Отправка документа на ознакомление
В Системе предусмотрена отправка документа для сведения без необходимости изменения РКК документа. Для этого необходимо открыть представление, выбрать подпапку, необходимый документ. После выделения документа мышкой выберите на панели команду «Для сведения», Рисунок 57 – Отправка документа .
Рисунок 57 – Отправка документа для сведения
В открывшемся окне необходимо ввести текст и выбрать исполнителей. После ввода данных нажмите «ОК», Рисунок 58 – Окно отправки документа для сведения.
Рисунок 58 – Окно отправки документа для сведения
Поставить документ на контроль
Данная операция доступна пользователям СЭД, имеющим роль «Контролера». Для того, чтобы поставить документ на контроль, необходимо выбрать РКК документа в поле «Контроль» указать статус контроля документа «Контрольный» или «Особый контроль»,установить контрольный срок документа в поле «Срок исполнения» выбором из календаря необходимой даты, и необходимо нажать кнопку «Сохранить» или «Регистрировать».Система автоматически фамилию контролера. См. Рисунок 119–Поставить документ на контроль.
Рисунок 119–Поставить документ на контроль
Постановка документа на периодический контроль
В системе предусмотрен периодический контроль документов. Задействованные периоды – день, месяц, год. Постановка на периодический контроль доступна пользователям только с ролью «Регистратор» либо «Контролер».
Для того, чтобы поставить документ на периодический контроль необходимо:
Выбрать контрольный документ, открыть карточку, на панели действий выбрать команду «Действия – Периодический контроль», Рисунок 60 – Команда «Периодический контроль».
Рисунок 60 – Команда «Периодический контроль»
Откроется окно периодического контроля, в котором предлагается заполнить следующие поля, Рисунок 61 – Окно периодического контроля
Рисунок 61 – Окно периодического контроля
Периодичность – по месяцам, по дням, по годам. В зависимости от выбранной периодичности второе поле будет меняться Месяцы, Дни, Года – соответственно, Рисунок 122 – Выбор периодичности контроля.
Рисунок 122 – Выбор периодичности контроля
Конечный срок контроля – конечная дата, когда документ будет закрыт и помещен в архив. Галочка на «Присылать уведомления контролеру» активирует отсылку уведомлений контролеру об исполнении/неисполнении документа в период контрольного срока.
После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку «ОК».
Внимание! На РКК проставляется первоначальный срок исполнения. После наступления первого срока контролер продлевает срок исполнения документа, ставит следующий в выбранном периоде.
Снятие документа с контроля
Данная операция доступна пользователям СЭД, имеющим роль «Контролера» и только в том случае, когда к документу оформлена карточка исполнения (т.е. документ имеет статус «Выполнен»). Для того, чтобы снять документ с контроля, необходимо выбрать РКК документа и дважды кликнуть левой кнопкой «мышки». Система предложит для просмотра экранную форму регистрационно–контрольной карточки документа. Необходимо перейти на закладку «Задания документа» и проверить наличие «Карточки исполнения» и ее реквизитный состав (Рисунок 63– Исполнение). Для снятия с контроля нажмите кнопку «Действия–Снять с контроля», расположенную на панели действия документа. Реквизит «Дата исполнения» система автоматически заполнит при нажатии кнопки «Снять с контроля». Информация о проведенном действии, дате, времени и информации о контролере отобразитсяв нижней части РКК, области контроля. После выполнения операции снятия с контроля, документ приобретает статус «Исполненный».
Рисунок 63– Карточка Исполнение