6.2.Заходи по підготовці до складення річних звітів.

Перед складенням звітно-заявочних документів у військовій частині проводиться велика підготовча робота, яка заключається в проведенні цілого ряду важливих і трудомістких заходів.

Для того, щоб якісно і своєчасно скласти звітно-заявочні документи, в підготовчий період необхідно виконати наступні заходи:

1. Все речове майно, одержане для забезпечення особового складу в межах установлених норм постачання, необхідно видати до початку складення звітів.

Не допускається такий стан, коли нове майно зберігається на складі, а особовий склад частини не забезпечений належними предметами обмундирування, взуття і спорядження.

2. Згідно з Положенням про військове (корабельне) господарство Збройних Сил України (наказ МО України 1997 року № 300) силами внутрішньої перевірочної комісії проводиться інвентаризація матеріальних засобів в речовому складі, підрозділах, речовій ремонтній майстерні. Дані фактичної наявності і якісного стану звіряються з даними основного обліку, виявляються недостачі і надлишки майна. Проводиться документальна перевірка господарських операцій по речовій службі за минулий рік.

3. Заходи підготовчого періоду безпосередньо на об’єктах речової служби проводяться в наступній послідовності:

а) в підрозділах

• перевіряється забезпеченість речовим майном особового складу і при необхідності проводиться дозабезпечення;

• звіряються записи в картках обліку матеріальних засобів особистого користування з фактичною наявністю у особового складу предметів речового майна і виводяться залишки на 1 січня майбутнього року;

• в книгах обліку наявності і руху матеріальних засобів в підрозділах ф.26 проводяться операції по всіх прибутково-витратних документах, виводяться підсумки по прибутках, витратах і залишках на 1 січня майбутнього року;

• облікові дані підрозділів звіряються з обліковими даними книг основного обліку речової служби військової частини;

• перевіряються наявність, якісний стан майна і його облік;

• надлишкове майно, майно, яке потребує капітального ремонту і непридатне для носіння (експлуатації) майно здається на речовий склад військової частини.

б) в речовому складі

• видача речового майна для забезпечення особового складу і підрозділів;

• приймання надлишкового, непридатного майна, і майна, яке потребує капітального ремонту від підрозділів;

• приведення майна в порядок (прання, хімічне чищення);

• сортування речового майна за якісним станом і видом ремонту;

• вибракування і розпорювання майна, строки носіння (експлуатації) якого закінчилися і непридатного для використання за прямим призначенням речового майна;

• здача майна, що підлягає капітальному ремонту, на речовий склад довольчого органу;

• оформлення всіх проведених операцій в картках обліку матеріальних засобів складу;

• звірення облікових даних складу військової частині;

• перевірка фактичної наявності і якісного стану всього речового майна, яке зберігається на складі.

в) в діловодстві речової служби військової частини

• перевіряється повнота забезпечення особового складу і підрозділів;

• організується, при необхідності, дозабезпечення особового складу належним за нормами постачання речовим майном;

• складаються і оформлюються акти зміни якісного стану ф.13 на перерахування майна в складі із 2-ї категорії в 3-ю;

• проводяться облікові записи в книгах і картках обліку матеріальних засобів на підставі своїх виконаних прибутково-витратних документів;

• в книгах і картках обліку виводяться залишки на 1 січня майбутнього року, а в книгах обліку, крім того, і підсумки по прибутку і витрати матеріальних засобів за звітний період;

• залишки в картках обліку матеріальних засобів особистого користування ф.45 повинні бути підтвердженні підписами військовослужбовців, виводяться графи “списано”, “ перебуває на 1.01”;

• проводяться звірення облікових даних книг основного обліку з обліковими даними речового складу; речової ремонтної майстерні, підрозділів і картками обліку матеріальних засобів особистого користування офіцерів, прапорщиків і військовослужбовців за контрактом;

• підраховуються витрати миючих засобів, ремонтних та інших матеріалів за звітний період і визначаються їх залишки;

• в штабі частини начальник речової служби робить виписку із спискової чисельності особового складу з розбивкою військовослужбовців за військовими званнями, посадами, періодами призову і фахом (в тому числі і в закріплених військових частинах), а також дані про потребу в спортивних та інших знаках;

• через начальника фінансової служби приймаються заходи щодо погашення заборгованості за нанесені збитки державі по речовому майну;

• начальник речової служби частини перевіряє записи в книзі обліку нестач і книзі грошових утримань і нарахувань по утратах і нестачах в речовій службі і одержує дані про виявлені і погашені нестачі і утрати речового майна за звітний період;

• вивчаються вказівки довольчого органу про порядок складення звітно-заявочних документів.

Вся підготовча робота повинна проводитися за заздалегідь розробленим планом з таким розрахунком, щоб всі заходи були виконані до складення звітів-заявок і донесень.

Від своєчасної і якісної підготовчої роботи залежить якість звітів-заявок і донесень, які складаються і своєчасність їх представлення, що впливає на забезпечення особового складу речовим майном.