Удаление контроля
В случае, когда документ был ошибочно поставлен на контроль, система предоставляет возможность вернуть документ в прежнее состояние. Для этого необходимо открыть РКК документа и нажать на кнопку «Действия–Удалить контроль (
Рисунок 64– Ошибочная постановка ). Данная операция доступна только группе пользователей «Контролер» и «Администратор системы».
Рисунок 64– Ошибочная постановка
документа на контроль
При ошибочном снятии с контроля возможно вернуть документ на исполнение кнопкой «Действия–На исполнение». Данная операция доступна только группе пользователей «Контролер» и «Администратор системы».
Продление сроков исполнения
Данная функция доступна группе «Контролер» и для документов, имеющих статус «На исполнении». Для того, чтобы продлить сроки исполнения документа, необходимо открыть РКК документа и нажать кнопку «Действия–Продлить исполнение». Система предложит на закладке «Контроль» карточку «Окно продления контроля» (Рисунок 65– Продление контроля), для заполнения полей. Необходимо указать дату, основание продления сроков исполнения документа и выбрать из организационной структуры сотрудника, разрешившего продление сроков исполнения документа.
Рисунок 65– Продление контроля
Система автоматически проставитдокумент–основание для продления, ФИО разрешившего продление и срок продления в РКК документа. См. Рисунок 66 – Информация о продлении документа.
Рисунок 66 – Информация о продлении документа
Формирование карточки исполнения
Данная операция доступна группе пользователей «Регистратор», «Контролер» либо «Исполнитель» и возможна для документов со статусом «На исполнении» (На рассмотрении). Операция доступна из вкладки «Рабочая область» для Исполнителей, и из вкладки «Документооборот» для Делопроизводителей, Регистраторов и Контролеров.
На панели действий «Рабочей области» расположена кнопка «Выполнение», при нажатии на которую предлагается два варианта – Создать карточку исполнения и Принято к сведению.
Для того, чтобы оформить карточку исполнения, необходимо в любой из вкладок выбрать нужный документ и открыть его. На панели действия документа нажать кнопку «Действия–Выполненный». Система предложит экранную форму карточки исполнения для заполнения (Рисунок 67– Карточка исполнения). После ввода реквизитов и нажатия кнопки «ОК» документ приобретает статус «Исполненный» (если он не был поставлен на контроль) или «Выполненный» (если документ контрольный). КИ также может быть создана с вкладки «Рабочая область» сотрудника с ролью «Исполнитель», если документ на исполнение поступил им в виде задания.
Рисунок 67– Карточка исполнения
Поля карточки исполнения «Исходящий документ», «Служебная записка» и «Примечание» предназначены для описания работы по документу, проведенной Исполнителем, а также созданием ссылки на документ, отвечающий на исполняемый документ. Поиск исходящего документ и служебной записки осуществляется вводом требуемого номера или выбором из списка (см. раздел «Регистрация документа»).
Поле «Номенклатурное дела» является обязательным для заполнения для формирования электронного архива Организации. Исполнитель выбирает в данном поле номенклатурное дело своего подразделения, в котором должен храниться бумажный документ. Исполнители видят список номенклатуры своего структурного подразделения.
Поле «Приложение» предназначено для вложения электронного документа, если таковой имеется. Для этого необходимо нажать на кнопку «Обзор», выбрать документ и нажать «ОК», предварительно заполнив все необходимые поля. Для просмотра файла в карточке исполнения необходимо просто кликнуть мышкой по нужному файлу, он откроется в формате, в котором был создан,Рисунок 68 – Открытие вложенных файлов из карточки исполнения.
Рисунок 68 – Открытие вложенных файлов из карточки исполнения
Кнопка «Принят к сведению» во вкладке «Рабочая область» позволит исполнить задание без создания КИ. Эта операция присвоит статус «Исполненный» заданию (документ останется со статусом «На исполнении»). Проведение такой операции предпочтительно для заданий со статусом «Для сведения» или если Исполнитель не является ответственным исполнителем документа.
Если карточку исполнения создает ответственный исполнитель документа, документ автоматически будет исполнен, даже если соисполнители не создали отчеты по исполнению. В этом случае соисполнители смогут создать отчеты по исполнению своих заданий, но изменить статус документа не смогут.