9.4 Вимірювання прогресу й аналіз робіт

У західній науці управління проектами в системах контролю ходу реалізації проекту для позначення критеріїв оцінки стану проекту використовувався термін - прогрес в реалізації проекту. Прогрес може бути виражений різними способами, наприклад, повне завершення окремих етапів робіт, часткова реалізація робіт, там де для оцінки стану справ використовувався - процент виконання; незавершеність проекту, якщо вона планується.

Виконання або невиконання яких-небудь контрольних етапів називаються якісним прогресом.

Кількісним прогресом називають прогрес, який можна оцінити показниками, вираженими в одиницях вимірювання робіт. Конкретні фізичні показники прогресу можуть інтегруватись в єдиний показник грошових витрат, це дозволяє порівняти фактичні витрати з плановими.

Для вимірювання прогресу можуть використовуватися різні шкали в залежності від специфіки роботи, що виконується, наприклад:

вимірні роботи, для яких можуть визначатися дискретні прирости відповідно до графіка виконання, завершення таких робіт має конкретні матеріальні результати. Тобто це роботи для яких можна визначати кількісний прогрес.

роботи впливу, які не можна розбити на дискретні заплановані прирости, роботи типу підтримки і керівництва проектом, лобіювання у владних структурах тощо. Для таких робіт визначають якісний прогрес.

Контроль прогресу в реалізації проекту - це порівняння запланованих і реалізованих до відповідного терміна проміжних або кінцевих результатів.

Фактична інформація по виконанню робіт не впливає на базовий (директивний) план; за визначенням, базовий план є основою для вимірювання прогресу. Базовий план повинен бути незмінним і використовуватися для порівняння з поточним станом в звітах.

Одним з варіантів оцінки прогресу - реєстрація його по таких критеріях:

1. досягнення контрольних точок (етапів) у виконанні календарного плану проекту (контроль і аналіз термінів закінчення робіт та ін. часових характеристик);

2. витрати фінансових коштів;

3. витрати ресурсів і ефективність їх використання (блок показників на кожний вид ресурсів);

4. величина отриманих прибутків або обсяги виконаних робіт;

5. якість (блок якісних характеристик проекту);

6. зміст робіт.

Очевидно, що найголовнішим показником для контролю і аналізу є терміни закінчення робіт. Якщо були виявлені затримки в роботах критичного шляху або в досягненні ключових віх проекту, то швидше усього весь проект буде затриманий на відповідний термін.

Фактична інформація використовується для складання нових графіків, що базуються на реальних даних. Для кожної роботи оцінюється її стан (початок, закінчення, час, що вже витрачено і час (тривалість), що залишився), обчислюються нові тривалості для робіт, що виконуються. Ці нові тривалості, які можуть бути довшими або коротшими за тривалості у базовому плані, переміщують всі послідовні роботи по графіку, що призводить до зміни дат робіт, які ще не розпочаті. Цей процес звичайно веде до необхідності коригування дати завершення проекту в цілому.

Після отримання звіту з фактичними даними отримуємо два графіки робіт: базовий графік і поточний графік, який відображає вплив останніх фактичних даних. Визначення стану проекту означає порівняння цих двох планів.

Слід зазначити, що звіт про процент завершення часто не дає розробнику корисної інформації про прогрес у роботі (наприклад, можлива ситуація, коли роботи, які досягли 80% завершеності, у подальшому можуть виконуватися протягом 50% або більше часу від загального (встановленого) часу їх виконання). З іншого боку, звіт по виконаній тривалості дає можливість оцінити час, затрачений на виконання роботи, але не розглядає, скільки додаткових зусиль, що треба докласти для її завершення. Для забезпечення повноцінної підтримки прийняття рішень розробник повинен використати комплекс методів і набір стандартних звітів, що забезпечують його значущою інформацією.

Загальна тривалість роботи завжди дорівнює сумі тривалостей вже минулих робочих періодів (до даної дати) і оціночної тривалості майбутніх робочих періодів, необхідних для виконання роботи. Це вірно як для часових оцінок, так і для ресурсних і вартісних оцінок.

Використання методів планування часових параметрів проекту дозволяє легко перерахувати дати закінчення всіх робіт.

Виконання і витрачений час є досить інформативними показниками, оскільки часто існує суттєва невідповідність між кількістю часу, яку проект або робота використали до поточної дати, і дійсними результатами, ступенем завершеності роботи.

У процесі виконання проекту проводиться аналіз фактичного стану проекту, враховуючи повністю закінчені роботи, досягнуті проміжні результати, а також такі, що піддаються вимірюванню й оцінці ступеня завершеності роботи.

Оцінки по виконаних і майбутніх обсягах робіт також можуть бути корисні для:

1. перегляду оцінок тривалостей робіт;

2. визначення причин затримок;

3. вартісного аналізу фактичного стану.

Перегляд оцінок тривалостей робіт проводиться тоді, коли на стадії планування зроблені помилки в оцінюванні тривалостей робіт на основі їх обсягу, що неминуче виявиться в звітах про фактичне виконання. У цьому випадку оцінки тривалості робіт повинні бути переглянуті.

Визначення причин затримок проводиться на основі спільного аналізу відхилень від плану за часом і виконаними обсягами робіт, що може дати менеджеру початкову інформацію про причини затримок.