Кеңсені автоматтандыру

Тарихи автоматтандыру өндірісте басталды және содан соң офисқа таратады, басында тек ескішіл хатшылық жұмыс автоматтандыруын мақсат еткен. Офистік технологиялардың коммуникациялық автоматтандыру құралдарының даму өлшемі мамандар мен управленцтерді қызықтырды.

Офистің автоматтандыруы бар дәстүрлі жүйені ауыстыру үшін емес оны толықтыру үшін шақырылған. Бұл екі жүйе де бірге қолданыла басқару еңбегінің орынды автоматтандырумен қамтамасыздандырады.

Автоматтандырылған офис барлық деңгейдегі менеджерлерді тек қызметкерлердің фирмаішілік байланысымен қызықтырмайды, бірақ сонымен қатар оларға сыртқы қоршаған ортамен жаңа коммуникациялық құралдар ұсынады.

Автоматтандырылған кеңсенің ақпараттық технологиясы - коммуникациялы процестердің ұйымы және сүйеуі ұйымның ішінде қандай болса, ұйымның сыртқы ортасында компьютерлік жүйе базасында және басқа замандас құралдарының және ақпарат жұмысымен сондай болады.

Кеңселік автоматтандырылған технологиялар басқарушылармен, мамандармен, хатшылармен және кеңселік қызмет ететіндермен қолданылады, олар әсіресе проблемалардың топталған шешімдері үшін тартымды. Олар хатшылардың еңбек өнімділік және кеңселік қызметкерлерді жоғарлатуға рұқсат етеді және олар жұмыстардың көлемін мүмкінінше көбейтуді ойластырады. Менеджерлердің қабылдаған шешімдерінің жақсаруы олардың нәтижесінде жетілген коммуникациясы фирманың экономикалық өсуін қамтамассыз етеді.

Негізгі компоненттер:

Мәліметтер қоры. Кез-келген технологияның міндетті компоненті мәліметтер қоры болып табылады.Автоматтандырылған кеңседе мәліметтер қорының фирма өндіріс жүйесінің мәліметтерін шоғырлайды, операциялық деңгейдегі мәліметтерді өңдеу технологиясындағыдай. Мәліметтер қорына ақпарат фирманың сыртқы ортасынан да түседі. Мамандар мәліметтер қорының ортасындағы негізгі технологиялық операцияларды толық қамти білулері керек.

Мысалы: Мәліметтер қорында күнделікті негізгі компьтерге фирманың сауда агенттері беретін сатылулар жайлы немесе апта сайын өткізілетін шикізаттардың жеткізілуі жайлы мәліметтер түседі.

Мәліметтер қорынан ақпарат мәтіндік процессор, кестелік процессор, электрондық почта, компьютелік конференция және т.б. компьютерлік қосымшаларға түседі.

Мәліметтер қорынан алынған ақпарат тираждау, сақтау немесе тапсыру үшін компьтерлік емес техникалық құрылғылар үшін қолданыла алады.

Текстік процессор. Бұл текстік құжаттарды өңдеуге және құруға арналған қолданбалы бағдарламалық қамтамасыз ету түрі. Ол сөздер қосуға немесе алуға, сөйлемдердің,абзацтардың орнын ауыстыруға т.б. нәрселер үшін арналған. Құжат дайын болғанда,қызметші оны сыртқы жадыға көшіреді, содан кейін оны баспаға шығарып керегінше компьютерлік жүйе арқылы таратады. Осылайша, менеджер бұйрығында жазбаша коммуникацияның эффектілі түрі болады. Мәтіндік процессор көмегімен алынған хаттардың және баяндамалардың менеджерге үнемі фирма жағдайын бағалап отыруына көмектеседі.

Электрондық пошта. Электрондық пошта (Е- mail), компьютерлердің желілі қолдануында құрыла, пайдаланушыға өзінің серіктестеріне желі арқылы хабарды сақтауға, жіберуге, алуға мүмкіндік туғызады. Зерттеушілердің көбінің ойвнша, бұл шектеулік өте маңызды болып саналмайды, себебі, 100-ден 50-інде телефон арқылы қызмет бабымен сөйлесудің мақсаты тек қажетті ақпарат алу. Екі жақтық байланысты қамтамасыз ету үшін электрондық поштамен немесе басқа тәсілдерді қолданып ақпаратпен алмасу қажет.

Электрондық пошта қолданушыға бағдарламалық қамтамасыз етудің әртүрлі мүмкіншіліктерін бере алады. Жіберілген хат электрондық поштаны қолданатындардың барлығына қолайлы болуы үшін,оны комьютерлік жарнама тақтасына қою керек, таңдау бойынша хаттың меншікті корреспонденциныкі екенін көрсетуге болады. Сіз адрес иесімен оның алуы туралы хабарландыру жібере алаcыз.

Фирма өзіне электронды поштаны енгізуді шешкенде, онда екі мүмкіншілік болады: Біріншісі - өзінің техникалық және бағдарламалық қамтамасыз етуін сатып алу және электрондық поштаның функциясын іске асыратын өзінің компьютерлік локальдық желісін құру.Екінші мүмкіншілік электрондық поштаны қолдануды сатып алумен байланысты,оқтын-оқтын енгізілетін төлеудің артынан мамандандырылған ұйымдардың пайдалануына байланысты беріледі.

Аудио пошта. Хабарды дауыс арқылы беретін пошта.Бұның хабарды пернетақтада термей дауыс арқылы беретіндегі болмаса, электронды поштаны елестетеді.Телефон арқылы сіз жіберілген хабарларды ала аласыз. Бұл жүйеде аудио сигналдарды цифрлық кодқа және керісінше ауыстыратын құрылғы бар. Аудио пошта желіде жүзеге асырылады.

Аудио хабарды жіберетін пощта топтастырылған мәселелерді шешу үшін қолданылады. Ол үшін хабарды жіберіп отырған адам берілген хабар арналған тұлғалардың тізімі қосымша көрсетілуі тиіс.

Аудио поштаның негізгі қасиеті электрондықпен салыстырғанда, оның қолданылуы кезінде пернетақта арқылы мәліметтерді енгізудің қажеті жоқ

Кестелік процессор. Автоматтандырылған кеңселік технологияның кез келген қызметкері мәтіндік процессор сияқты ақпаратты қорда жинайды. Кестелік процессордың қазіргі бағдарламалық функцияны мәліметтерге кестелік түрде көрсетілетін, көптеген операциялар орындалады. Бұл операцияларды жалпы қызметкері бойынша жинақтап, көптеген және технологиялық операцияның топтастырылуы мен қолданылуын көрсетуге болады:

• пернетақтадан, сондай-ақ мәліметтер қорынан мәліметтерді енгізу;

• мәліметтерді өңдеу;

• ақпаратты басылым түрінде шығару, импортталған файл түрінде басқа жүйелерге, әсіресе мәліметтер қорына;

• мәліметтерді көрсететін кестелік формалардың сапалы безендірілуі;

• диаграмма түрінде және график түрінде мәліметтердің көпжоспарлы және сапалы безендірілуі;

• инженерлік, қаржылық, статистикалық есептердің өткізілуі;

• математикалық модельдеудің және басқа операциялардың өткізілуі.

Кез келген қазіргі кестелік процессордың ортасы мәліметтерді желі бойынша жіберіледі.

Электрондық күнтізбе. Бұл компьютердің желілік нұсқасын қолдануға тағы бір мүмкіндік береді. Басқарушының және басқа жұмысшылардың жұмыстық жоспарын сақтау үшін қажет. Менеджер немесе оның хатшысы кездесудің немесе басқа мейрамның күні мен уақытын белгілеп, жасалған жоспарды қарай алады және өзінің өзгертулерін жүргізеді. Электрондық күнтізбенің техникалық және бағдарламалық қамтамасыз етуі электронды поштаның аналогиялық компоненттеріне сәйкес келеді.

Электрондық күнтізбені қолдану әсіресе жұмыс күндері алдын ала жазылған жоғары деңгейлі басқарманың менеджерлері үшін қолайлы.