5.7.2 Варіанти завдань
Кожна бригада накладає резолюції на документи створеного потоку і реалізує процес пошуку документів за різними критеріями.
5.7.3 Контрольні запитання
Що таке резолюція?
Хто в організації має право накладати резолюцію?
Чи є резолюція обов’язковою до виконання?
Чи існує можливість редагувати резолюцію у середовищі «Діло 8.0»?
Для чого необхідний пошук документів в базі?
В яких випадках використовується пошук документів по даті реєстрації, а в яких по даті накладання резолюції?
Чи існує можливість в середовищі «Діло 8.0» здійснювати пошук по категорії (групі) документа?
5.8 Лабораторна робота №8
Тема: «Реєстрація відправлених листів у середовищі «Дело8.0»
Мета: студент повинен:
Засвоїти порядок обробки та відправлення вихідної документації.
5.8.1 Порядок виконання роботи
Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.
Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.
Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:
правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;
правильність зазначення адреси кореспондента;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;
наявність на документі позначки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".
Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах – авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.
Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).
Запустити програмний продукт «Документы (DELO)» і обрати пункт меню «Регистрация документов»
В новому діалоговому вікні обрати тип документа – у нашому випадку – «Исходящие письма».
Відкривається основне вікно для реєстрації вихідних листів.
Натискаємо на кнопку і обираємо кореспондента із довідника (рис. 5.20).
Рисунок 5.20 – Вибір кореспондента із довідника
Якщо це новий кореспондент, його спочатку необхідно зареєструвати в довіднику клієнтів. Для цього натискаємо , вводимо всі необхідні дані про кореспондента і натискаємо кнопку «Записать».
Вносимо вихідний номер, відповідального за відправку і, при необхідності, примітку.
7. Натискаємо кнопку «Сохранить» для збереження необхідних змін. Після натиснення даної кнопки у вікні основні поля для запису стануть сірого кольору, що свідчить про те, що вихідний лист був успішно зареєстрований і збережений в базі даних „Дело”. Усі вихідні листи підлягають реєстрації (рис. 5.21).
Після закриття реєстрації листа в вікні зареєстрованих документів можна побачити наш документ.
Рисунок 5.21 – Показ документа, успішно зареєстрованого і збереженого в базі даних