2.6 Використання функцій баз даних

2.6.1 Автоматичне фільтрування даних

Фільтр дозволяє вивести на екран необхідну підмножину елементів списку. Щоб використовувати авто фільтр, стовпчики списку повинні мати заголовки.

Активізуйте будь-яку комірку таблиці, потім виберіть:

Меню «Данные» (Data)  пункт «Фильтр» (Filter)  команда «Автофильтр» (AutoFilter). У результаті виконання цієї команди праворуч від заголовка з'являться кнопки зі стрілками.

Для вибору потрібного елементу встановіть на цю кнопку покажчик миші, натисніть кнопку миші і виберіть команду «Условие» (Custom).

Щоб зазначити одну умову вибору, виберіть з наборів, що розгортаються, у полях першої умови необхідний оператор порівняння і значення порівняння (рис. 2.22).

Рисунок 2.22 – Накладання умов вибору

Щоб зазначити другу умову вибору, встановіть перемикач у положення AND ("І") чи OR ("АБО") і виберіть з наборів, що розгортаються, у полях другої умови необхідний оператор і значення порівняння.

Якщо необхідно відібрати визначену кількість, наприклад 10 найбільших (найменших) значень у стовпчику, натисніть на кнопку автофільтр поруч із заголовком потрібного стовпчика і в меню виберіть «Первые 10» (Top 10). У результаті отримаєте діалогове вікно (рис. 2.23):

Рисунок 2.23 – Відбір визначеної кількості

2.6.2 Розширений фільтр

Розширений фільтр дозволяє задавати більш складні критерії відбору, що визначаються безпосередньо на робочому листі. Для завдання критеріїв потрібно вставити перед списком додаткові рядки, що і будуть містити критерії відбору.

В умови відбору розширеного фільтра може входити кілька умов, що накладаються на один стовпчик, кілька умов, що накладаються одночасно на кілька стовпчиків, а також умови, що накладаються на значення, що повертається формулою.

Припустимо, в наявності є деяка навчальна база даних по автомобілях конкретного підприємства з наступною структурою.

Щоб задати для окремого стовпчика умови відбору, введіть умови в комірки, розташовані в суміжних рядках. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» чи «ГАЗ» у стовпці «Марка авто» (рис. 2.24).

Р исунок 2.24 – Приклад завдання окремого стовпця умови відбору

Щ об накласти умови відбору на кілька стовпчиків одночасно, введіть умови в комірки, розташовані в одному рядку діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» у стовпчику «Марка авто», «борт» у стовпчику «Тип кузова», і мають вантажопідйомність більше 7 (рис. 2.25).

Рисунок 2.25 – Накладання умов відбору на кілька стовпців одночасно

Щоб вибрати рядки, що задовольняють одну з декількох умов, накладених на різні стовпчики, введіть умови в комірки, розташовані в різних рядках діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять або «КАМАЗ» у стовпці «Марка авто», або «борт» у стовпці «Тип кузова», або ті, що мають вантажопідйомність більше 7 (рис. 2.26).

Р исунок 2.26 – Вибір рядків, що задовольняють одну з декількох умов

Щ об накласти складну умову відбору, введіть його складові частини в окремі рядки діапазону умов. Наприклад, для наступного діапазону умов будуть відібрані рядки, що містять «КАМАЗ» у стовпці «Марка авто» і що мають вантажопідйомність більше 7, чи рядки, що містять «ГАЗ» у стовпці «Марка авто» і що мають вантажопідйомність менше 5 (рис. 2.27).

Рисунок 2.27 – Накладання складної умови відбору