Питання для самоконтролю:

1. Назовіть основні поняття, необхідні для розуміння змісту проекту.

2. На основі чого визначаються цілі і встановлюються конкретні завдання проекту?

3. Що розуміється під управлінням предметною областю (змістом) проекту?

4. Які основні процеси відбуваються в управлінні змістом проекту?

5. Як називається процес виявлення необхідності реалізації нового проекту?

6. Що є результатом декомпозиції проекту?

7. Що є результатом планування змісту проекту?

8. У чому полягає взаємозв'язок обсягів,тривалості і вартості робіт проекту?

9. Що означає процес визначення робіт і ресурсів для їх виконання?

10. Які параметри роботи розуміють під структурою роботи?

11. Які інструменти використовують для визначення робіт проекту?

12. Назовіть основні методи для визначення послідовності робіт проекту?

13. Що являється результатом визначення робіт проекту?

14. На підставі чого здійснюється планування потреби в ресурсах, які мають бути використані для виконання робіт проекту?

15. Які методи використовують для оптимізації розподілу ресурсів в управлінні проектами?

16. Які методи вирівнювання використовуються в плануванні потреби в ресурсах проекту?

17. На чому ґрунтується концепція БД, як напрямок організації та оброблення даних?

18. На які стадії поділяють роботи зі створення БД в ІС?

Тема 11. Управління часом в управлінні проектами

План

11.1 Сутність управління часом та її зв’язок з іншими функціями УП

11.2 Контроль за розвитком проекту за його часовими характеристиками

11.1 Сутність управління часом та її зв’язок з іншими функціями уп

У кожному проекті час – це один з найважливіших визначальних чинників при оцінці досягнень (успіхів) проекту. Час є основним ресурсом проекту, але , на жаль “негнучким” ресурсом. Згаяний час не може бути поновленим. Звідси потреба особливої уваги до функції управління часом.

Функція управління часом тісно пов'язана з функцією управління предметною областю і включає в себе:

• визначення тривалості термінів початку та завершення проекту, його частин, найважливіших подій і кожної роботи, що виконується;

• мінімізацію (оптимізацію) часових характеристик;

• розумне (раціональне) використання резервів часу;

• контроль за розвитком проекту за його часовими характеристиками;

• прогнозування термінів завершення робіт, етапів та проекту в цілому;

• прийняття рішень з ліквідації небажаних часових відхилень.

Функція управління часом здійснюється за допомогою:

• аналізу часових характеристик проекту та його частин (тривалість, дати початку та закінчення проекту та його окремих етапів, робіт);

• календарного планування робіт;

• контролю графіків виконання робіт, їх актуалізації і коригування.

Принципи управління — загальні закономірності, в рамках яких реалізуються зв'язки між різними елементами управлінської системи. Ефективне управління часом пов'язане з досягненням результатів діяльності.

Діяльність орієнтована на результат являється важливим інструментом здійснення управління по результатах і відрізняється від традиційної — орієнтованої на завдання. Вона охоплює річний відрізок часу і складається на кожен звітний період шляхом установки нових цілей.

Процес управління по результатах є частиною процесу визначення результатів — що використовується постійно в процесі контролю за результатами, при якому дається оцінка результатам діяльності в минулому звітному періоді і ставиться нова кінцева мета діяльності. Найважливішою ланкою управління індивідуальною роботою і використанням часу є визначення ключових результатів діяльності в майбутньому звітному періоді.

Ключові результати визначаються індивідуально, в порядку їх значущості і з оцінкою їх взаємного впливу. На основі ключових результатів складаються особистий план діяльності і календарний план роботи на майбутній рік (річний розподіл часу).

На основі річного плану роботи час розподіляється щомісячно і потижнево на найближчі місяці і тижні, а у рамках тижня складається точний план на кожен робочий день.

В ході здійснення діяльності в певних часових інтервалах проводиться контроль отриманих результатів і використання часу. На основі цих оцінок складається план підвищення ефективності роботи і використання часу як в короткостроковій перспективі, так і протягом року. Крім того, в системі управління власною діяльністю і використанням часу рекомендується проводити принаймні один раз в рік аналіз використання часу на основі 2—3-тижневого періоду. Це надасть додаткову допомогу в управлінні використанням часу.

Для кожного ключового результату чітко визначаються цілі, необхідний час для їх досягнення і методи контролю за цим процесом. Відбуваються великі втрати часу унаслідок того, що цілі проекту або не існують, або не чітко сформульовані або недосяжні. Цілі визначають напрямок розвитку проекту і виконання робіт. Чітко і ясно задані цілі стають стандартом, використовуваним для опрацьовування індивідуальних цілей і робіт по їх досягненню.

Цілі по ключових результатах можуть бути кількісними, якісними і прив'язаними до часу. Їх потрібно порівнювати із поточною ситуацією, якщо така існує для даної цілі (таблиця. 11.1).

Таблиця 11.1 Приклад визначення цілей

Ключові результати діяльності	Цілі по ключових результатах
Рентабельність	Поліпшення нинішнього рівня на 25%
Частка на ринку	Збільшення нинішньої частки з 10 до 18% в кожному районі
Ефективність персоналу	Збільшення об'єму виконаних робіт на 25%
Мотивованість персоналу	Зберегти хороший рівень мотивації
Ступінь використання зв'язаних груп	Ефективніше працювати з клієнтами

Потім в плані діяльності визначаються моменти контролю процесу досягнення цілей, за чиєю ініціативою він здійснюється і в якій формі проводиться. При цьому необхідно основну увагу приділяти саме здійсненню поставлених цілей, а не окремим заходам.

Значення бюджету часу полягає в тому, що він характеризує час, необхідний для досягнення ключових результатів. Бюджет часу зазвичай складається у відсотковому виразі і показує, яка частина загального часу йде на заходи щодо досягнення кожного ключового результату. Інколи він складається не у відсотках, а в днях або тижнях. При цьому, оцінюючи його кількісно, не потрібно прагнути до більш ніж п’ятивідсоткової точності.

Для вирішення головної мети проекту – виконання його у часі, у проектному менеджменті застосовується сіткове і календарне планування. Враховуючи, що для успішної роботи над проектом менеджеру треба швидко опрацьовувати значний масив інформації, життєво необхідними стають такі спеціальні інструменти, як сітковий і календарний графіки. Їхня роль посилюється ще й тим, що вони поєднують у собі параметри часу, вартості і ресурсів.

Сіткове планування полягає у створенні логічних діаграм послідовності виконання проектних робіт – сіткових графіків – і визначенні тривалості цих робіт та проекту в цілому з метою подальшого контролю.

Сітковий графік – це графічне подання робіт проекту, який відбиває їх послідовність та взаємозв’язок

Для полегшення сприйняття інформації про логічні зв’язки між роботами її подають зазвичай у вигляді таблиці, де визначається тривалість і календар робіт.

Тривалість роботи – це час від її початку до закінчення. Залежно від типу проекту тривалість може визначатися у годинах, змінах, днях, тижнях, місяцях.

Календар робіт – документ, який показує календарні дати початку і завершення робіт виходячи з режиму роботи проектної команди, вихідних та святкових днів.