2. Етапи адаптації персоналу

Підбір і прийом на роботу являють собою досить тривалий і дорогий процес: до першого дня роботи нового співробітника компанія вже витрачає на нього значні кошти і зацікавлена в тому, щоб він не звільнився через кілька місяців. Проте, як показує статистика, найбільший відсоток прийнятих на роботу працівників залишають організацію саме протягом перших трьох місяців. Основні причини звільнення — відмінність реальності від очікуваного і складність інтеграції в нову організацію. Допомогти співробітнику успішно «влитися» в нову організацію — найважливіше завдання його керівника і фахівців із кадрів. Дуже часто «новачок» приходить на підприємство, а його робоче місце не підготовлене, ніхто не виявляє про нього турботу, йому доводиться самому якось улаштовуватися. Але оскільки перше враження, як правило, залишає глибокий слід, таке ставлення може негативно вплинути на мотивацію і позначитися на роботі.

«Досвід» такого роду може пояснити високу плинність кадрів протягом перших тижнів, місяців роботи і причини, через які у нового співробітника може виникнути відчуття відчуження і сформуватися негативна позиція щодо організації з першого дня роботи. Якщо до нових співробітників не виявляти уваги, то організація може втратити можливість сформувати у них позитивне ставлення до роботи і відданість традиціям фірми.

Полегшити входження нових співробітників в організацію покликані процедури адаптації.

Адаптація співробітника — це швидке введення його в колектив, знайомство з принципами і традиціями діяльності підприємства. Має пройти певний час, щоб людина активно включилася в процес діяльності колективу.

Адаптація визначається як процес пізнання механізму влади, ідеології, правил діяльності в організації, а також посадових обов'язків. Принципові цілі адаптації можна звести до таких:

- зменшення стартових витрат, адже поки новий працівник погано знає своє робоче місце, він працює менш ефективно і вимагає додаткових витрат;

- зниження заклопотаності і невизначеності у нових працівників;

- скорочення плинності робочої сили, бо якщо новачки почувають себе незручно на новій роботі і вважають себе непотрібними, вони можуть відреагувати на це звільненням;

- економія часу керівника і співробітників, оскільки проведена за програмою робота допомагає заощаджувати час кожного з них.

Завданнями підрозділу чи фахівця з управління адаптацією у сфері організації технології процесу адаптації є:

- організація семінарів, курсів із різних питань адаптації;

- проведення індивідуальних бесід керівника, наставника з новим співробітником; інтенсивні короткострокові курси для керівників, які знову вступають на посаду; спеціальні курси підготовки наставників;

- використання методу поступового ускладнення виконуваних новачком завдань; виконання разових суспільних доручень для встановлення контактів нового працівника з колективом;

- підготовка заміни при ротації кадрів; проведення в колективі спеціальних рольових ігор для згуртованості співробітників.

Адаптація – це процес активного пристосування людини до нового середовища. У контексті включення співробітника до організації це означає інтенсивне знайомство співробітника з діяльністю та організацією і зміна власної поведінки відповідно до вимог нового середовища.

Процедури адаптації персоналу покликані полегшити входження нових співробітників у життя організації. Практика показує, що 90 % людей, які звільнилися з роботи протягом першого року, прийняли це рішення вже в перший день свого перебування у новій організації. Як правило, новачок в організації зіштовхується з великою кількістю труднощів, основна маса яких породжується саме відсутністю інформації про порядок роботи, місця розташування, особливості колег та ін. Спеціальна процедура введення нового співробітника в організацію може сприяти усуненню великої кількості проблем, які виникають на початку роботи.

Умовно процес адаптації можна розділити на чотири етапи.

1. Оцінка рівня підготовленості новачка. Необхідна для розробки найбільш ефективної процедури адаптації. Якщо співробітник має не лише спеціальну підготовку, але й досвід роботи в аналогічних підрозділах інших компаній, період його адаптації буде мінімальним. Адаптація має передбачати як знайомство з виробничими особливостями організації, так і включення в комунікативні мережі, знайомство з персоналом, корпоративними особливостями комунікації, правилами поведінки та ін.

2. Орієнтація – практичне знайомство нового працівника зі своїми обов'язками й вимогами, які до нього висуває організація. До цієї роботи залучаються як безпосередні керівники новачків, так і співробітники служб управління персоналом.

Як правило, програма орієнтації включає ряд невеликих лекцій, екскурсії, практикуми.

Часто під час проведення загальної програми орієнтації розглядаються такі питання:

1) загальне уявлення про компанію: цілі, пріоритети, проблеми; традиції, норми, стандарти; продукція та її споживачі, доведення продукції до споживача; розноманітність видів діяльності; організація, структура, зв'язки компанії; інформація про керівників;

2. політика організації: принципи кадрової політики; принципи підбору персоналу; напрям професійної підготовки і підвищення кваліфікації; допомога працівникам у разі притягнення їх до судової відповідальності; правила користування телефоном всередині підприємства; правила охорони комерційної таємниці і технічної документації;

3. оплата праці: норми і форми оплати праці, рангування працівників; оплата вихідних, понаднормових;

4. додаткові пільги: страхування, облік стажу роботи; допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, вихідна допомога, допомога на випадок хвороби у родині, у випадку важких втрат, допомога по материнству; підтримка у випадку звільнення чи виходу на пенсію; можливості навчання на роботі; наявність їдальні, буфетів;

5. охорона праці і дотримання техніки безпеки: місця надання першої медичної допомоги; запобіжні заходи; попередження про можливу небезпеку на виробництві; правила протипожежної безпеки; правила поведінки при нещасних випадках і порядок оповіщення про них;

6. служба побуту: організація харчування; наявність службових входів; умови для паркування особистих автомобілів;

7. економічні фактори: вартість робочої сили; вартість обладнання; збиток від прогулів, запізнень, нещасних випадків.

Потім може бути реалізована спеціальна програма, здійснювана у формі бесід зі співробітниками того підрозділу, куди прийшов новачок. Як правило, у спеціальній програмі порушуються такі питання:

1. Функції підрозділу.

2. Робочі обов'язки і відповідальність.

3. Необхідна звітність.

4. Процедури, правила, розпорядження.

5. Представлення співробітників підрозділу.

3. Діюча адаптація. Цей етап полягає у пристосуванні новачка до свого статусу і значною мірою обумовлюється його включенням у міжособистісні відносини з колегами. У рамках даного етапу необхідно дати новачку можливість діяти в різних сферах, перевіряючи на собі та апробуючи різні знання про організацію.

4. Функціонування. Цим етапом завершується процес адаптації, він характеризується поступовим подоланням виробничих і міжособистісних проблем і переходом до стабільної роботи. Як правило, при спонтанному розвитку процесу адаптації цей етап настає після 1-1,5 років роботи. Якщо ж процес адаптації регулювати, то етап активного функціонування може розпочатися вже через кілька місяців. Таке скорочення адаптивного періоду може принести вагому фінансову вигоду, особливо якщо до організації залучається велика кіль­кість персоналу.

До заходів, які прискорюють адаптацію нового співробітника, відносяться:

- реалістичне вербування (повне інформування про умови роботи);

- всебічне інформування на робочому місці (характеристика підприємства, кадрова політика, режим роботи, перспективи зростання, колеги й довідкові дані);

- надання детальної посадової інструкції з описом основних видів робіт;

- проведення ритуалу посвяти;

- проведення ознайомлювальних семінарів;

- допомога з боку рівного за положенням;

- використання шефства (допомога з боку вищого за положенням);

- допомога в плануванні діяльності і контроль за змістом і термінами робіт.

Крім того, засоби включення нових співробітників у життя організації можуть істотно активізувати творчий потенціал уже працюючих співробітників і підсилити їхнє залучення до корпоративної культури організації.

Для керівника ж інформація про те, як організований у його підрозділі процес адаптації нових працівників, може багато сказати про ступінь розвитку колективу, його згуртованість і внутрішню інтеграцію.

Зміна етапів викликає труднощі, названі «адаптаційними кризами», оскільки вплив соціального середовища, як правило, різко зростає. У результаті в працівника виникає почуття тривоги, опору, стресу, пошуку виходу, потреба в більш активному освоєнні дотепер невідомого.