Регистрация документа
Данная операция доступна пользователю СЭД, имеющему роль «Регистратора», «Контролера». Для того, чтобы зарегистрировать поступивший (бумажный) документ в системе, необходимо в одном из представлений данных нажать кнопку , расположенную на панели инструментов данной экранной формы, и выбрать пункт выпадающего меню «ОРД» (Рисунок 19– Создание ОРД).
Рисунок 19– Создание ОРД
Для регистрации ЭД, поступивших на регистрацию, необходимо в представлении данных «Поступившие» выбрать необходимый документ со статусом «Поступивший» и дважды кликнуть левой кнопкой мыши. После вышеуказанных действий система предложит экранную форму регистрационно–контрольной карточки ОРД, реквизиты которой необходимо заполнить (Рисунок 20– Карточка ОРД).
Рисунок 20– Карточка ОРД
После заполнения всех необходимых реквизитов РКК документа необходимо нажать кнопку , документу будет автоматически присвоен регистрационный номер согласно настроенному в системе шаблону регистрационных номеров ОРДдокументов. Настройку шаблонов регистрационных номеров документов производит администратор СЭД по технологии, описанной в «Руководстве администратора СЭД». Сохранить карточку документа без регистрации в системе можно, нажав кнопку "Сохранить". Для того чтобы распечатать РКК ОРД, необходимо нажать кнопку .
Регистрация пункта документа
Данная
операция доступна пользователю
СЭД,имеющему роль «Регистратора»,
«Контролера». Для регистрации пункта
ОРД необходимо в любом из представлений
данных «ОРД» выбрать документ из перечня
представленных документов и на панели
инструментов экранной формы нажать
кнопку
.
Система предложит экранную форму
регистрационной карточки пункта
документа, реквизиты которой необходимо
заполнить (Рисунок 21– Карточка пункта ОРД).
Дальнейшие действия аналогичны описанному
в пункте 5.1.1.3 Регистрация пункта
документа.
Рисунок 21– Карточка пункта ОРД
Описание процессов: формирование резолюции к документу, формирование поручения к документу, постановка документа на контроль, снятие документа с контроля, удаление ошибочной постановки документа на контроль, формирование карточки исполнения, продление сроков исполнения аналогичны описанию в пункте 5.1.1.
Представление «Отчеты»
Назначение: Предназначено для формирования отчетности.
Общее описание: Сформированные отчеты обеспечивают получение информации о состоянии документов, загрузке людских ресурсов, об исполнительской дисциплине,Рисунок 22– Представление «Отчеты».
Рисунок 22– Представление «Отчеты»
Представление «Отчеты» позволяет работать со следующими группами:
Обращения граждан;
Контроль;
Входящие;
ОРД;
Статистика;
Пользователи.
Каждая группа содержит несколько шаблонов отчетов. Получение отчетов происходит следующим образом:
Двойным щелчком «мышки» открыть требуемый шаблон.
В открывшемся шаблоне заполнить поля – фильтры (задать период, выбрать подразделение и т.п. (Рисунок 23– Заполнение необходимых данных для формирования отчета).
Рисунок 23– Заполнение необходимых данных для формирования отчета
Нажать кнопку «Сформировать отчет».
В нижней части экрана отобразятся данные, сформированные в соответствии с заданными фильтрами.
Отчет может быть распечатан или сохранен в формате, предложенном системой (Рисунок 24– Работа с сформированным отчетом)
Рисунок 24– Работа с сформированным отчетом