-грошовому обо­ро­ті; здійснюється за допомогою кредитно-банківських установ.

Альп-арі – відповідність ринкового (біржового) курсу валюти, цінних паперів, векселів їхньому номіналові.

Ануїт-ет – вид державної позики, з якої кредитор періодично одержує пев­ний прибуток що встановлюється з розрахунком на поступову сплату боргу й про­центів з нього.

Б-анко – ціна або курс, за яким банк продає і купує цінні папери.

Б-есса – зниження курсу цінних паперів.

Дебіт-ор – боржник (юридична чи фізична особа), що має грошову заборго­ва­ність підприємству, організації, установі.

Диспон-ент – уповноважений у справах фірми.

Ем-ісія – випуск в обіг банківських і скарбничих білетів, грошей цінних паперів.

Жир-ант – особа, яка робить на звороті векселя або чека передатний напис.

Жир-ат – особа, на яку жирант переказує вексель або чек.

К-амбіо – вексель, позиковий лист.

Камб-іст – торговець векселями; калькулятор вексельних арбітражних обчислень.

М-енеджер – керівник, директор, завідуючий, адміністратор, найманий про­фесійний управляючий, що не є власником фірми.

Пагам-ент – плата готівкою.

Рантьє – власник цінних паперів, які одержують проценти і живуть на ці доходи; в продуктивній праці не беруть участі безпосередньо.

Реконверсія – переведення воєнної промисловості на виробництво цивіль­ної продукції.

Ремітент – особа, на яку виписано вексель (тратту) має бути сплачена певна сума грошей за цим векселем.

Рецепісса – розписка в одержанні товару.

Своп – банківська операція з обміну валют.

Трасант – особа, яка видає тратту, тобто переводить свій платіж на іншу особу.

Трасат – особа, яка має сплатити за переказаним векселем.

Тратта – переказний вексель переважно в міжнародних розрахунках.

Трейдер – представник брокера в торговельній зоні біржі; приймає замовлення від імені фірми на продаж і купівлю.

Ультимо – у біржовій термінології остання дата виконання певної угоди.

Факс-иміле – кліше-печатка для відтворення власноручного підпису.

Фактотум – довірена особа, яка виконує доручені завдання.

Фікс – установлена ціна на товари; точно визначена сума винагороди.

Фіск – державна скарбниця.

Дискаунт – підприємство роздрібної торгівлі, діяльність якого спрямована на зниження затрат обігу і цін на товари.

Пабліситі – комерційно сприятливі повідомлення, презентації або матеріали про товари, послуги, фірми, що передаються за допомогою засобів масової інформації.

Складан – заголовок рекламного послання.

Франчійзі дрібний підприємець, який відкриває свою справу під керівни-цтвом франчейзера (велика торговельна або промислова фірма).

Гіффіна товари – товари (найчастіше маловартісні), попит на які за певних об­ставин зростає при підвищенні їхньої ціни (а не знижується як слід було б чекати).

Декорт – зниження ціни товару за дострокову його оплату. Використову­єть­ся також у разі, коли товар виявляється нижчої якості (або іншого зразка), ніж це було передбачено угодою.

Депорт – плата за надання права відстрочки ліквідації укладеної угоди до на­ступ­ного ліквідаційного терміну. Вартість цієї форми відстрочки дорівнює різ­ни­ці, сплачуваній дилерові, плюс нові комісійні, які належать брокеру.

Жиро – передатний напис на векселі, чеку розпорядженні клієнтові банку про перерахування суми на рахунок третьої особи.

Консюмеризм – організований рух громадян і державних органів за роз-ширення прав та впливу покупців щодо продавців.

Лот – партія товару. Термін широко використовується на публічних торгах. Про­­понований до продажу товар розбивається на лоти з одного або набору одно­рідних за якістю предметів.

Ф’ючерна угода – термінова угода, яка передбачає купівлю-продаж права на товар з поставкою у майбутньому. При цьому партнери не розраховують пере­дати один одному цінності, які купуються або подаються. Мета угоди – одер­жан­ня різниці в ціні за період між укладанням контракту і його виконанням. Че­рез те ф’ючерний контракт не може бути ліквідований. Його анулювання мож­ли­ве лише в разі підписання протилежної угоди або повної поставки реального товару в зазначені терміни.

Джобер – дилер Лондонської фондової біржі. На відміну від дилерів біль­шос­­ті фірм не має права укладати угоди безпосередньо з клієнтами поза бір­жею. Домовляється тільки з маклерами і за свій рахунок.

Документи з господарсько-претензійної діяль­нос­ті.

Різновидом заяв також є позовні заяви, які подають до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:

а) назва суду;

б) прізвище, ім’я та ім’я по батькові позивача, відповідача та їх домашня адреса або місце проживання;

в) назва документа;

г) зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов’язки та вимоги позивача; арґументовані (документальні) докази, що підтверджують позов ;

д) дата;

е) підпис позивача.

Змістом інших позовних заяв до суду є заяви щодо відшкодування збитків, завданих унаслідок ДТП, пограбування, завдавання шкоди, незаконного засу­дження або затримання, захист честі, гідності та репутації позивача, оскар­ження неправомірних дій органів, підприємств чи службових осіб, доведення і встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на втрачені документи, майно, цінності тощо.

Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвище очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо – залежно від змісту заяви є обов’язковими посилання на відповідні статті ЦК чи КПК України.

Додатком до позовної заяви можуть висновки експертів, ориґінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заро­бітну плату тощо.

Обліково-фінансові документи: акт, відмова від акцепту, відомість, ґаран­тійні листи, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, рахунок в банку, документ користувача чековою книжкою, платіжне доручення, податкові доку­менти.

Заявка – документ, який використовується при купівлі валюти на міжбан­ків­ській валютній біржі.

Відомість – це різновид документа, який найчастіше використовується в бух­галтерській справі, в банківській системі та ін.

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Гарантійний лист – укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов і адресуються організації чи окремій установі. На відміну від біль­шос­ті листів, гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому випадку, коли га­ран­тійний лист адресований певній організації або підприємству. Як правило, га­рантуватися може оплата праці за виконану роботу, строки її виконання, жит­ло­ва площа, робота за фахом, якість виконання робіт. Крім свого юридичного зна­чення, гарантійний лист виконує також моральну функцію. Стиль його ви­кладу повинен відбивати характер етичних норм, які складаються, з одного боку, між підприємством і окремою особою, а з другого - між підприємством і різними організаціями. Цінність такого листа зростає, якщо в ньому в стри-маній формі висловлене доброзичливе ставлення організації чи установи до особи, якій його адресовано, або готовність підтримати цю особу, підприємство чи організацію.

Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання. У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються ґарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Квитанція – це документ, який видається установами, організаціями, під­при­ємствами на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і гро­шових засобів.

Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини і тексту. У тексті кви­танції обов’язково вказується:

• від кого прийнято (назва установи або приватної особи);

• за що прийнято;

• яка сума;

• на підставі якого документа (його назва, дата, номер);

• коли прийнято (число, місяць, рік);

• штамп касира про одержання грошей;

• підпис касира.

Цей документ має важливе громадянське і побутове значення: квитанції вида­ють і одержують, коли сплачують установі гроші за певні цінності, матеріали, устаткування або виконану роботу; коли пересилають гроші приватній особі та ін.

Накладна – це документ, який оформляє прийом і відправку вантажів, пере­мі­щення або відпуск матеріальних цінностей. У накладній повинні бути такі реквізити:

1. Назва: зверху посередині великими літерами НАКЛАДНА № … від … (дата).

2. Кому видана (найменування установи або приватної особи, прізвище, ім’я, по батькові).

3. Від кого (найменування установи або штамп установи з найменуваннями її, адресою, телефоном, поточним рахунком).

4 На підставі чого видана накладна.

5. Позначення кожної графи (назви предметів обладнання, кількість цих пред­метів, вартість, сума вартості, підсумковий запис).

6. Підпис керівника установи й бухгалтера (або рахівника).

7. Дата.

8. Хто видав.

9. Хто одержав.

10. Печатка або штамп установи.

У зв’язку з розширенням мережі комерційних банків з’являються нові види ділових паперів. Зокрема, широко використовуються заяви про відкриття рахунків.