7.3 Функції провідних спеціалістів робочої групи уп

Організаційна структура робочої групи (команди проекту) відповідає конкретним етапам проекту і складає ядро для розширення організації робіт з основних видів діяльності над реалізацією проекту.

Оргструктура робочої групи допомагає керівникові розподіляти між виконавцями права та обов’язки з окремих робіт або їх частин.

Робоча група складається з таких підгруп:

• підрозділи, що створюються за відповідними напрямками основної діяльності (проектування, закупівля(постачання), монтаж, тощо) (їх називають виробничими підрозділами);

• персонал контролю та координації проекту;

• обслуговуючий персонал фірми у межах якої виконується проект (персонал бухгалтерії, фінансового відділу тощо).

У процесі вибору та призначення персоналу проекту необхідно враховувати такі чинники як наявність необхідних фахівців, їх кваліфікацію, досвід та особисті якості, здатність працювати у складі групи і забезпечувати досягнення поставленої мети.

Якщо організації-учасники проекту створюють свої групи по УП, всі вони, зазвичай мають подібну оргструктуру. Кожна робоча група формується у відповідності з потребами проекту, з урахуванням кваліфікації та досвіду персоналу, що працює над проектом.

Величина робочої групи залежить від масштабів і типу проекту.

В робочу групу проекту можуть входити:

0. - менеджер проекту;

1. - інженер-координатор проекту;

2. - менеджер служби матеріально-технічного забезпечення проекту

3. - менеджер служби контролю ;

4. - координатор робіт з проектування;

5. - координатор проекту з використання засобів автоматизації управління проектом (менеджер ІС);

6. - адміністративний керівник контрактів;

7. - адміністративний менеджер.

Обов’язки провідних фахівців:

Менеджер проекту - провідний член групи, він:

• делегує повноваження членам групи,

• слідкує за виконанням плана, оцінює стан робіт, координує та коригує їх виконання,

• використовує персонал контролю проекту для планування обсягів і термінів робіт, отримання оцінок і контролю затрат,

• відповідає за всю роботу над проектом.

У випадку малих проектів він є також координатором проекту або керує декількома проектами одночасно.

У випадку більших проектів йому допомагає координатор робіт по проекту.

Інженер-координатор проекту - відповідає за координацію робіт по проекту на усіх його стадіях, включаючи проектування, закупівлю обладнання та матеріалів, введення об’єктів в експлуатацію. Його основні обов"язки:

• визначає обсяги робіт і терміни їх виконання, встановлює взаємозв"язки між елементами проекту, забезпечує планування;

• контролює виконання бюджету проекту (особливо витрати на робочу силу та матеріали);

• забезпечує необхідну якість робіт, у тому числі слідкує за тим, щоб різні напрямки проектування та інженерного забезпечення відповідали б нормативам та обмеженням проекту, контролює виконання робіт у відповідності з вимогами самого проекту та замовника щодо економічних показників, ТУ та державних стандартів;

• відповідає за комунікації (зв’язок) між усіма учасниками проекту.

Інженер-координатор проекту не відповідає за технічні рішення, що закладені в проектній документації. Це є обов’язком головного і провідних інженерів за напрямками робіт, які направлені в робочу групу проекту.

Менеджер служби матеріально-технічного забезпечення проекту відповідає за своєчасну доставку обладнання і матеріалів.

Менеджер служби контролю працює у тісному контакті з менеджером проекту. Основними сферами його діяльності є:

• планування та встановлення термінів;

• оцінка витрат і планування вартості;

• контроль витрат і тенденцій їх зміни;

• інформування менеджера проекту та зацікавлені служби про хід робіт;

• управління матеріально-технічними запасами;

• контроль документації та ін.

Менеджеру служби контролю підпорядковуються кошторисники, плановики, фахівець з матеріально-технічного забезпечення, фахівець з ведення документації проекту та представники служби засобів автоматизації УП. В залежності від обсягу (масштабу) проекту цей допоміжний персонал може працювати цілий день або ні, або мати також допоміжний персонал.

Координатор робіт з проектування відповідає за виконання робіт з інженерного проектування у межах проекту. Ця посада є тільки в крупних проектах, де йому підпорядковуються головні (провідні) інженери з окремих напрямків. У невеликих проектах координація інженерного проектування здійснюється інженерами-координаторами проекту.

Основні види діяльності, які здійснює координатор робіт з проектування:

• визначення обсягів робіт;

• встановлення зв"язків з проектування;

• календарне планування та поточний контроль за ходом проектних робіт;

• збирання даних та аналіз результатів проектування.

Координатор проекту з використання засобів автоматизації управління проектом (менеджер ІС). В його обов’язки входить підбір, адаптація та використання програмних засобів (спеціальних пакетів) управління проектами (Project management). Він несе відповідальність за машинну обробку інформації в процесі УП. У разі необхідності розробляє нові програмні засоби.

Адміністративний керівник контрактів контролює виконання контрактів включаючи питання, пов’язані з поставками матеріалів та обладнання, наданням послуг, прийомом виконаних робіт, оплатою контрактів та їх закриттям. На протязі всього ЖЦП він контактує з контракторами. Слідкує за зміною умов контрактів, виникненням суперечок та скарг, контролює відповідність матеріалів та обладнання специфікаціям та стандартам. Контролює виконання гарантій, передбачених контрактом та визначає чи перекривають вони витрати по усуненню виявлених дефектів. Складає план закриття контрактів. Узгоджує з замовником перелік недоліків та відхилень які слід усунути, слідкує за їх ліквідацією.

Адміністративний менеджер (помічник менеджера проекту) координує допоміжну діяльність:

• конторські послуги (надання оргтехніки, меблів, приміщень, копіювальної техніки, надання загальних конторських послуг, бібліотечне обслуговування, тощо);

• фінансові послуги - бухгалтерський облік, укладання контрактів, страхування, внутрішні ревізії, тощо;

• забезпечення зайнятості персоналу, призначення ставок зарплати, організація виробничого навчання і т.ін.