2.13 Автоматичне структурування листа

Лист повинен містити рядки чи стовпці, що підсумовують детальні дані. Підсумкові комірки формул повинні бути розташовані в погоджених напрямках. Підсумкові рядки знаходяться вище чи нижче рядків, що містять детальні дані, які стосуються підсумкових рядків (або ліворуч або праворуч для підсумкових стовпчиків).

• Виділіть діапазон комірок, для яких необхідно створити структуру.

• Для структурування листа цілком вкажіть будь-яку комірку.

• Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Автоструктура».

Структурування листа вручну

• У підсумкових формулах посилання повинні вказувати на детальні дані в однаковому напрямку, тобто всі посилання повинні вказувати комірку вище чи нижче для підсумкових рядків, ліворуч або праворуч для підсумкових стовпчиків.

• Виділіть рядки чи стовпчики, що містять детальні дані. Детальні рядки чи стовпчики звичайно підлеглі рядку чи стовпчику, що містить відповідні підсумкові дані. Наприклад, якщо рядок 8 містить суми для рядків з 4 по 7, то виділіть рядки 4 - 7.

• Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Сгруппировать». Поруч із групою на екрані повинні з'явитися символи структури.

• Продовжуйте виділення детальних рядків чи стовпчиків і виконуйте команду «Сгруппировать» доти, поки в структурі не будуть створені всі необхідні рівні (рис. 2.44).

Рисунок 2.44 - Створення рівнів у структурі

Примітка. Структура може мати до 8 рівнів детальних даних, де кожен "внутрішній" рівень надає детальні дані для попереднього "зовнішнього". У наступному прикладі рядка для «Іванов разом:» і «Петров разом:» є першим рівнем. Детальні рядки, що складають кожну групу рівня 1, є рівнем 2.

За замовчуванням, підсумкові рядки і стовпці розташовані нижче чи праворуч відповідно від детальних рядків і стовпців. Якщо підсумкові рядки вище детальних, або підсумкові стовпці лівіше детальних даних, то необхідно зняти відповідні прапорці в групі прапорців «Расположение итогов» діалогового вікна «Структура документа». Щоб переглянути діалогове вікно «Структура документа», виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Параметры».

Структуру можна формувати як по вертикалі, так і по горизонталі.

• Відображення чи приховування символів структури без її видалення:

• Виберіть команду «Параметры» у меню «Сервис», а потім – вкладку «Вид».

• Щоб зробити символи структури видимими, установите прапорець «Символы структуры».

• Щоб сховати відповідні символи, зніміть цей прапорець.

Якщо на листі відсутні символи структури, то встановіть прапорець «Символы структуры» вкладки «Вид» діалогового вікна «Параметры» (меню «Сервис»).

Для розгрупування рядків і стовпчиків у структурі:

• Виділіть рядки чи стовпчики, які необхідно розгрупувати.

• Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – команду «Разгруппировать».

• Щоб усередині структури виділити визначену групу даних, клацніть мишею символ «Показать детали» чи символ «Спрятать детали», утримуючи клавішу SHIFT.

При видаленні структури, дані в листі не змінюються.

Для видалення структури в цілому:

• Вкажіть будь-яку комірку на листі.

• Виберіть команду «Структура» у меню «Данные», а потім – «Удалить структуру».