16. Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі (секретарем), із залученням фахівців, які добре знають роботу своїх структурних підрозділів. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Керівник структурного підрозділу і фахівці намічають коло питань, якими буде займатися структурний підрозділ протягом року, і категорії документів, у яких ця діяльність знайде відображення, уточнюють терміни зберігання окремих груп документів.

Працівники служби діловодства (або секретар установи) і керівник архіву установи здійснюють організаційно-методичне керівництво цією роботою (редагують заголовки справ, оформляють номенклатуру).Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування, що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати: умовне позначення- індекс. Індекс справ структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначають кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу: 1 примірник - недоторканний, зберігається у структурному підрозділі; 2 примірник - передається в канцелярію установи; 3 примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

17. Види контролю за виконанням документів.

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Розрізняють такі види контролю за виконанням документів:

- контроль по суті вирішення питання, виконання доручення;

- контроль за строками виконання завдання.

Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (установи або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Контроль по суті - це оцінка того, наскільки правильно і повно вирішено питання. Таким чином, основна роль в організації такого контролю належить керівникам різного рівня, які повинні організувати контроль за виконанням документів та перевірити якість самого виконання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів   на  контроль,  формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

- зняття документів з контролю; -   формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.