30. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве и бух­галтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хране­ние либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Различают оперативное и архивное хранение бухгалтерских доку­ментов.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Переч­нем типовых документов органов государственной власти и управ­ления, учреждений, организаций и предприятий Республики Бела­русь по организации системы управления, ценообразованию, финан­сам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного коми­тета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 авгу­ста 2001 г. № 38.

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве.

В соответствии с Основными правилами работы архивов Респуб­лики Беларусь в архив передают дела постоянного, временного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел.

дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подле­жат. Они могут храниться в структурных подразделениях и по исте­чении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном по­рядке.

Многие бухгалтерские документы согласно перечню типовых до­кументов с указанием сроков хранения относятся к документам дан­ной категории. Однако предусмотрено, что дела временного хране­ния могут передаваться в архив по решению руководителя органи­зации. Отбор документов на хранение или уничтожение является резуль­татом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это определение научно-исто­рической, социально-культурной ценности и практической значимос­ти документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности доку­ментов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, прика­зы, сводные планы и др. Эти документы подлежат постоянному хра­нению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, администра­тивно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу — это приказы, личные карточ­ки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисле­ния заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все испол­ненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело— это сово­купность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные(ный) в отдельную облож­ку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной но­менклатурой дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наиме­нований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в Целом по организации и оформленный в установленном порядке

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (в исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов).

По срокам хранения документы и дела различают:

1. постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

1. временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяют­ся на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

2. по личному составу. К такого рода документам относятся доку­менты, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, переме­щении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощ­рении, выплате заработной платы, а также иные документы, входя­щие в состав личного дела.

Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие докумен­ты имеют научно-историческое значение.