30. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета. Электронный документооборот

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организа­ции документооборота.

Документооборот — это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до мо­мента принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает на­личие минимального разрыва во времени между совершением хозяй­ственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обра­ботки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

а) рабочий альбом форм документов;

б) график документооборота.

30. Планирование документооборота и контроль за его выполнением. Сводный график документооборота. Выписки из графика документооборота

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки пе­редачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком докумен­тооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации. Документооборот, организованный по графику, позволяет:

•ускорить время прохождения первичного документа от оформле­ния и проверки до обработки;

•способствует равномерному распределению учетной работы в те­чение всего рабочего времени;

•повышает производительность труда учетных работников;

•способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке докумен­тов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков вы­полнения работ. График документооборота в виде схемы называют оперограммой

Точка на оперограмме означает место выполнения операции и ис­полнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь дви­жения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Работники организации (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представля­ют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфе­ре деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия, в которые направляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документо­оборота по организации осуществляет главный бухгалтер.

30. Инвентаризация как необходимое условие проверки и документального подтверждения наличия имущества и обязательств. Роль инвентаризации в обеспечении сохранности, рационального и экономного использования хозяйственных средств

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвен­таризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка иму­щества и обязательств.

Инвентаризация средств (активов) и источников (пассивов) — это проверка в натуре и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентариза­ции данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвен­таризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подвергаются так­же дебиторская и кредиторская задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации уста­навливают состояние и правильность оценки имущества в бухгал­терском учете и отчетности. Инвентаризации также подлежат товар­но-материальные ценности, не принадлежащие организации, как числящиеся на учете, так и не учтенные по каким-либо причинам.

Термин «инвентаризация» происходит от латинского слова «ин­вентарь» (от лат. роспись, опись) и означает опись иму­щества (вещественных ценностей и расчетов). Однако в последнее время в организациях возникли другие новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но также подлежат инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, так как инвентаризации подвергаются не только вещественные цен­ности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы, ценные бумаги, финансовые вложения в паи, займы, уставные фонды других организаций и др.

Основными принципами инвентаризационной работы являются:

•полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей;

•правильность и своевременность выявления результатов провер­ки ценностей и их отражение в учете.

В соответствии со ст. 12 «Инвентаризация имущества и обяза­тельств» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и от­четности» проведение инвентаризаций обязательно:

•при передаче имущества государственного унитарного предприя­тия в аренду, его купле-продаже;

•при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

•перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

•при смене руководителя организации (учреждения) или матери­ально-ответственного лица;

•при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

•в случае возникновения непреодолимой силы, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

•в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

В процессе проведения инвентаризации решаются следующие за­дачи:

•выявление фактического наличия товарно-материальных ценнос­тей и денежных средств путем составления инвентаризационных описей, актов сверки расчетов;

•проверка обоснованности подбора материально-ответственных лиц и правильности заключения с ними договора о материальной ответственности;

•контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с дан­ными бухгалтерского учета, т. е. контроль за работой материально-ответственных лиц, что помогает не только вскрывать, но и предуп­реждать возможные недостачи и растраты;

•выявление товарно-материальных ценностей, частично утратив­ших свое первоначальное качество а также не соответствующих сво­им потребительским качествам согласно ГОСТам и ТУ;

•проверка соблюдения лимитов и выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

•изучение запасов товарно-материальных ценностей по ассорти­менту;

•проверка соблюдения правил хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;

•установление состояния складского хозяйства и весоизмеритель­ного оборудования;

•подтверждение реальности оценки отдельных статей баланса.