8.6 Управління плануванням

Управління процесом планування відбувається на всіх його етапах. Основні етапи процесу планування включають:

1. цілі, задачі та основні техніко-економічні показники проекту, тривалість та ресурси, специфікацію виконуваних робіт, етапів та віх проекту;

2. структуризацію проекту;

3. організаційно-технологічні рішення;

4. сіткові моделі пакетів робіт;

5. оцінку можливості реалізації, оптимізацію по строкам та критеріям якості використання ресурсів та іншим критеріям;

6. потреби у ресурсах;

7. документи по пакету планів;

8. затвердження планів та бюджету;

9. доведення планових завдань до виконавців;

10. підготовку та затвердження звітної документації для контролю планів.

Номенклатура і глибина розробки окремих етапів може змінюватись в залежності від масштабу, вартості і типу проекту.

Вибір методу управління, який використовується залежить від складності проекту, обсягів виконання робіт, вимог замовника. Застосовуються методи:

1. Директивний - передбачає інформування виконавців робіт тільки про короткострокові плани. Персональна відповідальність за розробку планів, коректування і уточнення несе розробник планів, тобто учасники проекту практично не задіяні в процесі планування.

2. Формування планів тільки на випадок кризового становища. Такі плани - комплекси заходів щодо ліквідації такого становища.

3. Короткострокове планування методом «Плани комітетів» - плани складаються виконавцями робіт в ході періодичних нарад по аналізу ходу проекту.

4. Метод семінарів - менеджер проекту призначає представників організації - учасників проекту відповідальними за успішне виконання проекту.

Найбільш вживаний метод – метод семінарів. Діяльність групи по плануванню організується у вигляді семінарів, які дозволяють швидко встановити взаємодію між учасниками проекту і створити реалістичні плани, що враховують вимоги і зацікавленість всіх учасників.

Семінари звичайно проводяться в три етапи:

1. Взаємодія генерального підрядчика і робочої групи планування.

2. Взаємодія членів робочої групи по плануванню.

3. Взаємодія замовників і членів робочої групи.

Обов'язковою умовою цього методу є надання всім членам робочої групи необхідної інформації по проекту.

Перший етап семінару має на меті домовлятися про умови передачі управління проектом від генерального підрядчика (замовника) до менеджера проекту і робочої групи по плануванню. Генеральний підрядник повинен поінформувати групу про цілі проекту, умови контракту, корпоративні цілі і задачі.

Другий етап є основним. Члени робочої групи безпосередньо займаються процесом планування; менеджер проекту здійснює загальну організацію процесу планування і контроль розроблених планів на їх відповідність концепції проекту.

Третій етап. Представник замовника повинен поінформувати членів робочої групи відносно цілей проекту, корпоративних цілей і задач замовника, термінів і якості проекту. Всі ці аспекти повинні бути враховані в проектах, що розробляються. Замовник аналізує ці документи, а у разі схвалення погодить їх. Остаточний варіант всіх планів необхідно направляти замовнику офіційно, а після затвердження всім учасникам проекту.