1.Понятие сводной таблицы

Сводная таблица - это интерактивный отчет, в котором суммируются и анализируются данные из рабочих листов Excel или внешней базы данных. С помощью сводных таблиц можно проанализировать данные различными способами, не создавая каждый раз новый отчет.

В сводной таблице можно создавать:

динамические перекрестные данные в строках и в столбцах;

применять фильтры;

показывать данные в отсортированном виде, скрывая деталей или же со всеми подробностями.

Сводная таблица состоит их 4 областей:

Строка. Значения поля используются в качестве заголовков строк в сводной таблице.

Столбец Значения поля используются в качестве заголовков столбцов в сводной таблице.

Данные. Итого значений поля подводятся в строке, столбце и в странице.

Страница позволяет применить фильтр к данным сводной таблицы.

Вы можете создать сводную таблицу, основываясь на одном из четырех источников данных:

база данных или список Excel

внешний источник данных, например база данных Access

несколько диапазонов консолидации

другая сводная таблица.

Перед созданием сводной таблицы желательно создать макет структуры таблицы и суммирования данных в ней. Макет поможет вам определить, какие поля необходимо разместить в строке, столбце, странице или в области данных.

2.Создание сводной таблицы

Мастер сводных таблиц упрощает создание таких таблиц. Это средство требует выполнение четырех этапов, представленных в соответствующих диалоговых окнах, в которых задаются нужные характеристики создаваемой таблицы.

Чтобы создать сводную таблицу необходимо выполнить следующие действия:

Выделить данные, которые Вы хотите проанализировать с помощью сводной таблицы;

Команда Данные - Сводная таблица, откроется первое окно Мастера сводных таблиц;

Укажите, где Вы хотите проанализировать данные в списке или базе данных Excel;

Щелкните по кнопке Далее для перехода к Шагу 2;

Ссылки на ячейки, которые были выделены перед этим, появятся в поле Диапазон, вы можете изменить выбранный диапазон прямо на рабочем листе, щелкнув по кнопке ссылки на рабочем листе;

Щелкните по кнопке Далее для перехода к Шагу 3; Таблица состоит из полей: Продавец, Товар, Месяц, Сумма.

Перетащите кнопки полей из правой части диалогового окна на соответствующее место в макете. В нашем примере:

переместите поле МЕСЯЦ в область Строка, ПРОДАВЕЦ - область Столбец, ТОВАР - в область Страница, Поле СУММА - в область Данные.

Щелкните по кнопке Далее для перехода к Шагу 4;

Укажите, где вы хотите поместить сводную таблицу - на новом листе или на существующем;

Для того чтобы настроить другие параметры Сводной таблицы, щелкните по кнопке Параметры;

Щелкните по кнопке Далее для перехода к Шагу 4;

Укажите, где вы хотите поместить сводную таблицу - на новом листе или на существующем;

Для того чтобы настроить другие параметры Сводной таблицы, щелкните по кнопке Параметры;

Щелкните по кнопке Готово для завершения создания Сводной таблицы.

Для того, чтобы создать новую таблицу из данных уже существующей Сводной таблицы, на первом шаге Мастера сводных таблиц, нужно выбрать опцию в другой сводной таблице.

На втором этапе (шаг 2) выберите сводную таблицу,

данные которой вы хотите использовать.

Для создания таблицы из нескольких диапазонов консолидации нужно выполнить следующие действия:

На первом шаге Мастера сводных таблиц выберите опцию В нескольких диапазонах консолидации. При создании сводной таблицы из нескольких диапазонов вы можете включить в нее от нуля до четырех полей страницы. Можно выбрать одну из следующих опций:

Создать одно поле страницы

Создать поля страницы.

В зависимости от выбранного варианта окна мастера будут иметь разный вид.

Для выбора консолидируемых диапазонов нужно ввести в поле Диапазон нужный диапазон и щелкнуть по кнопке Добавить.

Вопросы для самоконтроля

1.Требования к сводной таблице?

2.Для каких целей используются сводные таблицы?

3.Как производится работа со сводной таблицей?

4.Какие виды существуют сводных таблиц?

Рекомендуемая литература

1. Информационные системы в экономике: Под ред. ГА. Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2003.

М: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

2. Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2003.

3. Компьютеризация банковских операций: Учеб. пособие / Под ред. ГА. Титоренко. — М.: Вузовский учебник, 2005.

4. Клещев Н. Т., Романов А.А. Проектирование информационных систем: Учеб. пособие / Под ред. К.Н. Курбатова -г- М.: Изд-во Рос. эконом.академии, 2000.

Тема Информационные технологии бизнес-анализа

Вопросы

1.Понятие таблиц данных (таблиц подстановки)

2.Построение Таблицы подстановки для одной переменной

3.Использование диспетчера сценариев