2.1.2 Створення нової книги

1. В меню «Файл» (File) виберіть команду «Создать» (New).

2. Щоб створити нову, порожню книгу, виберіть вкладку «Общие» (General), потім вкажіть значок необхідної книги.

3. Щоб створити книгу на основі існуючого шаблона, виберіть вкладку «Решения» (Spreadsheet Solutions), потім укажіть значок необхідного шаблона.

Примітка. Щоб створити нову, порожню книгу, натисніть кнопку .

2.1.2.1 Відкриття існуючої робочої книги

Вікно для відкриття існуючої робочої книги зображене на рис. 2.2.

Рисунок 2.2 - Вікно для відкриття існуючої робочої книги

1. Натисніть кнопку .

2. Зі списку «Папка» (Look in) виберіть диск, що містить потрібний документ.

3. У списку «Папка» (Look in) встановіть покажчик на потрібну папку і двічі натисніть кнопку миші. Відкривайте папки доти, поки не відкриєте папку, що містить потрібний документ.

4. Зі списку файлів виберіть ім'я документа.

5. Натисніть кнопку «Открыть» (Open).

Примітки:

1. Щоб відкрити нещодавно використаний документ, виберіть його ім'я зі списку файлів у нижній частині меню «Файл» (File).

2. Для відкриття документа, створеного в іншому додатку, виберіть потрібний формат зі списку «Тип файла» (File type), а потім виберіть документ зі списку файлів і папок. Можна також ввести розширення в поле «Имя файла» (File name). Наприклад, для пошуку файлів, створених у Lotus 1-2-3 версії 4.0, уведіть *.wk4.

2.1.2.2 Введення чисел чи тексту

1. Вкажіть комірку, в яку необхідно ввести дані, і двічі натисніть кнопку миші.

2. Якщо комірка містить дані, вкажіть у ній ту позицію, починаючи з якої буде здійснене введення.

3. Наберіть число чи текст і натисніть клавішу Enter.

При введенні чисел слід пам’ятати таке:

• Числа, що вводяться в комірку, інтерпретуються як константи. Константа - значення в комірці, в якій перший символ відрізняється від знака рівності. Наприклад, дата, число чи текст є константами. Формула чи її результат константами не є.

• У Microsoft Excel число може складатися тільки з таких символів:

2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

• Знаки плюс (+), що стоять перед числом, ігноруються, для поділу цілої й дробової частин десяткового числа використовується кома. Всі інші комбінації, що складаються з цифр і нецифрових символів, інтерпретуються як текст.

• Раціональні дроби необхідно вводити як змішані числа, щоб уникнути їхньої інтерпретації як формату дати; наприклад, вводьте 0 1/2.

• Перед негативним числом необхідно ввести знак мінус (-) чи взяти його в круглі дужки ( ).

• Введені числа вирівнюються в комірці по правому краю. Щоб змінити вирівнювання, використовуйте команду «Ячейка» (Cells)  вкладка «Выравнивание» (Alignment) у меню «Формат» (Format).

• Якщо в комірці використовується універсальний формат, то в Microsoft Excel автоматично призначається правильний формат для введених чисел. Числовий формат визначає зовнішнє представлення числа в комірці. Наприклад, щоб показати наявні в числах заповнюючі нулі, необхідно змінити числовий формат. Щоб змінити числовий формат, використовуйте команду «Ячейка» (Cells)  вкладка «Число» (Number) у меню «Формат» (Format).

• Щоб представити такі числа, як поштові індекси чи заводські номери, як текст, змініть в комірці числовий формат на текстовий. Необхідність такої заміни може виникнути, наприклад, при сортуванні стовпчика даних, що містять сполучення чисел і тексту. Щоб забезпечити правильний порядок сортування, відформатуйте як текст всі комірки в стовпчику. Перед числом можна також поставити апостроф ('). Робити це не рекомендується, але необхідність у такій формі текстового представлення чисел може виникнути при використанні даних Microsoft Excel з іншими додатками.

При введенні тексту слід пам’ятати таке:

• У Microsoft Excel текстом є будь-яка послідовність, що складається з цифр, пробілів і нецифрових символів — наприклад, приведені нижче записи інтерпретуються як текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

• Уведений текст вирівнюється в комірці по лівому краю. Щоб змінити вирівнювання, використовуйте команду «Ячейка» (Cells)  вкладка «Выравнивание» (Alignment) у меню «Формат» (Format). У звичайному режимі в комірці можна побачити тільки ті символи, що вміщуються по ширині стовпчика.

• Щоб показати весь текст, що займає в комірці кілька рядків, встановіть прапорець «Переносить по словам» (Wrap text) на вкладці «Выравнивание» (Alignment)

• Щоб ввести текст у формулу, потрібно взяти символи, що вводяться, у подвійні лапки, наприклад:

• формула ="Підсумки за "&1995 поверне текст “Підсумки за 1995”.

• Щоб почати в комірці новий рядок, натисніть комбінацію клавіш ALT+Enter.