1. Регистрация документа

Данная операция доступна пользователю СЭД, имеющему роль «Регистратора». Для того, чтобы зарегистрировать поступивший (бумажный) документ в системе, необходимо нажать кнопку , расположенной на панели инструментов, и выбрать пункт выпадающего меню «Входящий документ» (Рисунок 41 – Создание входящего документа). Для регистрации ЭД, поступивших через ЦОД, необходимо в группе данных «Поступившие» выбрать необходимый документ и дважды кликнуть левой кнопкой «мышки».

Рисунок 41 – Создание входящего документа

После вышеуказанных действий система предложит экранную формурегистрационно–контрольной карточки документа, реквизиты которойнеобходимо заполнить (Рисунок 42– Регистрационно–контрольная карточка входящего документа).

Рисунок 42– Регистрационно–контрольная карточка входящего документа

Поля РКК, помеченные красным апострофом, являются обязательными к заполнению для регистрации документа. После заполнения всех полей нажать на кнопку на панели инструментов, документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному в системе шаблону регистрационных номеров входящих документов. Сохранить карточку документа без регистрации в системе можно, нажав кнопку . После регистрации документ примет статус «Зарегистрированный». После этого есть возможность загрузить или отсканировать вложение в содержимое.

Для того, чтобы отсканировать электронный документ в регистрационную карточку необходимо:

• открыть закладку «Содержимое» на РКК;

• нажать кнопку «Сканировать». Система определит сканер, подключенный к ПК пользователя, Рисунок 43 – Предпросмотр содержимого;

Рисунок 43 – Предпросмотр содержимого

• выбрать режим сканирования, предложенный сканером. Рекомендуемый режим – в формате JPEG, TIFF или в виде распознанного текста, для этого выберите один из предложенных вариантов сканирования, либо выберите команду «Настроить качество сканированного изображения», Рисунок 44– Настройка сканирования;

Рисунок 44– Настройка сканирования

После сканирования документ будет отображаться в области предпросмотра.

Для того, что бы вложить электронный документ в регистрационную карточку необходимо:

• открыть закладку «Содержимое» на РКК;

• нажать кнопку «Загрузить». Система предложит форму для выбора загружаемого документа.

• нажать на кнопку «Обзор», выбрать файл;

• нажать на кнопку «Загрузить», выйдет сообщение «Подождите, идет загрузка» (Рисунок 45– Загрузка документа). Индикатор на экране отобразит процесс загрузки и после ее окончания система сообщит об успешной загрузке.

Рисунок 45– Загрузка документа

Отображение сканированного или вложенного документа можно увидеть на вкладке «Содержимое». Все вложенные файлы располагаются на верхней панели вкладки «Содержимое». При нажатии на кнопку с именем файла возможно провести следующие операции: «Просмотр», «Скачать», «Обновить», «Печать», «Удалить».

Удаление вложенного файла осуществляется Регистратором документа и Администраторомсистемы.

Для того, чтобы распечатать Карточку документа, необходимо нажать кнопку на панели инструментов, и выбрать из списка «Карточка документа».

РКК «Входящего документа» содержит следующие атрибуты, таблица 4.

Таблица 4

№	Наименование поля	Описание	Заполнение	Примечание
	Для служебного пользование	Если содержимое документа представляет для служебного пользование	Выставление флага
	Коммерческая тайна	Если содержимое документа представляет коммерческую тайну	Выставление флага
	Бумажная версия	Если содержимое документа только в бумажным виде	Выставление флага
	Приоритет	Приоритет документа	Выбирается из списка	Обязательное поле
	Входящий номер	Регистрационный номер	Автоматическое присвоение	Обязательное поле
	Входящая дата	Дата регистрации	Автоматическое присвоение текущей даты	Обязательное поле
	Исходящий номер	Номер поступившего письма	Ручной ввод	Обязательное поле
	Исходящая дата	Дата поступившего письма	Ручной ввод По умолчанию текущая дата	Обязательное поле
	Язык документа	На каком языке поступило письмо	Из выпадающего списка
	Доставлено	Способ доставки документа	Из выпадающего списка
	Отправитель	Откуда был послан документ	Выбор из справочника	Обязательное поле
	Автор	Автор входящего письма	Ручной ввод
	Вид документа		Выбор из справочника	Обязательное поле
	Характер вопроса		Выбор из справочника	Обязательное поле
	Ответ на исходящий	Ссылка на исходящий документ	Выбор из списка
	Ответ на обращение	Ответ, посланный на данное обращение	Выбор из списка
	Ответ на данный входящий	Ответ, посланный на данный входящий	Ручной ввод
	К входящему		Выбор из списка
	К протоколу		Выбор из списка
	Получатель	Кому направлен документ для рассмотрения	Выбор из справочника	Обязательное поле
	Ответственный	Ответственный за рассмотрение	Ручной ввод
	Краткое содержание		Ручной ввод	Обязательное поле
	Кол.листов/ приложений		Ручной ввод
	Для сведения	Рассылка документа для сведения	Выбор из справочника
	Номенклатурное дело	Куда будет подшит документ	Выбор из справочника
	Примечание		Ручной ввод
	Тип контроля		Выбор из списка	Обязательное поле
	Регистратор документа		Автоматически создаваемая ссылка
	Срок исполнения		Ручной ввод
	История изменений		Автоматически прописываемое поле

Поля, содержащие справочные данные, могут быть заполнены несколькими способами (см.Рисунок 46– Способы выбора справочных данных):

1. Ввод необходимых данных с клавиатуры компьютера и Система по начальным буквам выведет список совпадений, из которых необходимо выбрать нужное значение.

2. Нажатием стрелки на поле раскрыть справочник и осуществлять поиск необходимого значения перебором данных.

3. При выборе фамилий сотрудников из справочника «Организационная структура» используются как вышеописанные способы, так и возможность с помощью кнопки открыть весь список организации в виде деревовидной структуры с возможностью одновременного выбора нескольких сотрудников.

Рисунок 46– Способы выбора справочных данных