3.3. Порядок і методика проведення документальної ревізії

Документальна ревізія проводиться без попереднього попередження командування і начальника речової служби військової частини.

Ревізор, після прибуття у військову частину, представляється командиру військової частини і знайомить його з отриманим завданням.

Після попереднього ознайомлення з посадовими особами і діяльністю служби, що ревізується ревізор складає робочий план, у якому в хронологічній послідовності викладаються усі роботи, заплановані до виконання в ході документальної ревізії.

При складенні робочого плану ревізор враховує пропозиції командира частини, спрямовані на успішне проведення ревізії. З робочим планом ревізор зобов'язаний ознайомити командира військової частини.

Документальна ревізія речової служби проводиться у такій послідовності:

• перевірка бойової готовності служби (укомплектованість особовим складом і технікою, наявність установлених запасів матеріальних засобів і їхній стан);

• перевірка фактичної наявності, якісного стану, комплектності й умов зберігання майна в складі частини і підрозділах;

• перевірка правильності оформлення прийому і видачі майна, законності і доцільності його придбання і витрати;

• перевірка стану обліку і звітності;

• перевірка організації ведення ротного господарства;

• звірення фактичної наявності майна з даними обліку;

• перевірка стану розрахунків по лазнево-пральному обслуговуванню;

• перевірка виконання заходів щодо забезпечення збереження майна;

• перевірка виконання недоліків, записаних в актах попередніх документальних ревізій;

• складення й оформлення акту.

Перевірка фактичної наявності майна провадиться раптово, без попереднього попередження матеріально-відповідальних осіб. На час перевірки фактичної наявності майна ревізор опечатує склад речового майна, і доступ посадових осіб служби в склад дозволяється тільки в присутності ревізора.

Перевірка фактичної наявності майна відбувається, як правило, у денний час і обов'язково при матеріально-відповідальних особах і начальника речової служби частини.

У залежності від отриманого завдання, перевірка фактичної наявності може бути повною або частковою. При частковій перевірці найбільше цінні предмети речового майна як правило перевіряються повністю. Повна перевірка фактичної наявності, щоб уникнути передачі майна з одного підрозділу в інше, відбувається одночасно в усіх підрозділах і складах служби, що ревізується.

Під час перевірки фактичної наявності прийом і видача майна не відбувається, за винятком прийому і видачі майна, необхідного для нормальної діяльності військової частини. Видача майна в цьому випадку відбувається в терміни, узгоджені з ревізором.

Одночасно з перевіркою фактичної наявності ревізор перевіряє: якісний стан, комплектність, порядок і умови зберігання майна в складі і підрозділах, забезпеченість частини складськими приміщеннями і їхня відповідність вимогам, наявність освітлення, наявність і стан стелажного устаткування й інвентарю, правильність укладки і розміщення майна, стан загальної і протипожежної охорони складу, санітарний стан приміщень складу, правильність експлуатації майна в підрозділах, своєчасність і якість ремонту майна, і його таврування, стан раціоналізаторської роботи з питань збереження, експлуатації і ремонту майна, здійснення контролю посадовими особами за наявністю, обліком і інші питання.

Результати перевірки записуються в робочий зошит, а фактична наявність і якісний стан майна записуються ревізором в акти зняття залишків по кожному об'єкту (складу, підрозділу, мастерні і т.д.).

Матеріально-відповідальною особою одночасно заповнюється другий примірник акту.

Одночасно складається відомість виявлених нестач і надлишків майна й у вартісному вираженні. Відомості додаються до акту ревізії.

Надалі ревізор робить перевірку правильності прийому, видачі, законності і доцільності витребування, придбання і витрати майна шляхом ретельного аналізу прибуткових і видаткових документів, як за формою так і по змісту.

Для визначення повноти витребування майна, перевіряються: наряди і накладні, по яких військова частина одержувала майно зі складу довольчого органу та інших військових частин (необхідно робити звірення других примірників нарядів, накладних та інших прибуткових документів з першими примірниками в довольчому органі), рахунки організацій на закуплене майно, акти та атестати на майно, що надійшло на людях та інші прибуткові документи.

Законність і доцільність витрати майна перевіряється по видаткових документах (відомості на списання майна по термінах носіння з офіцерів, прапорщиків і військовослужбовців за контрактом, актах вибракування і розпорювання, відомостях на перерахування майна в нижчі категорії, роздавальних відомостях, накладних на видачу майна й ін.). При цьому виявляються випадки дострокового списання, перерахування і видачі майна, незаконної витрати і використання його не за призначенням.

На кожному перевіреному документі ревізор робить позначку про те, що даний документ ним перевірений.

При перевірці правильності ведення обліку і звітності ревізор уточнює:

• наявність усіх належних книг і карток обліку і правильності їх оформлення;

• правильність і своєчасність записів у книгах і картках обліку;

• правильність підсумків і залишків, виведених у книгах і картках обліку;

• правильність оформлення прибуткових і видаткових документів;

• правильність і своєчасність упорядкування звітно-заявочних документів і їхній представлення довольчим органам;

• обгрунтованість списання відсутнього і втраченого майна по інспекторських свідоцтвах;

• правильність і своєчасність запису виявлених недостач і втрат майна в книгу обліку нестач.

Одночасно з перевіркою стану обліку і звітності установлюється відповідність даних про залишки майна в складі, підрозділах, майстерні та інших об'єктах частини даним обліку речової служби, а також своєчасність і правильність рішень по нестачах і втратах майна.

Правильність записів у книгах і картках обліку провадиться шляхом звірення прибуткових і видаткових документів із записами в книгах і картках обліку.

Для визначення прибутку і витрати приймаються тільки правильно і цілком оформлені документи.

При перевірці бланків суворої звітності установлюється відповідність фактичної наявності атестатів даними обліку, а також правильність обліку і збереження бланків атестатів. У випадку втрати або недостачі бланків суворої звітності ревізор доповідає про це командиру частини для прийняття відповідних заходів, проведення адміністративного розслідування і притягнення винних посадових осіб до відповідальності.

По закінченні перевірки стану обліку і звітності ревізор установлює правильність ведення діловодства і збереження архівних матеріалів по службі, що ревізується, своєчасність і правильність рішень, прийнятих по заявах і скаргах військових із питань речового забезпечення.

Звірення фактичної наявності майна з даними обліку відбувається шляхом зіставлення цифрових показників інвентаризаційних описів (актів зняття залишків ф. 11) із книгами і картками обліку за станом на день перевірки.

При перевірці стану розрахунків із лазнево-пральними підприємствами встановлюється:

• наявність договорів;

• їхнє виконання;

• випадки сплати штрафів по договорах;

• правильність цін, зазначених у рахунках за миття особового складу і прання білизни;

• наявність заборгованості.

Крім цього, ревізор перевіряє оплату вартості при видачі особовому складу платного майна, правильність і законність видачі офіцерам, прапорщикам та військовосужбовцям за конрактом коштів за пошиття обмундирування.

У ході документальної ревізії ревізор перевіряє ефективність заходів щодо забезпечення збереження майна: виховання у військового почуття відповідальності за збереження і заощадження майна, наведення суворого статутного порядку в підрозділах, що виключає можливість розкрадання.

Крім проведення документальної ревізії ревізор старанно аналізує усі показники діяльності служби (планування, спеціальну підготовку та ін.). На основі цього аналізу дає в акті ревізії оцінку виконання завдань, поставлених перед службою.

Заключним етапом документальної ревізії є оформлення акта, що складається в двох примірниках.

Один примірник акта залишається у військовій частині, а другий направляється начальнику, що призначив ревізію.

У випадках виявлення зловживань, розтрат, розкрадань, недостач або інших незаконних дій, що можуть стати предметом судового розгляду, акт друкується в 3-х примірниках, один із яких після доповіді начальнику, що призначив ревізію, направляється в органи військової прокуратури.

Якщо ревізією виявлені порушення, що спричиняють необхідність притягнення винних осіб до матеріальної відповідальності в адміністративному порядку, ревізор записує в акт пропозиції про необхідність призначення адміністративного розслідування і прийняття командиром військової частини рішення по відшкодуванню нанесеного матеріального збитку.

Акт документальної ревізії повинний базуватися тільки на підтверджених документами фактах (номер документа, сторінки справи і запису в книгах і картках обліку).

Поряд із недоліками і порушеннями, виявленими в процесі ревізії, в акті відзначаються і позитивні сторони діяльності що ревізується служби по забезпеченню збереження матеріальних засобів, мобілізації внутрішніх ресурсів і режиму економії та інших фактів, що можуть бути показові для інших військових частин.

Акт документальної ревізії підписується ревізором, головою (членами) внутрішньої перевірочної комісії та іншими особами, залученими до перевірки, а також посадовими особами військової частини.

Перевірка виконання пропозицій по акту документальної ревізії здійснюється командиром військової частини і начальником, що призначив ревізію.

В даний час широко застосовуються комплексні документальні ревізії, коли одночасно проводиться перевірка усіх служб тилу військової частини.

Систематичний і якісний контроль господарської діяльності речової служби дозволяє перевірити правильність і своєчасність виконання законоположення по службі, а також надає допомогу посадовим особам у керівництві господарською діяльністю. Його проведення дозволяє дати глибокий аналіз роботи служби по речовому забезпеченню військової частини і дотриманню законності у витраті матеріальних і коштів.