26. Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

Первичные данные о хозяйственной деятельности организации являются как бы «входом» в систему бухгалтерского учета, где проис­ходит обработка полученных сведений, а «выходом» из нее — необхо­димая информация для лиц, принимающих решение. Иными слова­ми, основой для отражения информации о совершенных хозяйствен­ных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный учетный документ — это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяю­щее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хо­зяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести пред­варительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состояни­ем расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состо­янии и движении имущества всех форм собственности должна отве­чать следующим требованиям:

•своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитывае­мых объектов в документах;

•простота регистрации и обработки первичной информации, при­способленность носителей первичной информации к способам ее по­следующей обработки;

•рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более по­ловины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бух­галтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работ­ников часто не в состоянии справиться с ним вручную. В связи с этим сокращение трудоемкости учетных работ с помощью автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководи­телями многих организаций.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевремен­ного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо стро­го соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает созда­ние собственных форм первичного учета, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать сле­дующие обязательные реквизиты:

•наименование документа;

•дата и место составления документа;

•наименование организации, от имени которой составлен доку­мент;

•содержание хозяйственной операции;

•измерители хозяйственной операции в натуральных и денежном выражениях;

•наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность ее оформления;

•личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая слу­чаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе об учетной поли­тике должны быть утверждены разработанные в организации фор­мы первичного учета. Использование бланков устаревших и произ­вольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернила­ми, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в тече­ние времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам стро­гой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установлен­ном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценно­стей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем органи­зации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны прини­маться к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и глав­ным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опе­раций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организа­ции, который несет всю полноту ответственности за последствия осу­ществления таких операций, включения данных о них в бухгалтер­ский учет и бухгалтерскую отчетность

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского уче­та реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифициро­вать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах опреде­лен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета.

Если в правоотношении задействован другой участник хозяй­ственных операций, а также контролирующий орган, суд или проку­ратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.