4.2.3 Схема даних
СУБД Access створює схему даних, у якій визначається склад таблиць і запитів, встановлюються зв'язки. Схема даних може включати частину створених таблиць, запитів БД. Схема даних дозволяє автоматично контролювати цілісність даних зв'язаних таблиць, виконувати операції заміни зв'язаних таблиць і видалення зв'язаних записів. На основі схеми даних можна створювати багатотабличні запити, форми, звіти.
Команда меню «Сервис» – «Схема данных» виводить вікно схеми даних і панель інструментів «Связь». За допомогою команди меню «Вид» – «Отобразить таблицу» можна додавати таблиці і запити в схему даних. Одну і ту ж таблицю/запит можна додавати в схему багато разів. При цьому змінюється ім'я таблиці, наприклад, якщо двічі додати таблицю «Виконавці»: перша буде мати назву «Виконавці», друга – «Виконавці1». Видалити таблицю/запит із схеми даних можна за допомогою команди меню «Правка» – «Удалить».
Команда меню «Связи» – «Изменить связь» дозволяє задати властивості зв'язку вказаних таблиць або запитів. Таблиці/запити пов'язані ключами зв'язку – однаковими за форматом і значенням полями. СУБД Access автоматично створює об'єднання таблиць, які мають поля з однаковими іменами, типами даних і значеннями полів, якщо одне з цих полів є первинним ключовим.
У діалоговому вікні «Изменение связей» (рис. 4.9а) натискається кнопка «Новое», з'являється діалогове вікно «Создание» (рис. 4.9б), в якому вибираються ліва і права таблиці/запити, ключі зв'язку – стовпчики лівої і правої таблиць. При натисканні кнопки ОК відбувається повернення у вікно «Изменение связей» (рис. 4.9в), в якому можна вказати складений ключ зв'язку, задати забезпечення цілісності даних, каскадне поновлення зв'язаних полів, каскадне видалення зв'язаних записів і відредагувати тип об'єднання таблиць – кнопка «Объединение» викликає вікно «Параметры объединения» (рис. 4.9г).
Об'єднувати таблиці можна графічним способом. У схемі даних виділяється ключ зв'язку однієї таблиці. При натиснутій кнопці миші він переноситься на поле іншої таблиці, яке зв'язується.
Варіанти об'єднання таблиць:
внутрішнє – виводяться тільки записи пов'язаних таблиць, в яких співпадають значення ключів зв'язку;
ліве зовнішнє – виводяться всі записи таблиці, вказаної в лівій частині зв'язку, і тільки пов'язані з ними записи із таблиці справа;
праве зовнішнє - виводяться всі записи таблиці, вказаної в правій частині зв'язку, і тільки пов'язані з ними записи із таблиці зліва.
-
а)
б)
в)
г)
Рисунок 4.9 - Зв'язки таблиць у схемі даних
Таблиці БД характеризуються логічною структурою даних, яка створюється і редагується в конструкторі таблиць. Таблиці містять дані, що зберігаються на диску.
Таблиці БД підтримують види обробки:
Робота з окремими записами таблиці:
додавання запису – команда меню «Вставка» – «Новая запись»;
введення нового запису без відображення існуючих у таблиці записів, - команда меню «Записи» – «Ввод даных»;
групове коригування значень поля у записах таблиці – команда меню «Правка» – «Заменить» (при встановленому курсорі в полі, яке редагується, треба ввести зразки для пошуку і заміни, рис. 4.10);
видалення записів - команда меню «Правка» – «Удалить запись».
Зміна структури запису таблиці:
видалення стовпчиків – команда меню «Правка» – «Удалить столбец» (відповідні поля видаляються із структури запису таблиці);
додавання нових стовпчиків – команда меню «Вставка» – «Столбец», «Вставка» – «Столбец подстановок» (Мастер подствновок), «Вставка» – «Столбец гиперссылки» (нові стовпчики вставляються у структуру запису таблиці);
зміна імен полів – команда меню «Формат» – «Переименовать столбец»;
виведення підтаблиці – команда меню «Вставка» – «Подтаблица», в діалоговому вікні «Вставка подтаблицы» вибирається відповідна таблиця або запит, вказуються поля зв'язку.
Рисунок 4.10 - Групове коригування значень поля у записах таблиці
Зміна зовнішнього вигляду таблиці:
вибір формату шрифту (тип, вигляд, розмір, колір) – команда меню «Формат» – «Шрифт» (рис. 4.11);
Рисунок 4.11 - Вибір формату шрифту
вибір формату лінії сітки, фону таблиці тощо – команда меню «Формат» – «Режим таблицы» (рис. 4.12);
визначення висоти рядків та ширини стовпчиків – команди меню «Формат» – «Высота строки», «Формат» – «Ширина столбца»;
сховати стовпчики таблиці – команда меню «Формат» – «Скрыть столбцы»;
відобразити сховані стовпчики – команда меню «Формат» – «Отобразить столбцы»;
закріплення стовпчиків на екрані для перегляду таблиць, які містять велику кількість стовпчиків – команда меню «Формат» – «Закрепить столбцы»;
звільнення закріплених стовпчиків - команда меню «Формат» – «Освободить все закрепленные столбцы».
Рисунок 4.12 - Вибір формату лінії сітки, фону таблиці
Вибірка та впорядкування записів таблиці, в тому числі:
сортування записів таблиці за значенням вказаного поля – команда меню «Записи» – «Сортировка»;
фільтрація записів таблиці за заданими умовами.
Результат сортування записів таблиці визначається параметрами, які встановлені в команді меню «Сервис» – «Параметры», вкладка «Общие». Можна вибрати порядок сортування – мова. По замовчуванню встановлений «Обычный порядок».
Фільтри бувають:
звичайні по значенню окремих полів;
фільтри у вигляді запитів – розширені фільтри.
Для встановлення звичайного фільтру для вибору записів треба:
встановити курсор в записі таблиці;
виділити значення в полі, по якому фільтруються записи;
виконати команду меню «Записи» – «Фильтр» – «Фильтр по выделенному».
Команда меню «Записи» – «Фильтр» – «Исключить выделенное» забезпечує інверсію відібраних записів – на екрані залишаться тільки ті записи, які не містять у вибраному полі вказане значення.
Для вибірки записів по значенням декількох полів виконується команда меню «Записи» – «Фильтр» – «Изменить фильтр». В наборі вкладок (перша називається Найти, друга - ИЛИ), які будуть виведені на екран, представлені таблиці з пустими полями для введення умов вибірки. На кожній вкладці задаються умови вибірки записів у вигляді значень у вказаних полях (рис. 4.13). Умови однієї вкладки з'єднані логічною зв'язкою И, умови різних вкладок з'єднані логічною зв'язкою ИЛИ. Для пошуку пустих значень вводяться ключеві слова Is Null, для пошуку непустих – Is Not Null.
Рисунок 4.13 – Завдання умови вибірки записів у вигляді значень у вказаних полях
Для встановлення умов відбору по декількох полях треба виконати наступні дії:
виконати команду меню «Записи» – «Фильтр» – «Изменить фильтр»;
на першій вкладці «Найти» задати умови відбору записів (значення полів вибираються із списків, які можна відкрити, або вводяться з клавіатури);
у разі необхідності перейти на нову вкладку ИЛИ, для встановлення альтернативної умови вибірки значень записів і т.д.
виконати команду меню «Фильтр» – «Применить Фильтр».
Аналогічні дії можна виконати за допомогою команд контекстного меню.
Умову фільтрації записів таблиці можна задати на бланку запиту за допомогою команди меню «Записи» – «Фильтр» – «Расширенный фильтр» (рис. 4.14).
Фільтр зберігається як властивість – «Фільтр», яку можна відредагувати в конструкторі таблиці за допомогою команди меню «Вид» – «Свойства». Команда меню «Записи» – «Удалить фильтр» видаляє фільтр і встановлює показ всіх записів таблиці.
Рисунок 4.14 – Завдання умови фільтрації записів таблиці