11/ Державні стандарти в галузі документознавства Державні стандарти

• Керування документаційними процесами. Частина 1: Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD)  Інформація про стандарт

• Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003  Інформація про стандарт

• Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732: 2004

Внесено: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України;

Державний комітет архівів України

Розроблено: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України

Розробники: О. Загорецька; Л. Драгомірова; Л. Кузнєцова; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розробки); С. Лозова; А. Маньковський, канд. екон. наук; Н. Христова, канд. іст. наук; А. Шурубура, канд. хім. наук

Прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97

На заміну: ДСТУ 2732-94

На сьогодні в сфері управлінської документації можуть бути застосовані такі стандарти:

К.В. Кислюк. Спеціальне документознавство

o ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять.

o ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення.

o ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

o ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації.

o ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.

o ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

o ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.

12/Види організаційно-правових документів і їх особливості

Особливості організаційно-правової документації

Організаційно-правові документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, ЇЇ структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.

До організаційно-правових документів відносяться:

o статут організації;

o положення про організацію, ЇЇ структурні підрозділи;

o регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату управління або керівництва;

o штатні розклади;

o інструкції, правила, пам'ятки. Організаційно-правові документи порівняно з розпорядчими

та довідково-інформаційними є більш загальними та ґрунтовними. Ця підсистема управлінської документації має. вишу юридичну силу, оскільки документи розпорядчої та довідково-інформаційної групи створюються (складаються) на підставі організаційно-правової документації.

Організаційно-правова документація містить положення суворо обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і виступають правовою основою діяльності підприємства. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищою організацією, керівником даної організації або її колегіальним органом (наприклад, зборами акціонерів або Радою директорів) тощо.

Організаційно-правові документи з огляду на термін дії, відносяться до безстрокових і діють до їх відміни або до затвердження нових. Порядок внесення змін і доповнень до ОПД та їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів. Наприклад, зміни і доповнення до статуту організації вносять відповідно до встановленої законом процедури - за рішенням вищого органу управління підприємством (загальними зборами акціонерів та ін.) з обов'язковим інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств (тобто виконкому). Зміни до штатного розкладу вносяться при необхідності наказами або розпорядженнями керівника.

Розробляються організаційно-правові документи керівництвом підприємства або підрозділу із залученням кваліфікованих спеціалістів, які добре знають роботу установи як в цілому, так і за окремими напрямками.

Організаційно-правова документація оформлюється на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням всіх необхідних реквізитів: назва установи, найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, візи тощо.

Текст більшості організаційно-правових документів складається із розділів, які мають власні заголовки і поділені на пункти, що пронумеровані цифрами.

Статут - це юридичний акт, зведення правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, визначають їхню структуру, функції, правовий статус та обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.Існують два види статутів: типові й індивідуальні.

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів, установ, організацій, підприємств (філій), що їм підпорядковані, а також суспільно-політичних об'єднань громадян.

Регламент - правовий акт, який установлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу.

Штатний розклад - документ, що встановлює структуру, штатний склад і штатну чисельність організації відповідно до її Статуту (Положення).

Інструкція - це правовий документ, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян.

Розрізняють інструкції за наступними напрямами:

o посадові;

o з регулювання якогось виду діяльності (з діловодства, з порядку оформлення документів щодо пенсійного забезпечення, з порядку заповнення та оформлення трудових книжок, з порядку ведення касових операцій тощо), тобто роз'яснення порядку застосування законодавчих актів, державних стандартів, наказів;

o з техніки безпеки;

o експлуатації різного устаткування та ін.

Правила - цс службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій чи поведінки. Правила складаються відповідно до Кодексу законів про працю України та інших законодавчо-нормативних актів, що регламентують порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинок, уживані до працівників міри заохочення і стягнення, а також інші питання трудових відносин в організації.