8.5 Календарне планування проектів

Календарне планування проекту, яке полягає у визначенні календарних дат виконання всіх робіт, ставить за мету координацію діяльності залучених до проекту виконавців для забезпечення його успішного завершення, створення умов задля реагування на ринкові можливості та вчасного надходження доходів, що гарантує ефективність інвестицій.

Календарний план як перелік тільки планових параметрів проектних робіт втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами їх виконання, тому частіше ведуть мову про календарні графіки.

Календарний графік відбиває планові й фактичні дані про початок, кінець і тривалість кожного робочого елементу WBS.У ньому також відмічається можлива гнучкість у даті початку роботи без ускладнення виконання усього проекту (тобто запас часу по некритичних роботах). Для найскладнішого календарного графіка записується чотири версії для дат початку, кінця, тривалості та запасу: рання, пізня, запланована календарна, фактична.

Цілі календарного графіка:

• забезпечити вчасне надходження фінансування;

• координувати надходження ресурсів;

• вчасно забезпечити потрібні ресурси;

• передбачити у різні моменти рівень потрібних фінансових витрат і ресурсів та раціональний розподіл їх між проектами;

• забезпечити вчасне виконання проекту.

Існує два прийнятних шляхи подання календарного графіка:

• табличний — з переліком робіт із зазначенням тривалості їх виконання;

• діаграмний (балочні діаграми, або діаграми Гантта).

У таблиці вміщується перелік робіт на певному рівні WBS із датами початку, кінця, тривалості по кожній з робіт. Цей спосіб дає необхідну інформацію для планування і контролю, проте йому бракує наочності.

Розглянемо проект розрахункового центру. У табличній формі календарний план матиме такий вигляд (табл. 6.7).

Таблиця 8.5 Календарний план проекту

Код роботи	Робота	Тривалість,дні	Дата початку	Дата кінця
А	Покупка устаткування	2	1.06	2.06
В	Підготовка приміщення	4	3.06	6.06
С	Підбір персоналу	4	3.06	6.06
D	Навчання персоналу	5	3.06	7.06

Цей же графік робіт можна подати у вигляді балочної діаграми, або, як її ще називають, діаграми Гантта, за ім’ям німецького інженера, який вперше запропонував цей інструмент календарного планування проектів на початку ХХ століття.

Як бачимо з рис.8.13, діаграма Гантта є наочним джерелом такої проектної інформації:

• які роботи є критичними, а які — некритичними;

• який запас часу мають некритичні роботи;

• коли мають розпочинатися і завершуватися за планом проектні роботи;

• якими є логічні зв’язки між роботами;

• яким є фактичне виконання робіт на певну дату.

Рис. 8.14. Діаграма Гантта

Позитивні риси діаграми Гантта:

1. легко будується і прочитується;

2. дозволяє наочно подати перебіг виконання робіт за проектом;

3. дає змогу легше зрозуміти ідею запасу часу і його використання;

4. є передумовою календарного планування потреб у ресурсах;

5. є умовою визначення грошових потоків;

6. є прекрасним засобом планування і контролю;

7. може бути використана для взаємопов’язування і поширення інформації;

8. є ключовим документом у процесі прийняття рішень.

За умов збільшення розмірів і складності проектів для вирішення цих питань тільки діаграми Гантта стає недостатньо, оскільки не завжди з її допомогою можна простежити вплив скорочення або збільшення часу виконання окремих робіт на інші роботи. Крім того, перед тим, як роботу розмістити на діаграмі, треба розглянути і вирішити три питання:

• логічний зв’язок між роботами;

• тривалість робіт залежно від ресурсів, що використовуються;

• розподіл ресурсів між роботами залежно від їх наявності.

Тому календарне планування потребує не тільки визначення термінів виконання робіт, але й узгодження їх із станом забезпечення необхідними ресурсами та можливістю фінансування.