Регистрация повторного обращения
Под повторным документом в системе СЭД принято считать документ, который поступил повторно, и реквизиты его РКК (такие как: вид обращения,Ф.И.О. автора обращения, характер вопроса, краткое содержание и вложения) совпадают с реквизитами ранее зарегистрированногодокумента в системе СЭД. Такой документ в системе СЭД регистрируется как повторный с указанием необходимых реквизитов в РКК документа. Регистрационный номер повторного документа формируется в соответствии с настроенным шаблоном формирования регистрационных номеров для повторных документов.
Для регистрации повторного документа необходимо в любом из представлений данных «Обращения граждан» установить курсор на необходимом документе и на панели инструментов экранной формы нажать кнопку "РКК Повторного". Данная операция доступна пользователю СЭД,имеющему роль «Регистратора».
Описание процессов: отказаться от рассмотрения, формирование резолюции к документу, формирование поручения к документу, постановка документа на контроль,снятие документа с контроля, ошибочной постановки документа на контроль, формирование карточки исполнения, продление сроков исполненияаналогичны описанию в пункте 5.1.1.
Работа с представлением «Исходящие»
Формирование исходящего документа
Представления данных «Исходящие» (Рисунок 14– Представление данных «Исходящие») подразделяется на следующие группы:
На регистрации;
Зарегистрированные;
Ожидающие ответа;
Все;
Общие.
Данные группы – это перечень поступивших и зарегистрированных в системе документов, отсортированных для удобства работы, в соответствии со статусом документа.
Группа данных «На регистрации» – перечень электронных документов, поступивших на регистрацию, либо введенных в систему вручную пользователем, но не зарегистрированных в системе. Такие документы сохранены в базе данных, но не имеют регистрационного номера и ожидают регистрации.
Группа данных «Зарегистрированные» – перечень зарегистрированных в системе документов.
Группа данных «Ожидающие ответа» – перечень исходящих документов, на которые должны прийти ответы и у которых выставлен необходимый флаг.
Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя выполнение следующих операций:
Регистрация исходящего документа;
Регистрация ответа на обращение граждан;
Рисунок 14– Представление данных «Исходящие»
РКК «Исходящего документа» содержит следующие атрибуты (Таблица 7):
Таблица 7
№ |
Наименование поля |
Описание |
Заполнение |
Примечание |
|
|
Коммерческая тайна |
Если содержимое документа представляет коммерческую тайну |
Выставление флага |
|
|
|
Для служебного пользование |
Если содержимое документа представляет для служебного пользование |
Выставление флага |
|
|
|
Ожидает ответ |
На документ ожидает ответ |
Выставление флага |
|
|
|
Дата ожидания ответа |
|
Выбор из календаря |
|
|
|
Исходящий номер |
Регистрационный номер |
Автоматическое присвоение |
Обязательное поле |
|
|
Исходящая дата |
Дата письма |
По умолчанию текущая дата |
Обязательное поле |
|
|
Язык документа |
На каком языке поступило письмо |
Из выпадающего списка |
|
|
|
Исполнитель |
Кто готовил документ |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Кем подписано |
Подписант документа |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Получатель |
Кому адресован документ |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Информация о получателе |
|
Ручной ввод |
|
|
|
Вид документа |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Характер вопроса |
|
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
К документу |
Связь с существующим в базе документом |
Выбор из справочника |
|
|
|
К протоколу |
Связь с существующим в базе документом |
Выбор из справочника |
|
|
|
Ответ на входящий |
Ссылка на входящий документ |
Выбор из списка |
|
|
|
Ответ на обращение |
Ссылка наобращений |
Выбор из списка |
|
|
|
В дополнение к исходящему |
Ссылка на исходящий документ |
Выбор из списка |
|
|
|
Ответ на исходящий |
|
Ручной ввод |
|
|
|
Краткое содержание |
|
Ручной ввод |
Обязательное поле |
|
|
Номер бланка |
|
Выбор из списка/Ручной ввод |
|
|
|
Вид отправки |
Способ доставки документа |
Выбор из справочника |
|
|
|
Номенклатурное дело |
Куда будет подшит документ |
Выбор из справочника |
Обязательное поле |
|
|
Листов/приложений |
|
Выбор из списка/Ручной ввод |
|
|
|
Из проекта |
|
Выбор из справочника |
|
|
|
Примечание |
|
Ручной ввод |
|
|
|
Счетчик контрольных документов |
|
Автоматическое присвоение |
|