5.5 Лабораторна робота №5

Тема: “Формування Web-сторінок для розташування в Іnternet за допомогою HTML”.

Мета: студент повинен:

• Придбати навички написання Web-сторінок за допомогою мови HTML.

• Отримати навички створення Web-сторінок за допомогою спеціалізованих пакетів.

5.5.1 Порядок виконання роботи

1. Згідно отриманого варіанту завдання продумати структуру сайту (не менш чотирьох Web-сторінок).

2. Підібрати дизайн оформлення кожної сторінки сайту.

3. Розробити структуру сайту.

4. Розробити головне меню сайту. Мотивувати вибір його вигляду і розташування.

5. Реалізувати гіперпосилання з кожного пункту меню на відповідний розділ.

6. Створити посилання на створення електронного листа.

7. Заповнити сторінки текстовим конвентом з використанням форматування.

8. Розташувати на сторінках малюнки.

9. Реалізувати посилання на різні частини сторінки сайту.

10. Реалізувати посилання на інші ресурси.

11. Використати таблицю для представлення інформації на сторінці і для форматування контенту.

5.5.2 Варіанти завдань

Варіанти завдань відповідають предметній галузі з лабораторної роботи № 4.

1. Оренда помешкань.

2. Діяльність деканату.

3. Дільничний інспектор.

4. Реєстрація автотранспорту.

5. Завідувач лабораторіями.

6. Дипломне проектування.

7. Курсове проектування.

8. Контрольні роботи.

9. Успішність студентів.

10. Методична робота підрозділу.

11. Наукова робота підрозділу.

12. Виховна робота підрозділу.

13. Облік телефонних розмов.

14. Облік службових доручень.

15. Складання розкладу.

5.5.3 Контрольні запитання

1. Що таке теги і для чого вони використовуються?

2. В чому різниця між однаковими за змістом html-документами, створеними різними засобами (наприклад, Блокнот та Word)?

3. Як і чому бажано називати головний html-документ?

4. Призначення тегу <body>.

5. Поясніть призначення тегу <head>.

6. Яким чином задаються параметри кольору на веб-сторінці?

7. Яки існують підходи до форматування тексту у веб-сторінках?

8. Як можна примусово розпочати текст в новому рядку?

9. Яким чином створюється новий абзац тексту?

10. Як організуються нумеровані списки у веб-сторінках?

11. Як організуються марковані списки у веб-сторінках?

12. Де в веб-сторінці вказується інформація для пошукових машин?

13. Як оформлюється заголовок тексту у веб-сторінці?

14. Яким чином у веб-сторінку вставляється зображення?

15. Поясніть принципи використання таблиць у веб-документах.

16. Які теги використовуються для форматування таблиць?

17. Що таке фрейм? Переваги і недоліки використання фреймів.

18. Які використовуються засоби автоматизації створення веб-сторінок?

5.6 Лабораторна робота №6

Тема: “Організація електронного документообігу за допомогою системи «Дело».

Мета: студент повинен:

• Отримати навички по встановленню і налагодженню сучасного пакету автоматизації діловодства «Дело».

• Вивчити методи реєстрації вхідних документів в середовищі системи автоматизації документообігу «Дело».

5.6.1 Порядок виконання роботи

1. Встановлення пакету.

Розпакувати архіви інсталяції згідно структури, представленої на рис. 5.1.

Рисунок 5.1 – Структура каталогів пакету "Дело"

Запустити програму інсталяції програмного продукту «Документи (DELO)» setup.exe.

У вікні запрошення, що з’явилося, буде перелічено вимоги до апаратного забезпечення ПК, а також попереджено про можливі дії, що будуть відбуватися в процесі установки. Натискаємо кнопку «Далее».

Відкривається вікно, де буде запропоновано директорію, в яку буде встановлено програму за замовчуванням. Якщо Ви погоджуєтесь, натисніть кнопку «Далее». Якщо Ви бажаєте встановити програму в іншу папку, натисніть кнопку «Обзор» і вкажіть шлях до потрібної папки. Натискаємо кнопку «Далее»

Починається процес установки. В процесі установки пропонується створення бази даних та призначення її імені, а також вибір директорії, куди буде встановлено програмне забезпечення «Дело-Старт». Дії при обрані своєї директорії відповідають діям в попередньому пункті. Натискаємо кнопку «Далее» (рис. 5.2).

Рисунок 5.2 – Вікно вибору компонентів пакету

Після завершення установки в вікні, що з’явилося, натискаємо кнопку «Завершить».

Встановлення завершено. Якщо установка пройшла успішно, в головному меню з’являться підпункти, які представлені на рис. 5.3.

Рисунок 5.3 – Пункти запуску компонентів у меню "Пуск"

Після встановлення пакету необхідно заповнити довідники інформацією, яка відповідає віртуальній фірмі.

2. Реєстрація вхідного листа (документа).

Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи, чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом встановлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські дані, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основного складу;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колег установи;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації:

• назва документа;

• автор (кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• термін виконання;

• позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

Документи, що поступають, фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції". "Відмітка про виконання" - вказують прізвище та посаду працівника, що відповідає за складання відповіді на вхідний документ та дату відповіді.

Журнал вихідної кореспонденції.

У графі "Лист з повідомленням" - документ фіксується у тому випадку, якщо ми відправляємо лист з повідомленням. Тоді необхідно відмітити номер, який отримав лист на пошті, а також дату, коли отримано повідомлення з підписом адресату.

Для реєстрації вхідного документа в системі «Дело» необхідно:

• Запустити програмний продукт «Документи (DELO)» і обрати пункт меню «Реєстрація документів» (рис. 5.4).

Рисунок 5.4 – Вибір режиму реєстрації документів

• В новому вікні обрати категорію документа, який необхідно зареєструвати.

Розглянемо реєстрацію документа на прикладі реєстрації вхідного листа. Отже, обираємо необхідний пункт меню (рис. 5.5).

Рисунок 5.5 – Вибір типу документа для реєстрації

• Відкривається основне вікно для реєстрації вхідних листів (рис.5.6).

Рисунок 5.6 – Вікно реєстрації вхідних листів

• Натискаємо на кнопку і обираємо кореспондента із довідника (рис. 5.7).

Рисунок 5.7 – Вікно вибору кореспондента

Якщо це новий кореспондент, його спочатку необхідно зареєструвати в довіднику клієнтів. Для цього натискаємо і вводимо всі необхідні дані про кореспондента і натискаємо кнопку «Записати» (рис. 5.8).

Рисунок 5.8 – Вікно реєстрації нового кореспондента

• Вносимо вихідний номер, відповідального за відправку і, при необхідності, примітку.

• Заповнюємо поле «Кому». Натискаємо на кнопку біля нього і обираємо адресата (рис. 5.9).

Рисунок 5.9 – Вікно вибору одержувача листа

• Коротко заповнюємо вкладку «Зміст» і при необхідності «Примітка». Отримаємо наступний вигляд вікна реєстрації листа (рис. 5.10).

Рисунок 5.10 – Кінцевий вигляд вікна реєстрації вхідного листа

• Натискаємо кнопку «Сохранить» для збереження необхідних змін. Після закриття реєстрації листа в вікні зареєстрованих документів можна побачити наш документ (рис. 5.11).

Рисунок 5.11 – Вікно результату реєстрації вхідного документа

• Реєстрація документа завершена.