5.6.2 Варіанти завдань

Кожна бригада створює фірму, заповнюючи відповідні довідники і організує потік вхідних документів, які реєструються.

5.6.3 Контрольні запитання

1. Основні задачі діловодства.

2. Назвіть основні поняття діловодства.

3. Дайте визначення поняттю «Документування».

4. Дайте визначення поняттю «Документообіг».

5. Дайте визначення поняттю «Справа».

6. Дайте визначення поняттю «Документ».

7. Охарактеризуйте етапи розвитку діловодства.

8. Принципи класифікації документів.

9. Назвіть етапи документообігу.

10. Які вхідні документи не мають право відкривати в канцелярії?

11. Які документи підлягають реєстрації?

12. Порядок обробки вхідної документації.

13. Де залишаються оригінали планів, наказів?

14. Чи є в програмному продукті «Діло 8.0» можливість створення нового адресата в процесі реєстрації листа?

15. Чи є в програмному продукті «Діло 8.0» можливість обрати існуючого відправника в процесі реєстрації вхідного документа?

16. Що таке резолюція?

17. Хто в організації має право накладати резолюцію?

18. Чи є резолюція обов’язкова до виконання?

5.7 Лабораторна робота №7

Тема: «Накладання резолюції на документ у середовищі «Дело 8.0».

Мета: студент повинен:

• Навчитися накладати резолюцію на вхідний документ.

• Навчитися здійснювати пошук документів в середовищі «Дело 8.0».

5.7.1 Порядок виконання роботи

1. Для накладання резолюції на документ необхідно зробити таке:

• Відкриваємо зареєстрований нами раніше вхідний лист. Для цього запускаємо з головного меню «Документи(Delo)», обираємо лист (рис. 5.12).

Рисунок 5.12 – Вікно вибору для резолюції вхідного документа

• Відкривається діалогове вікно «Входящие письма» з інформацією про обраний лист (рис. 5.13).

Рисунок 5.13 – Вікно перегляду інформації про вхідний документ

• Для того, щоб накласти резолюцію на документ, необхідно натиснути на кнопку або обрати пункти меню «Резолюция» → «Ввести резолюцию». Відкривається діалогове вікно для додавання резолюції (рис. 5.14).

Рисунок 5.14 – Діалогове вікно для додавання резолюції

• Обираємо автора резолюції.

• Вводимо текст резолюції.

• Заповнюємо поле «Плановая дата исполнения».

• Призначаємо виконавців. Для цього натискаємо кнопку і обираємо працівників для виконання даного розпорядження.

• По ходу виконання заповнюємо поля «Ход исполнения», «Снятие с контроля», «Промежуточные и конечные даты исполнения».

• Після натиснення кнопки «Записать» резолюція буде занесена в базу даних і відкриється вікно реєстрації документа з відповідними внесеними змінами.

• Переглянути резолюцію можна за допомогою кнопки , а редагувати за допомогою кнопки .

2. Для пошуку потрібного документа необхідно:

• Запускаємо з головного меню «Документы(Delo)» і обираємо пункт меню «Поиск документов и частные папки» (рис. 1.15).

Рисунок 5.15 – Перехід до режиму пошуку документа

• Відкривається діалогове вікно пошуку документів у базі (рис. 5.16).

Рисунок 5.16 – Вікно пошуку документів у базі

• Вводимо період часу, для якого бажаємо знайти документ

• Натиснувши на кнопку біля поля «Групы», обираємо групу, до якої відноситься потрібний документ.

• Наприклад, це група «Входящие письма». Натискаємо кнопку «Выбрать» (рис. 5.17).

Рисунок 5.17 – Вибір групи документів із довідника для пошуку документа

5. При бажанні переглянути детальні характеристики групи виконуємо подвійний клік на групі. Відкриється відповідне діалогове вікно (рис. 5.18).

Рисунок 5.18 – Вікно перегляду детальних характеристик групи

• Після натискання кнопки «Выбрать» опиняємося в головному діалоговому вікні, причому поле «Группа» уже заповнене.

• Натискаємо і бачимо знайдені документи, які відповідають вказаним критеріям пошуку (рис. 5.19).

Рисунок 5.19 – Вікно результату пошуку документа

• Аналогічно пошук можна провести і по даті накладання резолюції на документ. Для цього натискаємо кнопку , і вказуємо дату накладання резолюції.

• Натискаємо і аналогічно бачимо знайдені документи, які відповідають вказаним критеріям