Представление «Контроль»
Назначение: Предназначено для консолидированной работы с контрольными документами всех типов (Входящие, Обращения граждан, ОРД).
Общее описание:Работа с контрольными документами в отдельном представлении позволят сотрудникам с ролью «Контролер» отслеживать и мониторить состояние контрольных документов всех типов в одном месте.
Представление «Контроль» позволяет работать со следующими группами (Рисунок 25– Представление «Контроль»):
Рабочий контроль;
Контрольный;
Для сведения;
Особый контроль;
В работе;
Выполненные;
Исполненные;
Все.
Все операции по постановке на контроль, снятии с контроля, продлении сроков исполнения контрольных документов осуществляются согласно описанным действиям в п.5.1.1
Рисунок 25– Представление «Контроль»
Представление «Внутренняя корреспонденция»
Назначение: Предназначено для работы с внутренними документами (служебные записки, переписка между отделами и управлениями).
Общее описание: Работа с внутренними документами в отдельном представлении позволяет создавать служебные записки и отправлять в другой отдел или управление.
Внутренняя корреспонденция в безбумажной технологии делопроизводства представляет собой полностью автоматизированную работу с внутренними документами, начиная с создания проекта служебной записки, согласования и подписания его в электронном виде, регистрации и отправки.Проект служебный записки после подписания конвертируется в внутренний исходящий и внутренний входящий.
Работа во вкладке «Рабочая область»
Создание проекта документа
Данная операция доступна пользователю СЭД, имеющему роль «Исполнителя».
Работа с «Проектами» включает в себя выполнение следующих операций:
Создание проекта документа;
Регистрация проекта;
Отправка документа на согласование;
Отзыв документа;
Отправка документа для ознакомления.
Проекты разных документов содержат следующие поля для заполнения (Таблица 9).
Таблица 9
№ |
Название |
Описание |
Значение |
Примечание |
|
|
Регистрационный номер |
номер проекта |
Автоматическое присвоение |
|
|
|
Дата документа |
Дата |
По умолчанию текущая дата |
Обязательное поле |
|
|
Исполнитель |
Автор документа |
По умолчанию фамилия пользователя, под учетной записью которого производится создание проекта |
Обязательное поле |
|
|
Характер вопроса |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Кем подписано |
ФИО подписанта |
Выбор из справочника оргструктуры лиц, обладающих правом подписи |
Обязательное поле |
|
|
Должность подписавшего |
|
Заполняется автоматически |
|
|
|
Ответ на входящий |
Ссылка на входящий документ, на который готовится ответ |
Выбор из списка |
|
|
|
Ответ на обращение |
Ссылка на обращение |
Выбор из списка |
|
|
|
Краткое содержание |
|
Ручной ввод |
Обязательное поле |
|
|
Должность получателя |
|
Ручной ввод |
|
|
|
ФИО получателя |
|
Ручной ввод |
|
|
|
Получатели-организации (внешний) |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Телефон исполнителя |
|
Заполняется автоматически |
|
|
|
Номенклатура |
Куда будет подшит исходящий документ |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Ответ на внутренний |
Ссылка на внутренний входящий документ, на который готовится ответ |
Выбор из списка |
|
|
|
Тема документа |
|
Ручной ввод |
Обязательное поле |
|
|
Текст документа |
|
Ручной ввод. Размер текста не ограничен |
Обязательное поле |
|
|
Получатели (внутренний) |
Кому будет адресован документ |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Кол.листов/приложений/экземпляров |
|
Ручной ввод |
Обязательное поле |
|
|
Тип ОРД |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Тип протокола |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Дата протокола |
Для проекта протокола |
Календарь |
Обязательное поле |
|
|
Город |
Для проекта протокола |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Повестка |
Для проекта протокола |
Ручной ввод |
Обязательное поле |
|
|
Текст протокола |
|
Ручной ввод. Размер текста не ограничен |
Обязательное поле |
|
|
Присутствовали |
Для проекта протокола |
Выбор из справочника оргструктуры/ручной ввод |
|
Для
того чтобы создать новый проект документа
в системе, необходимо нажать кнопку
,
расположенную на панели инструментов,
и выбрать проект из выпадающего меню
(Рисунок 90– Создание проекта документа).
Рисунок 90– Создание проекта документа
После вышеуказанных действий система предложит экранную форму регистрационной карточки проекта документа, реквизиты которой необходимо заполнить (Рисунок 91– Создание проекта документа).
Рисунок 91– Создание проекта документа
Поля
РК, отмеченные красной звездочкой
(
)являются
обязательными к заполнению для регистрации
документа.
Проект документа может быть согласован согласно произвольным или заданным маршрутам. Произвольные маршруты согласования автор проекта создает сам на закладке «Согласование» .
Если у создаваемого типа проекта есть маршруты согласования, утвержденныерегламентирующими документами Организации, то автор документа может выбрать требуемый маршрут (бизнес–процесс), настроенные в системе.
Выбор бизнес процесса осуществляется кнопкой на панели действия документа «Бизнес–процесс» (Рисунок 91– Создание проекта документа). После выбора требуемого бизнес–процесса поля документа, такие как «Кем подписано», «Этапы согласования» заполнятся автоматически.
Ручное заполнение вкладки «Согласование» описано в разделе 5.2.2.
После того как выбрали согласующих, зарегистрируйте проект, нажав на кнопку , расположенной на панели инструментов, документу автоматически присвоится порядковый номерпроекта, согласно настроенному в системе шаблону. После регистрации автоматически создается документ Wordна вкладке «Содержимое».
Необходимо проверить вложение нажатием кнопки с названием файла и при необходимости произвести редактирование документа. Просмотр и редактирование вложенного документа осуществляется выбором требуемой операции. После редактирования документа сохранить документ средствами «Word».
При
необходимости можно вложить дополнительные
документы в карточку проекта. Вложения
могут иметь различный формат и вкладываются
операциями, описанными в п. 5.1.1. После
подготовки документа необходимо
отправить его на согласование. Для этого
необходимо нажать на кнопку
,
выбрать «Отправить»
.
В случае ошибочной отправки или других
факторов, есть возможность отозвать
документ, нажав на кнопку «Отозвать».
После согласования (без замечаний), документ автоматически попадает на подпись подписанту, выбранному в РК проекта. После подписания проекта исходящего внешнего документа или проекта ОРД документ автоматически попадает на регистрацию в канцелярию в раздел «Документооборот», где документы должны зарегистрировать и присвоить регистрационный номер.После подписания проекта СЗ документ автоматически попадает получателю, то есть в другой отдел или управление.
В случае отказа в согласовании либо подписании, документ возвращается автору проекта (о чем сообщается автору уведомлением на корпоративную почту) для создания новой версии. Автор проекта после исправления замечаний вновь отправляет проект на согласование и подписание.
Формирование резолюции к документу, формирование поручения к документу, формирование карточки исполнения аналогичны описанию в пункте 5.1.1. Для проведения вышеуказанных действий необходимо во вкладке «Мои задания» один раз щелкнуть «мышкой» для просмотра документа. Когда документ активен (в процессе просмотра), можно совершать действия с помощью указанных кнопок.
При удачном выполнении операции система будет оповещать диалоговыми окнами.
Описание работы во вкладке «Рабочая область» в пункте 4.3.5.