30. Организация архива

Подготовка описей возлагается на заведующего архивом органи­зации (лицо, ответственное за архив).

Так, при составлении описи дел постоянного хранения организа­ции бухгалтерия предоставляет для нее годовые бухгалтерские отче­ты, штатные расписания, а для описи дел по личному составу — лице­вые счета по начислению заработной платы.

В организации для хранения всех документов, в частности бухгал­терских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы. Для них выделяются специальные здания, помещения, в ко­торых необходимо поддерживать соответствующий технологичес­кий режим для хранения архивных документов.

архив — это совокупность архивных до­кументов, а также архивное учреждение или структурное подразде­ление государственного органа, предприятия, учреждения, органи­зации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использо­вание архивных документов.

В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабаты­ваемого положения о нем, в котором определяются состав докумен­тов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведую­щего архивом (лица, ответственного за архив).

Законом от 26 июня 1997 г. № 46-3 в Кодекс Республики Беларусь административных правонарушениях (КоАП) внесены дополни­тельно статьи 89-1,89-2,89-3 и 89-4, предусматривающие админист­ративную ответственность за нарушения законодательства по архив­ ному делу и ведению делопроизводства. Согласно вышеназванным статьям за административные правонарушения в этой области к должностным лицам и гражданам могут применяться такие виды взысканий, как предупреждение и штраф.

На должностных лиц административные взыскания налагаются и за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помеще­ний и использование их не по назначению, отказ от передачи в уста­новленных законом случаях документов на государственное хранение.

Эти нарушения влекут наложение штрафа в размере от 15 до 20 ба­зовых величин.

Государственный надзор за соблюдением законодательства по ар­хивному делу и ведению делопроизводства осуществляет Государ­ственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Бела­русь, созданная в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947.

В свою очередь, частная организация может передать свои доку­менты на хранение в государственный архив.

Документы органов государственной власти и управления, орга­низаций, учреждений и предприятий независимо от формы собствен­ности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.

Государственную часть Национального архивного фонда состав­ляют следующие архивные фонды и документы:

•государственных органов;

•государственных предприятий, организаций Республики Бела­русь, находящихся на территории республики и за ее пределами;

•объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.

Негосударственную часть Национального архивного фонда со­ставляют архивные фонды и документы, которые находятся в собст­венности:

•общественных объединений;

•религиозных организаций;

•организаций частной формы собственности;

•физических лиц.

При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливае­мые Основными правилами работы архивов.

К помещению архива предъявляются следующие требования:

•необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;

•архив должен состоять из комплекса помещений, в который вхо­дят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, чи­тальный зал для работы пользователей (исследователей);

•хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.

Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

Дела во временное пользование могут выдаваться на срок, не превышающий 30 дней. Состояние дел, возвра­щаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недос­тачи отдельных документов или повреждении листов составляет­ся акт в двух экземплярах.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допус­каются в исключительных случаях с разрешения руководителя с обя­зательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правила­ми работы архивов Республики Беларусь. По истечении указанных сроков документы подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организа­ций, документы которых ею принимаются.