30. Организация делопроизводства бухгалтерии. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки и утверждения

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется дело­производством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется па основе единой но­менклатуры дел, установленной в организации. Номенклатура дел пред­ставляет собой систематизированный список наименований дел, заводи­мых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходи­ма для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и пе­чатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывает­ся специалистом, ответственным за организацию работы с докумен­тами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом председа­теля Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. № 13), а также Основными правилами работы архи­вов, основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, органи­заций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизвод­ству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имею­щих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно- функциональному или функциональному принципу (по направ­лениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, вклю­чает следующие отделы:

1. Общий отдел;

2. Отдел экономического прогнозирования;

3. Производственно-технологический отдел;

4. Технический отдел;

5. Отдел капитального строительства;

6. Финансовый отдел;

7. Бухгалтерия;

8. Отдел труда и заработной платы;

9. Отдел кадров и др.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

1. Руководство;

2. Планирование;

3. Организация производственной деятельности;

4. Финансирование;

5. Учет и отчетность;

6. Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:

1. Руководство;

2. Организационно-методическая работа;

3. Спортивно-массовая работа;

4. Отдел кадров;

5. Бухгалтерия;

6. Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности орга­низации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

•помещать в дело только исполненные документы;

•помещать в дело документы, которые по своему содержанию соот­ветствуют наименованию дела по номенклатуре;

•помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одно­го вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

•раздельно группировать в дела документы постоянного и времен­ного хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за ис­ключением переходящих дел;

•не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие воз­врату;

•дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в орга­низациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государственном надзоре за соблюдением законода­тельства по архивному делу и ведению делопроизводства в Респуб­лике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947, государственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и Делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор).