7.4 Создание системы коммуникаций в организации. Создание системы поощрения и признания заслуг.

Одной из важнейших задач высшего руководства любой организации является поддержание целостности системы менеджмента, наиболее существенной составляющей которой являются коммуникации. Формальные коммуникации в организации должны быть идентифицированы, описаны в составе документированных процедур системы менеджмента, и подлежать управлению как один из видов ресурсов. Как и любой вид ресурсов, формальные коммуникации должны отображаться в планах сотрудников по всем уровням организационной структуры.

У каждой коммуникации должен быть владелец или руководитель, который управляет процессом, включающим данную коммуникацию. Коммуникациями на межпроцессном или внешнем уровне также управляют владельцы процессов, обеспечивающих внутриорганизационные и внешние взаимодействия.

Нарушение: прерывание, искажение, замедление коммуникаций должно быть выявлено каждым исполнителем на операционном уровне сразу по мере возникновения такого события - не дожидаясь итогового процессного контроля или внутреннего аудита. Для этого в документированных процедурах должны быть закреплены точки контроля коммуникаций на операционном, межоперационном и межпроцессном уровнях и корректирующие, а затем и предупреждающие действия для их восстановления или исправления.

По всем видам формальных коммуникаций организация должна вести записи согласно шаблонам, установленным в документированных процедурах. В рамках системы менеджмента качества, функционирующей в соответствии со стандартом ISO 9001:2008, это регламентируется пунктом 4.2.4 «Управление записями».

Организация должна обеспечивать удобное, четкое и бесперебойное функционирование коммуникационных каналов. Данная задача должна решаться с учетом применяемых в организации технологий, процедур и сложившейся корпоративной культуры.

К коммуникационным каналам можно отнести такие как: Internet; телефонная связь; внутренние локальные сети с функцией взаимодействия сотрудников и всеобщего доступа к любым массивам данных в соответствии с установленными компетенциями; внутренние и внешние почтовые связи; непосредственное прямое общение сотрудников внутри и вне организации в режиме приема-передачи информации на любом виде носителей, диалогов или групповых речевых коммуникаций, как по инициативе одного из сотрудников, так и по инициативе менеджмента организации или инициативе из вне.

 Создание системы поощрения и признания заслуг. Наилучший путь – признание заслуг работников, стимулирование их к достижению более высоких результатов. Создание системы поощрения и признания заслуг.

Процесс улучшения деятельности - это изменение общепринятого подхода к ошибкам. Можно говорить о том, что существуют два пути проведения требуемых перемен. Можно наказывать каждого, кто допускает ошибки при выполнении своих обязанностей, или воздавать должное отдельным работникам и коллективам, которые выполняют поставленную задачу или вносят значительный вклад в процесс улучшения деятельности.

Самый наилучший путь - признание заслуг работников, в том числе и руководителей, их стимулирование к достижению еще более высоких результатов [6].

Система поощрения и признания заслуг сотрудников компании

Уважение и поддержка в профессиональном развитии — один из ключевых признаков хорошего работодателя, согласно Great Place to Work Model. При этом в большинстве случаев достаточно простого признания заслуг сотрудника с символической наградой и почетным награждением. Людям важно, когда их ценят и замечают результат. Если зарплата у вас на уровне рынка, то обратите внимание именно на нематериальные формы признания результатов.

Это могут быть как награды за выслугу лет (3, 5, 7, 10 лет) и почетное награждение на общем мероприятии компании, так и награды за достижения квартала, месяца или года. Рекомендуем встраивать систему поощрения в существующие коммуникационные платформы компании, чтобы дать возможность каждому сотруднику наградить или поощрить за конкретное достижение своего коллегу. Это могут быть, например, виртуальные валюты: лайки, благодарности. Не важно, как вы их назовете, главное, чтобы доступ к ним был у всех сотрудников.

Бережливое производство и непрерывное совершенствование невозможны без признания заслуг каждого, кто вкладывает свои усилия. Обычно, когда на российских предприятиях заходит разговор о поощрениях, редко кто говорит о чем-то, кроме премии и повышения зарплаты.

Тем не менее, существует множество способов признания заслуг и поощрений работников, которые помогут вам стимулировать деятельность по достижению поставленных задач.

Признание ежедневных усилий:

• Личная похвала и признание заслуг

• Письменная похвала и признание заслуг

• Похвала и признание заслуг в электронной форме

• Публичная похвала и признание заслуг

Неформальные нематериальные поощрения

• Информация, поддержка и вовлечение

• Автономность и влась

• Гибкий рабочий график и свободное время

• Обучение и построение карьеры

• Доступность и личное время менеджера

Материальные поощрения и награды

• Награды выдающимся сотрудникам и за выдающиеся достижения

• Деньги, «заменители денег» и подарочные сертификаты

• Номинальные подарки, товары и продукты

• Особые привилегии, льготы и услуги для сотрудников

Признания заслуг , награды и действия для групп

• Групповые награды и признания заслуг

• Развлечения, игры и соревнования

• Праздники, тусовки и специальные мероприятия

• Экскурсии и путешествия

Награды за особые достижения

• Объем продаж

• Обслуживание клиентов

• Предложения сотрудников

• Производительность и качество

• Участие и безопасность

Формальные программы награждения внутри организации

• Многоуровневая программа поощрений и система оценок

• Преимущества и льготы внутри компании

• Юбилеи сотрудников и компании

• Благотворительность и общественные работы

• Акции компании и участие в акционерном капитале