1.3 Причини виникнення і сутність управління проектами

Процес проектування відповідає інформаційному процесу, в якому відбувається перетворення вхідної інформації про об’єкт проектування на вхідну інформацію у вигляді проектних документів, виконаних згідно з державним стандартом, або результатів проектування.

Будь-який проект проходить ряд етапів/фаз/стадій. Для проведення проекту через всі фази ним треба управляти.

Необхідність методології управління проектами, усвідомлена в середині 50-х років в розвинених країнах світу, викликана масовим зростанням складності і кількості проектів, а також посиленням впливу наступних чинників:

1) вимоги замовників і збільшення їх компетентності

2) складність кінцевих продуктів проектів

3) взаємозв'язок і взаємовплив зовнішнього оточення проекту

4) міра невизначеності і ризику

5) організаційні перебудови

6) частота зміни технологій

7) помилки планування і ціноутворення

Вплив цих чинників призводив до порушення термінів здійснення проекту, перевитрат коштів, невиконання вимог до характеристик кінцевої продукції, що веде до зменшення прибутку, а нерідко - і до збитків.

Методи управління проектами дозволяють:

1) визначити цілі проекту і провести його обгрунтування

2) виявити структуру проекту: підцілі, основні етапи, роботи

3) визначити необхідні об'єми і джерела фінансування

4) підібрати виконавців, зокрема через торги, тендери, конкурси

5) підготувати і укласти контракти

6) визначити терміни виконання проекту

7) скласти графік реалізації проекту

8) розрахувати необхідні ресурси

9) розрахувати кошторис і бюджет

10) спланувати і врахувати ризики

11) забезпечити контроль за ходом виконання проекту

Для методології управління проектами характерно зосередження прав і відповідальності за досягнення цілей на одній людині або невеликій групі.

Інститут управління проектами США дає визначення:

"Управління проектами - мистецтво керування, і координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування системи сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених в проекті результатів за складом і об'ємом робіт, вартістю, якістю і задоволенням потреб учасників проекту."

1.4 Передумови для вибору методології управління проектами

Методи управління проектами звичайно більш складні, ніж звичайні методи управління, і не скрізь їх доцільно застосовувати. Приймаючи рішення стосовно використання методології управління проектами, необхідно відповісти на ряд питань, і якщо більшість або найбільш критичні питання мають позитивні відповіді, то необхідно прийняти цю методологію:

1) чи великий проект

2) чи складений проект технічно

3) чи є проект системою підпроектів, які повинні бути об'єднані в один

4) чи є проект частиною іншої системи, і чи потрібна інтеграція з нею; чи є у більшої системи проектна організація

5) чи є потреба в єдиному джерелі інформації і відповідальність за проект загалом

6) чи потрібен суворий кошторисний і фінансовий контроль

7) чи передбачаються великі обмеження по кошторису і / або графіку

8) чи необхідне швидке реагування на зміну умов проекту

9) чи пов'язаний проект із залученням великого числа функціональних підрозділів і виконанням великого числа видів робіт

10) чи може проект серйозно вплинути на організаційну структуру, що склалася

11) чи треба залучати більше двох підрозділів для взаємодії із замовниками/споживачем

12) чи є інші складні проекти, які будуть здійснюватися і конкурувати з даним проектом

13) чи можливий конфлікт між лінійними менеджерами, що залучаються до проекту

14) чи є організація, що відповідає за своєчасне закінчення проекту

15) чи можуть якісь зміни нанести збитки проекту до його завершення

16)чи потрібні велика зовнішня закупівля і постачання матеріалів, обладнання, послуг

17) чи треба залучати субпідрядників для виконання більшої частини проекту

18) чи потрібна експертиза / затвердження проекту державними органами, і чи можуть вони викликати проблеми і протиріччя